Bons de commande : ce qu'ils sont et pourquoi ils sont importants

Les bons de commande jouent un rôle important dans le processus d'achat, en tant qu'accords formels entre acheteurs et vendeurs pour l'achat de biens ou de services. Cet article explore l'importance des bons de commande dans les opérations commerciales, en soulignant leur objectif, leurs composants clés et l'importance de leur émission et de leur suivi. Nous aborderons également les différents types de bons de commande et leurs applications spécifiques. Entrons dans le vif du sujet.

Un bon de commande (PO en anglais pour Purchase Order) est un document commercial émis par un acheteur à l'intention d'un vendeur, indiquant les détails d'un projet d'achat. Un bon de commande est un accord formel entre un acheteur et un vendeur pour l'achat de biens ou de services.

Les bons de commande standard contiennent généralement les informations suivantes :

• Coordonnées de l'acheteur et du vendeur
• Un numéro unique à des fins de suivi et de référence, connu sous le nom de numéro de commande.
• La date de livraison
• Une description des produits ou services achetés, leurs spécifications, les quantités et tout autre détail pertinent.
• Le prix unitaire et le coût total des produits et services achetés. 
• Les conditions de paiement convenues, telles que le mode de paiement, la date d'échéance et toute réduction ou pénalité applicable en cas de paiement anticipé ou tardif.
• L'adresse de livraison, la date ou le délai de livraison prévu, le mode d'expédition et toute instruction ou exigence spécifique.
• Les conditions ou obligations contractuelles supplémentaires convenues entre l'acheteur et le vendeur, telles que les garanties, les politiques de retour ou les clauses juridiques.
• Le bon de commande peut exiger la signature de représentants autorisés de l'acheteur et du vendeur, confirmant qu'ils acceptent les conditions énoncées dans le document.

Les commandes constituent un contrat juridiquement contraignant entre l'acheteur et le vendeur, indiquant l'intention de l'acheteur d'effectuer le paiement. Il s'agit d'un élément important, car le vendeur est souvent tenu de respecter les conditions de l'ordre de commande avant de recevoir le paiement. En établissant une commande, le vendeur se protège si l'acheteur refuse de payer, car le document a une valeur juridique.

Pour favoriser des relations positives entre acheteurs et vendeurs, il est préférable de prévoir des conditions générales détaillées dans le bon de commande. Ces conditions doivent prévoir différents scénarios, y compris des lignes directrices spécifiques pour l'annulation d'un bon de commande. L'établissement de limites claires assure la transparence et garantit une relation commerciale harmonieuse.

Les acheteurs établissent des bons de commande pour demander officiellement des biens ou des services, tandis que les vendeurs émettent des factures pour demander le paiement de ces bons de commande.

Comparons ces deux documents pour mieux les délimiter :

La mise en place d'un processus d'approvisionnement bien défini et le suivi des bons de commande tout au long de ce processus permettent d'avoir une visibilité sur les dépenses. La mise en place d'un système de bons de commande permet d'établir un registre complet des produits achetés, de leur fréquence et de leur quantité. L'analyse de ces données fournit des informations précieuses. Elle vous permet de gérer efficacement vos opérations commerciales et d'identifier les domaines susceptibles d'être améliorés.

En cas d'inquiétude concernant des dépenses excessives dans un service particulier, le fait de disposer d'un registre des montants totaux dépensés et des parties responsables vous permet d'enquêter sur tout problème susceptible d'affecter les dépenses. En outre, ces informations peuvent être utilisées pour établir des budgets, car elles fournissent un relevé des dépenses moyennes pour les produits ou les services, ce qui permet de prévoir les dépenses et d'établir des prévisions budgétaires plus précises.

Un système de bons de commande garantit que les factures ne sont payées qu'une seule fois et établit un mécanisme de vérification de la livraison des biens ou des services. L'acheteur et le vendeur bénéficient d'une transparence tout au long de la transaction, ce qui réduit les risques de malentendus ou de litiges. En cas de désaccord ou de modification de la commande, toutes les parties peuvent se référer à la trace écrite de l'information. La mise en œuvre d'un processus de commande bien défini améliore l'efficacité et minimise les erreurs.

Il existe quatre types principaux de bons de commande qui sont utilisés dans des circonstances particulières :

• Les bons de commande standards sont généralement utilisés pour des achats uniques. Ce type de bon de commande est utilisé dans les cas où les entreprises ont des exigences claires en matière d'achat. Les bons de commande standard facilitent l'efficacité des achats en spécifiant clairement les articles, les quantités, les prix et les détails de livraison requis. 
• Les bons de commande planifiés sont des documents internes utilisés pour entamer des discussions et rassembler des informations avant de finaliser les détails d'un bon de commande formel avec un fournisseur. Contrairement à d'autres types de commandes, un bon de commande planifié n'est pas envoyé au fournisseur pour exécution ou facturation. Une fois que les détails sont finalisés et que l'organisation est prête à procéder à l'achat, le bon de commande planifié est généralement converti en bon de commande formel.
• Les bons de commande globaux, également appelés commandes permanentes, sont généralement utilisés pour les achats récurrents. Ce type de commandes permet de rationaliser les achats répétitifs en établissant un accord à long terme avec les fournisseurs qui documente les quantités, les prix et le calendrier de livraison. Les bons de commande globaux éliminent la nécessité de négociations individuelles avec les fournisseurs.
• Les bons de commande contractuels sont idéaux pour les projets complexes ou les services continus. Ces bons de commande décrivent les termes, les conditions et l'étendue des travaux et constituent des accords juridiquement contraignants entre vous et vos fournisseurs. En définissant clairement les attentes et les produits à livrer, les bons de commande contractuels garantissent la conformité, atténuent les risques et favorisent des partenariats solides.

La gestion manuelle des bons de commande implique le processus traditionnel et laborieux de création, de suivi et de gestion des bons de commande. Cette méthode repose sur des documents physiques, des appels téléphoniques et des courriels pour communiquer avec les fournisseurs et s'assurer que les commandes sont passées et livrées avec précision. Elle exige beaucoup de temps et d'efforts de la part des équipes chargées des achats, ce qui la rend vulnérable aux erreurs humaines et aux retards. 

La gestion automatisée des bons de commande utilise le logiciel et la technologie pour rationaliser et numériser l'ensemble du processus d'approvisionnement. Les systèmes automatisés permettent de générer des bons de commande, de les acheminer automatiquement vers les personnes chargées de les approuver, de les envoyer aux fournisseurs et d'en assurer le suivi électronique. Cela élimine la nécessité d’une gestion administrative manuelle, accélère le processus et réduit les risques d'erreurs. 

Cette approche permet de connaître en temps réel l'état des commandes, d'améliorer l'efficacité, de mieux contrôler les stocks et d'optimiser les coûts. Les organisations peuvent gagner du temps, réaliser des économies et améliorer l'efficacité opérationnelle globale en automatisant la gestion des bons de commande.

Comme nous l'avons vu dans cet article, les bons de commande sont essentiels au processus d'achat. Ils établissent des conditions claires, protègent les deux parties et garantissent la transparence. En outre, le suivi des bons de commande fournit des informations précieuses pour la gestion des opérations et des dépenses. Les entreprises de toutes tailles devraient envisager de passer à des systèmes automatisés de gestion des bons de commande afin de gagner du temps, de réduire les coûts et d'améliorer l'efficacité de leurs process.