Die Kosten des Ist-Zustands

Man könnte meinen, beim bestehenden System zu bleiben, sei die kostengünstigste Option. Doch die unsichtbaren Kosten dürfen Sie nicht ignorieren.

Manuelle Arbeit bindet auf beiden Seiten des Cashflows die Zeit Ihrer Mitarbeitenden. Verzögerte Genehmigungen und Ausnahmen führen zu Reibungsverlusten beim ausgehenden Cashflow, während Verzögerungen bei Rechnungen, Kommunikation und Klärungsfällen den eingehenden Cashflow verlangsamen.

Laut Ardent Partners haben Best-in-Class-Unternehmen im Kreditorenmanagement um 78 % niedrigere Kosten und um 82 % schnellere Zeiten bei der Rechnungsbearbeitung als andere Unternehmen. Außerdem weisen sie eine um 59 % niedrigere Rate an Rechnungsausnahmen auf.

Die Verarbeitungskosten sind nur ein Teil davon. Die Kosten, die schwerer zu erkennen sind, verstecken sich oft in dem Arbeitsaufwand, der erforderlich ist, um einen fragmentierten Prozess am Laufen zu halten.

Fehlende Genehmigungen, nicht vorhandene Bestellungen und Rechnungen, die nicht eindeutig zugeordnet werden können, führen zu Ausnahmen, die jemand prüfen und klären muss. Jeder doppelte Lieferantendatensatz oder jede inkonsistente Kodierungsentscheidung erhöht den nachgelagerten Prüfaufwand.

Sie mögen zwar kein Posten in Ihrem Budget sein, aber sie sind definitiv Teil dessen, was Sie bezahlen. Sie zeigen sich in Form von Kapazitäten in der Finanzabteilung, die durch Nacharbeit, Verzögerungen beim Abschluss, verpasste Skonti, vermeidbare Ausnahmen und eine wachsende Abhängigkeit von manuellen Eingriffen bei steigendem Transaktionsvolumen gebunden werden.

Die gleichen versteckten Kosten treten auch im Forderungsmanagement auf. Stundenlange Arbeit fließt in die Erstellung von Kundenkommunikation und Mahnungen, wobei für Rechnungen mit geringem Betrag oft genauso viel Zeit aufgewendet wird wie für solche mit hohem Betrag. Engpässe können entstehen, wenn ein Kunde eine Rechnung beanstandet oder eine Frage hat, die vor der Zahlung geklärt werden muss. Selbst Reibungsverluste bei der Zahlung können zu Problemen führen, wenn Kunden keine bequemen Möglichkeiten zur schnellen Bezahlung angeboten werden. Jede dieser Herausforderungen kann zu Zahlungsverzug, Forderungsausfällen und Kundenfrustration führen, was wiederum zu Abwanderung führen und Sie langfristig noch mehr Geld kosten kann.

Deshalb ist die auf dem Papier billigste Option in der Praxis nicht immer die kostengünstigste. Ein Prozess, der ständigen menschlichen Einsatz erfordert, um unter Kontrolle zu bleiben, mag eine Technologieinvestition vermeiden, verbraucht aber im Stillen die Kapazitäten, die für höherwertige Finanzaufgaben benötigt werden.

Sie müssen aufhören, nur die Kosten des Wandels zu sehen. Betrachten Sie stattdessen, was der aktuelle Prozess Sie an Zeit, Kontrolle und verpassten Chancen kostet. Wenn sich diese Kosten immer weiter annähern, ist es an der Zeit, Ihren Plan zu überdenken.

Verlassen Sie sich auf Ihr ERP-System

Ihr ERP-System wird möglicherweise bereits als Zentrum Ihrer Finanzabläufe betrachtet und übernimmt die Rechnungsbuchung, die Zahlung und das Reporting.

Das macht die Erweiterung des ERP-Systems zu einer sehr attraktiven zweiten Möglichkeit.

Die Erweiterung dieser Funktionen hat auch den praktischen Vorteil, dass weniger Systeme integriert, gewartet und unterstützt werden müssen. Ihr Team weiß bereits, wie man es benutzt, und Ihr Unternehmen hat bereits darin investiert.

Die Frage ist nicht, ob Ihr ERP-System über Funktionen für das Kreditoren- und Forderungsmanagement verfügt. Die meisten haben das. Die Frage ist, ob diese Funktionen alles bieten können, was Sie benötigen, ohne dass umfangreiche Anpassungen oder Workarounds erforderlich sind.

Blicken Sie über die Module hinaus

Während ein ERP-System die zentralen Buchhaltungstransaktionen vielleicht hervorragend abwickelt, sind es die Übergabe und Koordination der einzelnen Teile in den angrenzenden Bereichen, die die Komplexität erhöhen. Sie müssen sich fragen:

• Können Einkäufe initiiert und genehmigt werden, ohne dass die Finanzabteilung dem Prozess hinterherlaufen muss?

• Sind finanzielle Verpflichtungen bereits vor Rechnungseingang einsehbar?

• Bleiben die Informationen zu Bestellungen, Wareneingang und Rechnungen miteinander verknüpft?

• Kann es die Zahlungszuordnung und den Abgleich automatisieren?

• Unterstützt es eine vorausschauende Kredit- und Risikoüberwachung?

• Haben Sie einen vollständigen Überblick über alle Ein- und Ausgänge – und zwar zu einem Zeitpunkt, an dem Sie noch handeln können?

Wenn die Antwort ein klares „Ja“ ist, kann die Erweiterung des ERP-Systems eine ernsthafte Überlegung wert sein. Wenn die Antwort aber eher „Ja, aber nur nach mehreren Ebenen von Anpassungen, Integrationen und Workarounds“ lautet, ist es an der Zeit, sich die Nachteile dieses Ansatzes anzusehen.

Aus Konfiguration wird schnell eine individuelle Anpassung

Der Unterschied zwischen dem Aktivieren von Funktionen, für die Ihr ERP-System konzipiert wurde, und dem Umbau des Systems, damit es Ihren Anforderungen entspricht, kann gewaltig sein.

Sie können einen Prozess so umkonfigurieren, dass er mit dem bereits vorhandenen Produkt funktioniert, indem Sie Genehmigungsschwellen anpassen, Module aktivieren oder Workflow-Regeln ändern.

Wenn Sie jedoch benutzerdefinierten Code, Skripte, Middleware, neue Integrationen und Erweiterungen benötigen, haben Sie sehr schnell den Bogen zur individuellen Anpassung geschlagen.

Und individuelle Anpassungen summieren sich – schnell und kostspielig.

Die ERP-Studie 2026 der Panorama Consulting Group ergab, dass mehr als ein Viertel der Unternehmen ihr Budget für ERP-Projekte überschritten hat, wobei zusätzlicher Technologiebedarf als Hauptursache genannt wurde. Laut Panorama entsteht dieser Bedarf oft, wenn Unternehmen Lücken in der Funktionalität (Fit Gaps) entdecken und mit zusätzlicher Technologie, erweitertem Umfang oder kundenspezifischen Entwicklungen reagieren.

Die Frage ist nicht, ob Sie das ERP-System nachrüsten können, um zusätzliche Anforderungen zu unterstützen. Es geht darum, wie viel Zeit, Geld und Mühe in den Aufbau eines Flickwerks von Systemen fließen.

Achten Sie auf die Ebene der Workarounds

Ein benutzerdefinierter Workflow hier, eine Tabellenkalkulation dort – all das mag für sich genommen beherrschbar sein. Aber wenn man alles zusammenzählt, landet man wieder genau in dem Chaos, das man eigentlich vermeiden wollte.

Genehmigungen erfolgen per E-Mail. Einkaufsinformationen befinden sich im ERP-System. Die Finanzabteilung führt eine Tabelle, um Ausnahmen und verspätete Zahlungen zu verfolgen. Ihr Team zieht Daten aus verschiedenen Quellen zusammen, um zu verstehen, welche Mittel bereits gebunden sind, was geschuldet wird und was überfällig ist.

All diese Insellösungen funktionieren für sich genommen und erfüllen ihren Zweck, aber nur, weil Mitarbeitende sie immer wieder mühsam zusammenfügen.

Und nicht alle Integrationen sind gleich. Eine Verbindung kann ein unterstützter Konnektor, eine benutzerdefinierte Schnittstelle oder etwas sein, das das Unternehmen selbst pflegen muss. Die Kosten und der Aufwand für die ERP-Integration können stark davon abhängen, wie diese Verbindungen aufgebaut sind und unterstützt werden.

Je größer der Flickenteppich wird, den Sie schaffen, desto leichter kann ein einziger Faden alles zum Einsturz bringen und dabei Daten, Kontrollen und den Kontext vom Einkauf bis zur Zahlung mit sich reißen.

Individuelle Anpassungen haben langfristige Folgen

Die anfängliche Entwicklung ist nur ein Teil der Kosten.

Was passiert, wenn ein System aktualisiert wird, Integrationen gewartet werden müssen oder neue Geschäftsanforderungen eine weitere Entwicklungs- und Testrunde auslösen?

Gartner prognostiziert, dass bis 2027 mehr als 70 % der kürzlich implementierten ERP-Initiativen ihre ursprünglichen Business-Case-Ziele nicht vollständig erreichen werden, wobei bis zu 25 % katastrophal scheitern. Gartner berichtet außerdem, dass 75 % der ERP-Strategien nicht stark auf die allgemeine Geschäftsstrategie abgestimmt sind.

Das macht das ERP-System nicht automatisch zur falschen Grundlage. Es bedeutet, dass jede neue Anforderung daraufhin geprüft werden muss, ob das ERP-System sie reibungslos unterstützen kann oder ob das Unternehmen beginnt, um das System herumzubauen, anstatt es zu nutzen.

Möglicherweise erfüllt Ihr ERP-System seine Aufgabe nach wie vor

Nichts davon schmälert den Wert Ihres ERP-Systems. Es tut das, wofür es konzipiert wurde, gut und dient als das führende Finanzsystem.

Die Schwierigkeit beginnt, wenn Sie erwarten, dass es seine Fähigkeiten überdehnt. Ihre Geschäftsanforderungen haben sich möglicherweise über den Support der bestehenden Implementierung hinaus entwickelt. Kann Ihr ERP-System die Workflows rund um den eingehenden und ausgehenden Cashflow ohne mehrere Ebenen von Anpassungen und zusätzlicher Technologie unterstützen? Kann es die für Einkauf, Genehmigungen, Rechnungsstellung, Inkasso, Zahlungen und Zahlungszuordnung erforderlichen Informationen so gut vernetzen, dass die Finanzabteilung darauf reagieren kann?

Gartner stellt fest, dass kein einziger Anbieter einer ERP-Suite in jedem Bereich erstklassige Funktionen liefert, und empfiehlt, für die Automatisierung und die Orchestrierung von Geschäftsprozessen bei Bedarf über das ERP-System hinauszuschauen.

Wenn Sie die Lücken in Ihrem Unternehmen mit nativer Funktionalität oder unkomplizierten Konfigurationsänderungen schließen können, ist das ERP-System eine absolut logische Wahl.

Wenn aber jede Lücke eine weitere kundenspezifische Entwicklung, Integration oder manuelle Überbrückung erfordert, kann sich die Situation drastisch ändern. Sie fragen sich nicht mehr, ob das ERP-System es kann, sondern Sie fügen Komplexität hinzu, um es zu zwingen, so zu funktionieren, wie Sie es wollen.