Viele Unternehmen profitieren durch die digitale Transformation verschiedener Prozesse von den Vorteilen der Automatisierung. Dazu gehören Zeit- und Kosteneinsparungen, die Steigerung der betrieblichen Effizienz und höhere Konsistenz. Doch wenn Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, kommt es oft vor, dass Prozesse wieder manuell durchgeführt werden. Im Bereich ausgehende Kommunikation bedeutet dies ggf. unnötigen Zeitaufwand und unnötige Kosten.
Verschiedene Vorteile von Zentralisierung und Automatisierung
Die automatisierte Erstellung der physischen und digitalen Kundenkommunikation ermöglicht eine Verbesserung der internen Betriebsabläufe und führt gleichzeitig zu zufriedeneren externen Stakeholdern. Sie hat folgende Vorteile:
- Maximale Wirkung der Kommunikation durch individuell zugeschnittene und personalisierte Nachrichten, die korrekt adressiert sind
- Die Kunden werden so kontaktiert, wie sie es sich wünschen – ob per Post oder über einen elektronischen Kanal wie per E-Mail
- Kosteneinsparungen, wenn die Umstellung von physischem auf digitalen Versand im Interesse von Sender und Empfänger liegt
- Weniger unnötiger Zeitverlust durch Umformatierung von Nachrichten für verschiedene Kanäle
- Zentrale Hinterlegung aller Mitteilungen, sodass der vollständige Nachrichtenverlauf von allen autorisierten Benutzern eingesehen werden kann
Ganz gleich, ob es sich um Mitteilungen handelt, die häufig oder an viele Empfänger gleichzeitig versandt werden, um Transaktionspost oder um Nachrichten, die eher ad hoc verschickt werden – diese Vorteile sind immer wünschenswert.
Und sie sollten unabhängig vom Arbeitsort der Mitarbeiter realisierbar sein – auch dann, wenn sie im Home-Office sind.
Standortübergreifende Integration und Kommunikation
Durch computerbasiertes Postmanagement wird das Home-Office von einem semi-digitalen Außenposten der Unternehmensstruktur zu einer komplett digitalen und vollständig integrierten Umgebung. So können Informationen aus verschiedenen Unternehmensquellen zusammengestellt werden und jede Mitteilung wird über den richtigen Kanal versandt.
Dies ist ideal für Unternehmen, die erkannt haben, dass sie für effektive Multichannel-Kommunikation einen integrierten Ansatz benötigen, der auch auf Mitarbeiter im Home-Office und Ad-hoc-Kommunikation anwendbar ist.
Mit Output-Management-Software können autorisierte Benutzer der Plattform Post direkt von ihrem Computer aus über den jeweils bevorzugten Kanal an die vorgesehenen Empfänger senden. Wenn Teammitglieder von zu Hause aus arbeiten, ist das besonders ideal, da sich die Mitarbeiter nicht um das Drucken, Falzen, Kuvertieren und Frankieren kümmern müssen.
Es gibt sie, die Tools für Ihre digitale Transformation, die einen vollständig integrierten Ansatz unterstützen – für verschiedene Geschäftsstandorte und für das gesamte Spektrum der ausgehenden Kommunikation.