Depuis le 1er septembre 2026, les entreprises ne reçoivent plus seulement un document électronique : elles reçoivent aussi des informations normalisées sur l’avancement de son traitement. Dépôt, réception, approbation, litige, refus ou encaissement pourront ainsi être suivis par le fournisseur, le client et leurs plateformes agréées.
Ce mécanisme est appelé cycle de vie de la facture électronique. Sa nomenclature repose sur la norme XP Z12-012, dont la version en vigueur a été publiée par l’AFNOR en juin 2026.
Cependant, une précision est essentielle : les 14 statuts ne constituent pas 14 étapes que chaque facture devrait obligatoirement parcourir. Certains décrivent la transmission, d’autres le traitement métier. Plusieurs correspondent à des situations alternatives, comme le rejet, le litige ou le refus.
À quoi sert le cycle de vie d’une facture électronique ?
Le cycle de vie donne aux différents acteurs une information commune sur la situation d’une facture. Il permet notamment de savoir :
- si la facture a bien été déposée et transmise
- si elle a atteint la plateforme du destinataire
- si l’acheteur l’a prise en charge ou approuvée
- si une anomalie ou un litige bloque son traitement
- si elle a été refusée
- si son paiement a été transmis ou encaissé
Ces informations apportent une traçabilité plus précise que ce qui fait actuellement, notamment car ces statuts sont harmonisés pour tous. Ces informations peuvent aussi alimenter les logiciels comptables, les ERP et les solutions d’automatisation des processus fournisseurs et clients.
Les statuts ont pour objectif de faciliter le suivi des factures et de donner aux partenaires commerciaux une visibilité commune sur les dates d’émission, d’envoi, de dépôt et de réception.
Quels sont les quatre statuts obligatoires ?
Quatre statuts doivent obligatoirement être proposés et remontés par les plateformes lorsqu’ils correspondent à la situation rencontrée :
- Déposée
- Rejetée
- Refusée
- Encaissée
Cela ne signifie pas qu’une facture doit successivement passer par ces quatre étapes. Une facture correctement transmise n’est pas rejetée. Une facture acceptée par le client n’est pas refusée. Quant au statut "Encaissée", il répond principalement à l’obligation de transmission des données de paiement lorsque la TVA est exigible à l’encaissement.
Le cas particulier du statut "Encaissée"
Le statut "Encaissée" est renseigné par le fournisseur lorsqu’il constate la réception effective de tout ou partie du règlement d’une facture. A noter : la transmission à l’Administration des données associées à ce statut (notamment la date d’encaissement et le montant encaissé, ventilé par taux de TVA) n’est obligatoire que lorsque la TVA est exigible à l’encaissement. Elle n’est en revanche pas demandée lorsque l’entreprise a opté pour le paiement de la TVA d’après les débits ou lorsque l’opération est soumise à une autoliquidation.
La liste des 14 statuts de la facture électronique
La nomenclature du cycle de vie comporte 14 codes, numérotés de 200 à 213. Elle distingue les événements liés à la circulation de la facture de ceux qui décrivent son traitement opérationnel.
| Code | Statut | Signification |
| 200 | Déposée | La facture a été déposée ou transmise à la plateforme agréée de l’émetteur. Le dépôt est horodaté. |
| 201 | Émise | La plateforme de l’émetteur a engagé la transmission de la facture vers le circuit de réception. |
| 202 | Reçue | La facture a été reçue par la plateforme agréée choisie par le destinataire. |
| 203 | Mise à disposition | La facture est accessible au destinataire dans sa plateforme ou dans sa solution connectée. |
| 204 | Prise en charge | Le destinataire indique que la facture est entrée dans son processus interne de traitement. |
| 205 | Approuvée | La facture a été validée dans son intégralité par le destinataire. |
| 206 | Approuvée partiellement | Une partie seulement de la facture est validée, par exemple certaines lignes ou certains montants. |
| 207 | En litige | Un désaccord commercial, contractuel ou opérationnel doit être résolu avant la poursuite du traitement. |
| 208 | Suspendue | Le traitement est provisoirement interrompu, généralement dans l’attente d’une information, d’un document ou d’une action. |
| 209 | Complétée | Les informations ou justificatifs demandés ont été apportés afin de permettre la reprise du traitement. |
| 210 | Refusée | Le destinataire prend une décision motivée de ne pas accepter la facture. |
| 211 | Paiement transmis | L’ordre ou l’instruction de paiement a été transmis. Ce statut ne prouve pas encore l’encaissement par le fournisseur. |
| 212 | Encaissée | Le fournisseur indique avoir reçu tout ou partie du règlement et transmet, lorsque cela est requis, les données de paiement. |
| 213 | Rejetée | La facture ne peut pas poursuivre son parcours en raison d’une non-conformité détectée lors des contrôles. |
La plupart de ces statuts sont facultatifs au regard du socle réglementaire. Ils n’en sont pas moins utiles : une entreprise qui se limite aux quatre statuts obligatoires disposera d’une visibilité plus réduite sur les validations, les blocages et les litiges.
Facture rejetée ou refusée : quelle différence ?
Les termes rejet et refus paraissent proches. Ils correspondent pourtant à deux situations très différentes.
| Facture rejetée | Facture refusée | |
| Nature du problème | Technique, syntaxique, réglementaire ou lié à la cohérence des données | Métier, commercial, contractuel ou lié à la reconnaissance de la facture |
| Moment | Pendant les contrôles ou la transmission | Après que la facture a été transmise au destinataire |
| Auteur | Généralement une plateforme agréée | Le client ou son processus de validation |
| Exemples | Format invalide, données obligatoires absentes, incohérence de calcul détectée, adressage impossible | Mauvais destinataire, opération non reconnue, décision définitive de ne pas accepter la facture |
| Conséquence immédiate | La facture ne poursuit pas normalement sa transmission | La facture a circulé, mais le client indique qu’il ne l’accepte pas |
| Action attendue | Corriger la cause du rejet et procéder à une nouvelle transmission | Analyser le motif, contester le refus ou émettre le document correctif nécessaire |
Exemple de rejet
Une entreprise dépose une facture dont le fichier ne respecte pas le format attendu ou dont certaines données structurées sont incohérentes. La plateforme détecte l’anomalie et attribue le statut Rejetée. Le client n’a pas encore décidé de contester la facture : il peut même ne jamais l’avoir reçue. Le fournisseur doit traiter l’erreur signalée puis transmettre un flux conforme.
Exemple de refus
La facture a été correctement transmise et mise à la disposition du client. Celui-ci constate cependant qu’elle ne lui est pas destinée ou considère qu’elle ne doit définitivement pas être reconnue par son entreprise. Il attribue alors le statut Refusée et motive sa décision. Le refus relève donc d’une décision du destinataire et non d’un contrôle technique effectué par la plateforme.
A noter : le statut "Refusée" est désormais davantage encadré
La DGFiP insiste sur le faut que le statut Refusée ne devrait pas devenir un statut générique appliqué à toute facture comportant un écart ou nécessitant une vérification. Un refus doit être motivé et doit être différencié d’un litige.
Une FAQ de la DGFiP précise quelques motifs de refus. Par exemple, si une facture est non conforme au devis, à la commande, à la livraison ou à la prestation, cela reste des anomalies qui peuvent être examinées ou corrigées et donc « Suspendue » ou « Mise en Litige ».
Cette précision conduit à distinguer trois situations.
1. L’anomalie empêche techniquement la transmission
Le statut approprié est Rejetée. Il peut s’agir d’un problème de format, de données obligatoires ou de cohérence détecté par une plateforme.
2. La facture nécessite une vérification ou une correction
Les statuts En litige, Suspendue, Complétée ou Approuvée partiellement permettent de conserver un traitement ouvert.
Par exemple :
- l’acheteur attend un bon de livraison
- le prix facturé ne correspond pas au prix enregistré dans la commande
- une partie des quantités a été livrée
- un justificatif doit être ajouté
- une ligne de la facture est contestée, mais le reste peut être approuvé.
Ces statuts évitent de transformer immédiatement une anomalie régularisable en refus définitif.
3. Le destinataire décide définitivement de ne pas accepter la facture
Le statut Refusée peut alors être utilisé, avec un motif communiqué au fournisseur. Cette décision doit vraiment être distinguée d’un simple blocage administratif ou d’un désaccord encore en cours d’examen.
Une facture refusée est-elle automatiquement annulée ?
Non. Le statut Refusée constitue une information de cycle de vie. Il ne suffit pas, à lui seul, à supprimer juridiquement la facture, à annuler une créance ou à corriger les conséquences comptables et fiscales de l’opération.
Après un refus, le fournisseur doit donc analyser son motif :
- si le refus est justifié, il peut être nécessaire d’émettre un avoir ou une facture rectificative
- si le fournisseur estime la facture correcte, le désaccord doit être traité dans le cadre de la relation commerciale
- si seule une partie est contestée, une approbation partielle ou un traitement en litige peut être plus adapté
Le statut ne remplace ni les documents correctifs nécessaires ni la résolution du différend entre les parties.
Pourquoi les statuts facultatifs sont-ils importants ?
Les statuts facultatifs permettent d’aller au-delà de la seule conformité réglementaire et ouvre la voie à une vraie traçabilité de vos factures.
Donner de la visibilité au fournisseur
Un fournisseur qui reçoit uniquement le statut Déposée sait que sa facture est entrée dans le circuit. Il ne sait pas nécessairement si elle a été prise en charge, validée ou bloquée.
Avec les statuts intermédiaires, il peut distinguer :
- une facture qui attend simplement son échéance
- une facture qui n’a pas encore été traitée
- une facture suspendue faute de justificatif
- une facture contestée
- une facture approuvée dont le paiement est en préparation
Mieux cibler les relances
Une facture approuvée ne doit pas être relancée de la même manière qu’une facture en litige. De même, une facture dont le paiement a été transmis appelle un suivi différent d’une facture qui n’a pas encore été prise en charge. L’exploitation des statuts permet ainsi d’adapter les actions de recouvrement à la situation réelle de chaque facture.
Accélérer le traitement des factures fournisseurs
Côté comptes fournisseurs, les statuts peuvent être reliés aux contrôles, aux rapprochements avec les commandes et les réceptions, aux circuits d’approbation et à la résolution des écarts.
La valeur du cycle de vie dépend donc moins du nombre de statuts affichés dans une plateforme que de leur intégration dans les processus comptables et financiers.
Comment préparer ses processus aux 14 statuts ?
La première étape consiste à établir une correspondance entre les statuts normalisés et les états déjà présents dans les logiciels de l’entreprise.
Un statut comme "En litige" peut, par exemple, recouvrir plusieurs situations internes : écart de prix, marchandise non reçue, prestation contestée ou absence de commande. L’entreprise doit déterminer si elle conserve ces motifs détaillés dans ses logiciels métiers ou dédiés, tout en échangeant le statut normalisé avec son fournisseur.
Il est également recommandé de définir une documentation claire de ces nouveaux process :
- qui peut déclencher chaque statut
- quels contrôles peuvent être automatisés
- quels statuts sont réversibles ou provisoires
- quelles informations doivent accompagner un refus ou un litige
- quelles actions sont déclenchées côté fournisseur et côté client
- comment éviter qu’un statut technique soit confondu avec une contestation commerciale
Enfin, les équipes fournisseurs, clients, achats et Credit management doivent partager les mêmes définitions. Un statut normalisé n’apporte de valeur que s’il est interprété de manière cohérente dans l’ensemble de l’organisation.
Questions fréquentes sur les statuts de la facture électronique
Combien existe-t-il de statuts pour une facture électronique ?
La nomenclature française comprend 14 statuts, codifiés de 200 à 213 dans la norme XP Z12-012 en vigueur.
Quels sont les statuts obligatoires ?
Les quatre statuts obligatoirement proposés sont Déposée, Rejetée, Refusée et Encaissée. Ils doivent être transmis lorsqu’ils correspondent à un événement réellement survenu. Le statut Encaissée est notamment utilisé lorsque des données de paiement doivent être communiquées à l’administration.
Quelle est la différence entre une facture rejetée et refusée ?
Une facture rejetée présente une non-conformité détectée pendant les contrôles ou la transmission. Une facture refusée a été transmise, mais le client prend une décision motivée de ne pas l’accepter.
Une facture refusée doit-elle être payée ?
Le statut Refusée ne tranche pas à lui seul l’existence de la dette. Le paiement dépend de la réalité de l’opération, des engagements contractuels et de la résolution du différend entre les parties. La réforme ne modifie pas ces règles de fond.
Le statut "Paiement transmis" signifie-t-il que la facture est payée ?
Non. Il indique qu’une instruction de paiement a été transmise. Seul le constat de la réception effective des fonds par le fournisseur permet de renseigner un encaissement.
Existe-t-il un statut "Annulée" ?
Non, Annulée ne figure pas parmi les 14 statuts normalisés. Lorsqu’une facture doit être corrigée ou neutralisée, l’entreprise doit utiliser le document correctif approprié, par exemple un avoir.
En conclusion : du suivi réglementaire au pilotage financier
Les statuts du cycle de vie créent un langage commun entre les fournisseurs, les clients et leurs plateformes. Mais leur intérêt ne se limite pas à prouver qu’une facture a été correctement transmise.
Reliés aux processus fournisseurs et clients, ils peuvent aider à identifier plus rapidement les anomalies, réduire les délais de résolution des litiges, mieux cibler les relances et fiabiliser les prévisions d’encaissement.
Chez Quadient, nous considérons donc le cycle de vie comme un point de connexion entre la conformité réglementaire et l’automatisation financière. L’objectif n’est pas seulement de faire circuler les 14 statuts, mais de transformer chacun d’eux en information exploitable par les équipes comptables, achats, trésorerie et recouvrement.