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Il y a quelque chose que votre équipe des comptes fournisseurs veut que vous sachiez : la comptabilité fournisseurs est une tâche difficile et souvent ingrate. S’assurer que les factures sont payées à temps, tout en gardant une trace de l’état de chaque facture et en veillant à ce que votre entreprise reçoive toutes les remises possibles, est une tâche délicate. Cela est particulièrement vrai si votre équipe s’appuie sur des processus manuels. En tant que contrôleur, votre équipe peut essayer de vous protéger des défis quotidiens associés à la comptabilité fournisseurs, mais il est à votre avantage de jeter un coup d’œil derrière le rideau. Voici un aperçu de cinq choses que votre équipe comptabilité fournisseurs veut que vous sachiez.
Près de 37 % des équipes comptabilité fournisseurs interrogées dans le rapport Payables Insight de Levvel ont déclaré avoir rencontré des problèmes pour faire signer les factures lorsqu’elles travaillaient à distance en 2020.
Contourner le goulot d’étranglement
En tant que contrôleur, il peut être difficile de déterminer où des goulots d’étranglement se produisent dans le processus comptabilité fournisseurs. Vous n’avez peut-être pas les mains dedans tous les jours, mais vous avez besoin que le processus se déroule sans heurts et à temps.
Les exceptions de facturation sont l’un des plus grands défis auxquels les équipes comptabilité fournisseurs sont confrontées. Ils ralentissent l’ensemble du processus et freinent sérieusement les ressources de votre équipe. Chaque erreur nécessite un travail manuel car votre équipe traque les erreurs pour les corriger.
Un autre problème courant ? En attente de l’approbation des factures. Près de 37 % des équipes comptabilité fournisseurs interrogées dans le rapport Payables Insight de Levvel ont déclaré avoir rencontré des problèmes pour faire signer les factures lorsqu’elles travaillaient à distance en 2020.
Une solution d’automatisation des points d’accès peut aider à réduire les erreurs et à rationaliser le processus d’approbation. Grâce à une plate-forme conviviale, vous pouvez afficher les factures en attente, signaler le temps nécessaire à chaque utilisateur pour finaliser les approbations et même envoyer des rappels automatisés aux approbateurs. Quadient Comptes Fournisseurs vous aide à contourner les goulots d’étranglement et à maintenir la fluidité du travail.
Gagner de l’argent Au lieu de le jeter
Personne ne veut dépenser trop, mais si vous comptez sur le traitement manuel des factures, c’est exactement ce que vous faites. Les coûts élevés de traitement des factures sont l’une des principales difficultés auxquelles sont confrontées les équipes des comptes fournisseurs. Le coût de traitement d’une seule facture peut atteindre 15 €. Le passage à l’automatisation peut entraîner des économies allant jusqu’à 80 %, ce qui réduit le coût du traitement à 5 $ € ou moins.
En tirant parti des paiements automatisés des fournisseurs avec des cartes virtuelles, vous pouvez même gagner de l’argent grâce à des remises.
Travaillez plus intelligemment, pas plus dur
Le traitement manuel des factures prend beaucoup de temps, des heures qui pourraient être consacrées à des activités de plus grande valeur pour votre entreprise. À l’heure actuelle, moins de 15 % des entreprises traitent les factures en moins de trois jours. Le processus manuel nécessite des choses comme la numérisation de chaque facture, la saisie d’informations dans une feuille de calcul et le traitement des chèques papier.
Le déplacement de ces flux de travail vers un système d’automatisation permet à votre équipe de contourner ce travail fastidieux. Il n’y a aucune raison de rendre le travail plus difficile qu’il ne devrait l’être. L’automatisation des points d’accès est la solution, vous permettant d’accomplir plus tout en faisant physiquement moins. Encore mieux ? Le système est disponible dans le cloud 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ce qui vous permet de gérer les points d’accès de n’importe où, et pas seulement pendant les heures de bureau.
Évitez les erreurs
Quelle que soit la qualité de votre équipe comptabilité fournisseurs, il est inévitable que des erreurs se produisent, et les erreurs coûtent du temps et de l’argent. Ils peuvent même potentiellement nuire à vos relations avec les fournisseurs et peuvent entraîner des frais de retard et des frais d’intérêt. Des erreurs peuvent se produire lors de la saisie ou du codage des données, et des éléments peuvent être mal codés ou une formule de feuille de calcul peut être cassée. Les solutions intelligentes, comme celles proposées par Quadient Comptes Fournisseurs, vous protègent de ces pièges potentiels dans le processus des comptes fournisseurs.
À l’heure actuelle, moins de 15 % des entreprises traitent les factures en moins de trois jours. Le processus manuel nécessite des choses comme la numérisation de chaque facture, la saisie d’informations dans une feuille de calcul et le traitement des chèques papier
Des fonctionnalités telles que Item Capture et SmartCode vous permettent de coder automatiquement les factures et les postes , ce qui réduit les risques d’erreurs. De plus, les risques associés à la saisie manuelle des données sont éliminés, car Quadient Comptes Fournisseurs gère la capture des données de facturation pour votre équipe.
Éradiquer la fraude
Tout le monde sait que la pandémie de COVID-19 a touché les entreprises de plusieurs façons, mais ce que vous ne savez peut-être pas, c’est que l’un des impacts est une augmentation de la fraude. Les tentatives de fraude en ligne ont augmenté de 25 %. Il est facile de comprendre pourquoi. Alors que les organisations avaient du mal à s’adapter à la nouvelle réalité des affaires, des vulnérabilités ont été exposées dans les processus financiers et les fraudeurs étaient là pour en profiter.
Les incidents de pratiques telles que l’escroquerie des prix sont devenus plus fréquents, 68 % des répondants à un récent sondage indiquant une augmentation des incidents de fraude entre vendeurs et vendeurs, et 78 % déclarant avoir rencontré au moins une facture frauduleuse au cours de la dernière année. Si cela ne suffit pas, les violations de dépenses auraient augmenté de 292% en 2020.
Il y a un fil conducteur familier dans beaucoup de ces incidents : une dépendance excessive aux processus manuels sur papier. Avec une augmentation des demandes de remboursement de dépenses des travailleurs à distance, les processus manuels s’enlisent et il est plus difficile de repérer les réclamations inhabituelles. Ceci est aggravé si votre entreprise travaille avec une solution de fortune répartie entre des factures papier physiques, des e-mails, des feuilles de calcul et plus encore. Plus votre processus est étendu et complexe, plus il devient opaque.
Un système d’automatisation des comptes fournisseurs vous offre une transparence et vous permet de mettre en place des solutions préventives telles que des approbations en plusieurs étapes pour tous les processus de comptabilité fournisseurs, y compris les bons de commande, les factures, les paiements et les remboursements de dépenses. Avec des informations visibles via un tableau de bord central, votre équipe bénéficie d’une visibilité totale, offrant un meilleur contrôle et plus de freins et contrepoids pour éviter la fraude.
La solution
Malgré les défis posés ci-dessus, il y a de bonnes nouvelles. La transition vers un système d’automatisation de la comptabilité fournisseurs fournira à votre équipe les outils dont elle a besoin pour fonctionner plus efficacement et en toute sécurité, améliorant ainsi l’efficacité de votre équipe comptable. Pour en savoir plus sur l’impact de Quadient Comptes Clients sur vos comptes fournisseurs, planifiez une démonstration dès aujourd’hui.
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