Supposez-vous que tout se passe bien dans votre service des comptes fournisseurs ? Comment le savez-vous avec certitude? Les inefficacités, ou même les problèmes plus graves tels que la fraude, peuvent ne pas être évidents au quotidien. Cependant, cela ne signifie pas qu’ils ne s’attardent pas en arrière-plan.
La gestion du poste fournisseur est notoirement chronophage pour de nombreuses entreprises, en particulier celles qui utilisent encore des processus manuels. Cela peut prendre jusqu’à 25 jours pour obtenir une facture approuvée lorsque le processus est effectué à la main. Selon Levvel Research, le coût par facture individuelle peut atteindre 15 USD pour les entreprises qui n’ont pas automatisé le traitement de leurs factures.
Le passage à un processus poste fournisseur automatisé pourrait réduire le coût moyen du traitement d’une facture dans votre entreprise de 12 USD à 5 USD.
La bonne nouvelle est que le temps de traitement peut être réduit à 2-5 jours, et le coût ramené à 5 USD ou moins. Quelques changements simples pourraient faire toute la différence. Mais d’abord, vous devez effectuer une évaluation de vos flux de travail actuels pour repérer où ce temps et cet argent critiques pourraient être économisés.
Quels sont les risques de ne pas effectuer un bilan de santé de votre poste fournisseur ?
Si personne ne se plaint d’être payé en retard, il est facile de supposer que rien ne va mal dans votre équipe poste fournisseur. Cependant, vous pourriez toujours être perdant financièrement, ou prendre des risques inutiles, sans le savoir. Alternativement, vous avez peut-être identifié des problèmes avec le processus poste fournisseur de votre entreprise, mais vous ne savez pas comment les résoudre. Sans un bilan de santé, il pourrait ne pas être possible de voir où vous êtes en retard.
Pour la plupart des entreprises, le nombre de factures qu’elles traitent chaque année ne fait qu’augmenter. Cela signifie que plus de temps et d’argent sont gaspillés dans l’ensemble si vous ne prenez pas le temps de comprendre où se trouvent les inefficacités.
Les processus manuels sont non seulement longs et coûteux, mais ils augmentent également le risque d’erreur humaine et rendent moins probable que vous repériez la fraude lorsqu’elle se produit. Depuis le début de la pandémie, la fraude a coûté cher à l’économie américaine 42 milliards de dollars américains, selon une enquête de PWC.En examinant vos pratiques, vous vous assurez d’avoir les bonnes mesures préventives en place.
Comment effectuer un bilan de santé
Il y a trois domaines principaux que vous devrez examiner : les flux de travail, les approbations et les contrôles de la fraude. Commençons par vos flux de travail de vos comptes fournisseurs.
Flux de travail
Tout d’abord, déterminez le nombre d’employés dont le temps est consacré aux tâches du poste fournisseur. Posez-vous les questions suivantes :
Quel pourcentage de leur journée est consacré à :
- la saisie des données
- traitement des factures
- Paiements
- Gestion des dépenses
Combien de factures traitez-vous :
- par mois
- par employé à temps plein (ETP)
Ensuite, vous voulez calculer combien il vous en coûte pour traiter chaque facture. Dans une feuille de calcul, un système de gestion de documents ou de flux de travail, enregistrez la date et l’heure de réception de chaque facture. Une fois le cycle d’approbation terminé, documentez la date et l’heure auxquelles la facture a été approuvée pour être payée. Soustrayez les deux dates pour trouver le nombre de jours. Prenez la moyenne de toutes les factures sur une période de temps, par exemple, mensuelle. Tout cela s’additionne, peut-être plus que vous ne le pensiez. Ensuite, recoupez ce chiffre avec le montant par heure que chaque employé responsable des factures est payé.
Approbations
En examinant spécifiquement le processus d’approbation, il convient de déterminer combien de temps il faut, en moyenne, pour qu’une facture soit approuvée.
Jetez un coup d’œil au temps que vos employés consacrent aux approbations :
- hebdomadaire
- mensuel
- annuel
Des recherches ont montré que le suivi des factures est un processus long, qui peut prendre jusqu’à 20% du temps d’un commis au poste fournisseur typique. Calculer exactement combien vous aidera à identifier les goulots d’étranglement qui vous ralentissent. S’en débarrasser peut également aider à améliorer les relations entre les départements.
Contrôle de la fraude
Il y a eu une augmentation de la fraude depuis le début de la pandémie. Un examen régulier de vos contrôles de fraude est essentiel si vous voulez rester en sécurité. Les cybercriminels deviennent de plus en plus sophistiqués, il est donc plus important que jamais que vous disposiez d’un moyen de rester à jour sur les dernières escroqueries afin d’informer votre équipe et de mettre à jour vos contrôles. Lorsque vous évaluez vos contrôles de fraude, posez-vous les questions suivantes :
Avez-vous une formation régulière en sécurité pour vos employés ?
Comment vous tenez-vous au courant des meilleures pratiques ?
Quel est votre processus si les fournisseurs souhaitent modifier leurs informations bancaires ?
J’ai fait mon bilan de santé. Quoi encore ?
Une fois que vous avez toutes ces informations, c’est une bonne idée de comparer les performances de votre équipe comptes fournisseurs par rapport à d’autres benchmarks de l’industrie. Cela vous aidera à évaluer votre performance et les domaines qui nécessitent le plus de travail. Quadient Comptes Fournisseurs dispose d’un outil utile que vous pouvez utiliser pour voir comment votre organisation se classe. En répondant à quelques questions, vous pouvez calculer exactement combien il en coûte à votre organisation pour traiter chaque facture.
On dit souvent que vous ne pouvez pas améliorer ce que vous ne mesurez pas. C'est particulièrement vrai dans les départements comptes fournisseurs d’aujourd’hui. La définition et le suivi des KPI basés sur les benchmarks de l’industrie sont une partie essentielle de votre bilan de santé. Cela signifie que vous êtes constamment au courant de ce qui vous cause des retards, des inefficacités et des risques excessifs, et signifie que vous êtes en mesure d’agir de manière agile pour éviter cela.
Une bonne mesure de la façon dont vous vous en sortez est le coût du traitement d’une facture, que nous avons mentionné. Un autre bon KPI à utiliser comme référence est votre taux d’exception de facture. Toute erreur de facture coûte du temps et de l’argent à corriger, qu’il s’agisse d’une erreur de codage, d’une facture en double ou d’un autre problème. Déterminer à quelle fréquence cela se produit et quelles erreurs sont les plus courantes vous aidera à les atténuer à l’avenir. Conservez un enregistrement de chacune d’elles au fur et à mesure et, à la fin du mois, divisez le nombre total d’exceptions par le nombre de factures traitées ce mois-là, puis multipliez par 100. Cela vous donnera un pourcentage.
Les processus manuels sont non seulement longs et coûteux, mais ils augmentent également le risque d’erreur humaine et rendent moins probable que vous repériez la fraude lorsqu’elle se produit.
Pour plus d’informations sur les KPI utiles pour les équipes comptes fournisseurs, consultez notre guide ou téléchargez le livre blanc.
Comment l’automatisation des points d’accès peut-elle vous aider ?
Après avoir effectué votre bilan de santé, vous avez peut-être identifié un certain nombre de domaines dans lesquels le processus pourrait être amélioré. Avec 57% des entreprises qui s’appuient encore sur des processus manuels pour leur point d’accès, vous n’êtes pas seul. Heureusement, le passage à un point d’accès automatisé tel que Quadient Comptes Fournisseurs peut vous aider à économiser 13 USD en moyenne pour chaque facture traitée. Cela représente 78 000 USD par an pour les entreprises qui traitent 500 USD par mois. Le passage à un processus comptes fournisseurs automatisé pourrait réduire le coût moyen du traitement d’une facture dans votre entreprise de 12 USD à 5 USD.
Et ce n’est pas seulement de l’argent que vous économiserez. Avec l’automatisation, il y a moins d’erreurs humaines et vous disposez d’une défense plus robuste contre la fraude, ce qui peut apporter la tranquillité d’esprit. Vous pouvez profiter de meilleures relations avec les fournisseurs et les vendeurs et profiter de réductions lorsque vous payez à temps ou même tôt. Les employés qui sont libérés des tâches répétitives et monotones telles que la saisie de données peuvent consacrer du temps à des tâches plus précieuses.
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