Wechseln Sie zu einer zweckgerichteten Plattform.

Nicht alles lässt sich durch die Straffung von Prozessen oder die Neukonfiguration von ERP-Funktionen bewältigen. Manchmal ist das größere Problem nicht eine fehlende Funktion auf einer der beiden Seiten des Finanzwesens. Es ist die mangelnde Verbindung zwischen den Systemen, Menschen und Entscheidungen, die bestimmen, wie Geld in das Unternehmen fließt und es verlässt.

Wenn sich die einzelnen Teile einfach nicht zu einem Gesamtbild zusammenfügen, ist es an der Zeit, eine dritte Option in Betracht zu ziehen: eine speziell entwickelte Plattform für die Finanzautomatisierung.

Eine moderne Plattform für die Finanzautomatisierung kann die Workflows rund um beide Seiten des Geldverkehrs verbinden – vom Einkauf, den Genehmigungen und dem Wareneingang bis hin zur Rechnungsstellung und Zahlung – und gleichzeitig die Rechnungszustellung, das Inkasso, Klärungsfälle und die Zahlungszuordnung miteinander verknüpfen.

Ziel ist es, die manuellen Brücken zu beseitigen, die das Finanzteam zwingen, zu rekonstruieren, was zwischen dem Zeitpunkt, an dem Geld erwartet oder zugesagt wird, und dem Zeitpunkt, an dem es tatsächlich in das Unternehmen fließt oder es verlässt, geschieht.

Verbinden Sie die Arbeit rund um die Transaktion

Es gibt eine Reihe von Schritten, die erfolgen müssen, bevor eine saubere Transaktion im Hauptbuch erfasst oder eine Zahlung zugeordnet werden kann.

Zwischen der ersten Entscheidung für eine Ausgabe oder eine Abrechnung und dem Zeitpunkt, an dem das Geld tatsächlich fließt, klafft eine Lücke potenzieller Probleme, wenn der umgebende Kontext fragmentiert ist. Ein Einkauf durchläuft möglicherweise Genehmigungen, Bestellungen, den Wareneingang und die Rechnungsverarbeitung, während eine Forderung die Kundenhistorie, Vertriebsnotizen, offene Rechnungen, Klärungsfälle, Zahlungsversprechen und Rückfragen umfassen kann. Die Verknüpfung dieser Teile gibt dem Finanzteam den nötigen Kontext, um zu verstehen, was passiert ist, was gerade passiert und was als Nächstes zu tun ist, ohne die ganze Geschichte bei jedem Problem neu rekonstruieren zu müssen.

Behalten Sie das ERP-System im Mittelpunkt, ohne alles von ihm zu verlangen

Die Einführung einer Plattform für die Finanzautomatisierung bedeutet nicht, dass Sie Ihr ERP-System ersetzen müssen.

ERP-Systeme können das führende System für Finanzdaten bleiben. Die dedizierte Plattform dient dazu, die Workflows, Kontrollen und Interaktionen rund um diesen Datensatz zu verwalten.

Die Trennung der beiden Systeme ermöglicht es dem ERP, weiterhin Finanztransaktionen zu buchen, ohne dass zusätzliche kundenspezifische Entwicklungen, Integrationen oder manuelle Umgehungslösungen in das Kernsystem gezwungen werden müssen.

Erkennen Sie, wann der dritte Weg sinnvoll wird

Eine dedizierte Plattform wird eine Überlegung wert, wenn die Lücken nicht mehr nur vereinzelt auftreten.

Wenn die Arbeitsbelastung schneller wächst als die Mitarbeiterzahl, Genehmigungen und Ausnahmen ständiges Nachhaken erfordern, sich Zahlungsverzüge und Klärungsfälle häufen und das Finanzteam zwischen verschiedenen Systemen wechseln muss, nur um zu verstehen, was vor sich geht, haben Sie möglicherweise keine Reihe isolierter Prozessprobleme mehr. Sie haben ein Konnektivitätsproblem.

Automatisieren Sie nicht den Flickenteppich

Eine dedizierte Plattform bedeutet nicht, dass Sie die Prozesse einfach genau so automatisieren, wie sie heute existieren.

Sie müssen entscheiden, welche Kontrollen wirklich wichtig sind, die unnötigen Schritte entfernen und dann den verbleibenden Prozess um sie herum verbinden.

Andernfalls riskieren Sie, eine manuelle Fragmentierung durch eine automatisierte Fragmentierung zu ersetzen.

Prozessverbesserungen können das stärken, was bereits funktioniert. Das ERP-System kann Funktionen erweitern, die es reibungslos unterstützt. Eine Plattform für die Finanzautomatisierung wird dann relevant, wenn das größere Problem darin besteht, den Geldverkehr, den Kontext und die Maßnahmen über den gesamten Collect-to-Pay-Prozess hinweg miteinander zu verbinden, ohne zusätzliche Komplexität zu schaffen.