12 bonnes pratiques pour améliorer l'efficacité de la comptabilité fournisseur

La comptabilité fournisseur est un élément essentiel de la gestion financière d'une entreprise. En mettant en œuvre les meilleures pratiques en matière de comptabilité fournisseur, les entreprises peuvent bénéficier de la rationalisation de leurs actions, de la réduction des erreurs humaines et de la fraude, sans oublier l’amélioration de la gestion des flux de trésorerie. Cet article présente les 12 meilleures pratiques en matière de comptabilité fournisseur que les entreprises devraient mettre en œuvre pour améliorer leurs résultats.

Le processus AP est chargé de veiller à ce que les paiements soient exacts, effectués à temps et sans fraude.

Lorsqu'un département de la comptabilité fournisseur reçoit une facture, les données qui y figurent doivent être saisies et codées avec précision à l'aide des informations relatives au compte et au centre de coûts. Ensuite, les membres de l'équipe AP effectuent un rapprochement avec le bon de commande, voire également avec le bon de livraison (appelés en anglais 2 ou 3-way match). Enfin, la facture est envoyée à la (aux) personne(s) désignée(s) pour approbation et paiement.

Les services de comptabilité fournisseurs sont également chargés d'entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs, de traiter les factures en exception, d'identifier les factures frauduleuses et les doublons, de répondre aux demandes des fournisseurs et d'assurer le suivi des approbations (ce qui peut prendre jusqu'à 20 % du temps d'un professionnel de la comptabilité fournisseur !)

1.     Mettre en place un système de bons de commande

L'un des meilleurs moyens de contrôler les comptes fournisseurs est de mettre en place un système de bons de commande. Un système de bons de commande aide les organisations à gérer et à contrôler leurs bons de commande et leur processus d'approvisionnement. 

Les bons de commande sont des accords juridiquement contraignants que le service des achats d'une entreprise émet lorsqu'il passe une commande auprès d'un vendeur ou d'un fournisseur. Un bon de commande comprend généralement les éléments suivants :

• Un numéro unique permettant de suivre le bon de commande tout au long du processus
• Une description du ou des articles et/ou services commandés
• La quantité d'articles commandés
• Le coût du ou des articles
• Conditions de paiement

Un système de commande garantit que les achats sont autorisés avant la commande de biens ou de services. Un processus de commande bien défini permet de gagner en efficacité et de minimiser les erreurs.

2.     Suivre les dates d'échéance des factures et les conditions de paiement 

Les meilleures pratiques en matière de traitement des factures de la comptabilité fournisseurs comprennent le suivi des dates d'échéance et des conditions de paiement des factures. Pour gérer la trésorerie et éviter les retards de paiement, qui peuvent nuire aux relations avec les fournisseurs, il est essentiel de savoir ce qui doit être payé et quand. Un suivi minutieux garantit des paiements dans les délais et permet de bénéficier d'escomptes pour paiement anticipé. Pour mieux gérer votre trésorerie, classez les factures par ordre de priorité de manière à ce qu'elles soient payées à temps, mais pas avant la date d'échéance.

3.     Standardiser les conditions de paiement dans la mesure du possible

La normalisation des conditions de paiement avec les fournisseurs est bénéfique, en particulier lorsque l'on travaille avec un grand nombre de fournisseurs. L'établissement de conditions de paiement standard optimise le traitement des paiements et vous permet de mieux contrôler vos flux de trésorerie. En outre, il n'est plus nécessaire de négocier avec chaque fournisseur, ce qui peut avoir un impact sur votre DPO (nombre de jours d'impayés). 

4.     Vérifier régulièrement qu'il n'y a pas de doublons

Si vous gérez votre compte de résultat manuellement, vous devez régulièrement vérifier qu'il n'y a pas de paiements en double afin de garder votre trésorerie sous contrôle. Pour s'assurer de la bonne réception des factures, les fournisseurs peuvent envoyer une copie papier par courrier et une copie électronique par courriel. Un membre de l'équipe du service des comptes fournisseurs peut, par inadvertance, soumettre les deux factures pour paiement. 

L'automatisation de votre processus de comptabilité fournisseur est l'un des moyens les plus simples d'éliminer les erreurs. 

5.     Mettre en place des contrôles internes et limiter les accès

La mise en place de contrôles internes et la limitation des accès sont essentielles pour prévenir la fraude et les erreurs dans la comptabilité fournisseur. Les contrôles peuvent comprendre les éléments suivants :

• Séparation des tâches de sorte que toutes les tâches de la comptabilité fournisseurs ne soient pas effectuées par un seul employé.
• Limitation de l'accès afin que seules des personnes spécifiques aient accès au fichier principal des fournisseurs. 
• Double approbation qui exige que deux personnes distinctes autorisent chaque transaction.
• Audits réguliers pour s'assurer de l'exhaustivité, de la validité et de la conformité des enregistrements.

6.     Mettre en œuvre un programme de gestion des fournisseurs

Un programme de gestion des fournisseurs bien défini permet aux services comptables de gérer plus efficacement les relations avec les fournisseurs. Ce programme doit comprendre des critères de sélection des fournisseurs, d'évaluation de leurs performances par le biais d'audits réguliers et de gestion de leurs contrats.

Il est essentiel de procéder à des audits des fournisseurs pour s'assurer qu'ils respectent les politiques de paiement de votre organisation. Les audits permettent d'identifier les divergences dans les processus de facturation ou de paiement et permettent aux organisations d'y remédier rapidement.

7.     Maintenir des informations précises et actualisées sur les fournisseurs

L'exactitude et la mise à jour des informations relatives aux fournisseurs sont essentielles pour prévenir les erreurs de paiement et la fraude. Les organisations doivent conserver une base de données centrale des informations sur les fournisseurs et la mettre à jour régulièrement.

8.     Utiliser des indicateurs clés de performance (KPI’s) pour mesurer l'efficacité 

Le suivi et l'analyse des indicateurs de la comptabilité fournisseurs peuvent fournir des informations précieuses sur la santé financière de l'organisation. Des indicateurs clés de performance tels que le temps de traitement des factures, le coût de traitement d'une seule facture et le taux d'exception des factures peuvent aider à identifier les domaines à améliorer.

9.     Former le personnel aux meilleures pratiques en matière de comptabilité fournisseur

L'ensemble du personnel chargé de la comptabilité fournisseur doit être formé aux meilleures pratiques en matière de comptabilité fournisseur afin de s'assurer qu'il comprend les politiques et procédures de paiement de l'organisation. La formation doit porter sur l'importance des contrôles internes, la prévention de la fraude, la gestion des fournisseurs et la résolution des litiges.

10.  Procéder à des révisions régulières des processus AP

L'examen régulier des processus de comptabilité fournisseur permet d'identifier les domaines à améliorer. Il peut s'agir d'analyser les factures à la recherche d'erreurs, d'identifier les goulets d'étranglement dans le traitement des paiements et de s'assurer de la conformité avec les politiques et procédures de paiement.

11.  Simplifier vos processus de travail

Plus vos processus sont complexes, plus les risques d'erreurs et de retards de paiement des factures sont importants. Examinez vos workflows existants pour identifier les goulets d'étranglement dans le processus d'approbation. Centralisez et standardisez les processus ainsi que les reportings de l'ensemble de l'organisation afin de rationaliser davantage le processus d'approbation.

12.  Une solution d'automatisation des comptes fournisseurs sans papier 

Les solutions d'automatisation de la comptabilité fournisseur permettent notamment aux entreprises de soumettre des factures et de gérer les approbations par le biais d'une plateforme unique. Les logiciels d'automatisation des comptes fournisseurs permettent aux entreprises d'éliminer les processus manuels, de réduire les coûts et d'atténuer les risques d'erreurs et de fraude. L'automatisation de la gestion des comptes fournisseurs est couramment utilisée pour atteindre les objectifs suivants :

• Éliminer la saisie manuelle des données
• Accélérer le processus d'approbation 
• Générer des pistes d'audit numériques
• Faire correspondre les factures aux bons de commande et aux paiements
• Réduire les erreurs liées aux factures en double

La mise en œuvre de ces meilleures pratiques en matière de comptabilité fournisseur peut être très bénéfique pour une organisation en termes d'efficacité, de précision et de réduction des coûts. En adoptant ces pratiques, les entreprises peuvent améliorer leurs relations avec les fournisseurs, s'assurer qu'ils paient leurs factures à temps et se conformer aux réglementations. En fin de compte, une fonction de comptabilité fournisseur bien gérée peut contribuer à la santé financière globale et au succès d'une organisation.