Les comptes fournisseurs ou comptes débiteurs

L’une des tâches cruciales de toute entreprise consiste à gérer ses factures fournisseurs. Lorsque la comptabilité fournisseur est bien gérée, l’entreprise est assurée que le fonds de roulement nécessaire à son fonctionnement est suffisant et que ses factures sont payées dans les délais. Il est essentiel de garder un œil constant sur son poste fournisseur, tout comme prendre les bonnes décisions quant au meilleur moment de régler ses factures. Dans cet article, nous allons vous expliquer ce que sont les comptes débiteurs (ou comptes fournisseurs), comment ils fonctionnent et comment ils s’intègrent dans la direction financière au global. 

Le terme “comptes débiteurs” se réfère à l’argent dû aux fournisseurs d’une entreprise pour les biens et les prestations de service qui ont été livrés ou réalisées et qui ont fait l’objet d’une facture. 

Les comptes débiteurs sont listés dans le bilan de l’entreprise et sont considérés comme des dettes court termes car le paiement doit intervenir sous 30 jours fin de mois (maximum 60 jours). 

La gestion des comptes fournisseurs a un impact sur le cash-flow de l’entreprise, sa notation financière, les taux d’emprunt auxquels elle peut prétendre, sa conformité fiscale et son attrait auprès des investisseurs. 

Voici les quelques raisons qui montre l’importance du poste fournisseur :

• Tenir précisément les documents comptables : lorsque la tenue des enregistrements comptables est précise, une entreprise peut facilement suivre ses dépenses, contrôler sa trésorerie ainsi que son fonds de roulement et prendre des décisions éclairées. 
• Maintenir des bonnes relations avec ses fournisseurs : payer ses fournisseurs à temps contribue à conserver de bonnes relations avec eux. Cela peut entraîner des remises sur le prix, des meilleures conditions de crédit et une meilleure disponibilité des biens ou qualité de la prestation de services. 
• Eviter les pénalités de retard : les défauts de paiement dans les délais impartis peuvent amener le fournisseur à vous facturer des pénalités de retard qui auront des conséquences sur les résultats de l’entreprise. En gérant efficacement ses comptes débiteurs, une entreprise peut s’éviter des dépenses inutiles et maintenir par la même occasion une trésorerie positive. 
• Être conforme à la législation fiscale : un suivi et un reporting précis du poste fournisseur est essentiel si l’on veut être conforme à la réglementation fiscale. Par exemple en France, les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure d’accepter les factures électroniques de leurs fournisseurs à partir de 2024. La précision et la rigueur devront être de mise.

Le process des comptes fournisseurs commence à la réception d’une facture de votre fournisseur. Les factures intègrent les mentions obligatoires telles que les coordonnées du fournisseur et du client, la date de la transaction, le libellé de la prestation réalisée ou de la marchandise livrée, les montants HT et TTC. Les comptables fournisseurs vérifient la facture, confirment qu’elle est bien valide et conforme, enregistrent la facture afin qu’elle puisse être approuvée et circuler dans les systèmes. Dans certains cas, ils vérifient également sa conformité avec le bon de commande, c’est ce que l’on appelle en anglais le « 2-ways matching ». Comme son nom l’indique le « 3-ways matching » intègre une 3ème étape, à savoir le rapprochement de la facture au bon de livraison. 

La facture est alors envoyée dans les workflows de validation, avant d’être mise en paiement. Une fois toutes les étapes franchies, la facture est payée dans le délai défini dans les accords de paiement.

Les départements de comptabilité fournisseur utilisent des solutions logicielles pour suivre les factures et gérer le process de validation. Ils peuvent alors utiliser des solutions de facturation électronique permettant aux fournisseurs d’envoyer leurs factures automatiquement, rationalisant ainsi le poste fournisseur. 

La gestion d’un fichier centralisé des fournisseurs est l’une des phases du process de comptabilité fournisseurs. Les autres étapes consistent en la réception des factures fournisseurs, leur codage, leur intégration dans un ERP ou logiciel de comptabilité fournisseurs, leur vérification et leur rapprochement au bon de commande et dans certains cas au bon de livraison, l’envoi dans les workflows de validation et leur mise en paiement. En plus de toutes ces étapes, les services de comptabilité fournisseur sont chargés de négocier les conditions de paiement, de s’assurer que les fournisseurs sont payés à temps mais aussi de répondre aux questions de ces derniers. Contrôler tout ceci pour éviter les factures en double ou les factures frauduleuses, les paiements en double sans oublier les audits nécessaires et fréquents de ce process font également partie de leurs tâches.

Les comptes clients et fournisseurs sont tout aussi importants l’un que l’autre car ils aident les entreprises à garder une trace de leurs transactions financières et documentent la constitution de leur trésorerie. Bien sûr, la principale différence entre les comptes créditeurs et les comptes débiteurs est le sens du flux de la trésorerie. 

Les comptes débiteurs font référence à l’argent que doit une entreprise à ses fournisseurs ou partenaires pour des marchandises livrées ou une prestation de service réalisée qui n’auraient pas encore été payées. C’est une dette de l’entreprise, c’est-à-dire de l’argent qui devra être déboursé dans le futur. Par exemple, une entreprise achète un bien à crédit à un fournisseur, le montant dû au fournisseur est enregistré dans les comptes débiteurs de l’entreprise jusqu’à ce que le paiement soit fait. 

Les comptes créditeurs font référence à l’argent qui est dû par les clients de l’entreprise pour des marchandises produites et livrées ou des prestations de services réalisées sans avoir été payées. C’est un actif de l’entreprise et il représente de l’argent que l’entreprise espère toucher dans le futur. Par exemple, si une entreprise fournit une prestation de conseil à un client, prestation pour laquelle elle envoie une facture, alors le montant dû par le client est enregistré dans les comptes créditeurs jusqu’à ce que le paiement soit reçu.

Les comptes débiteurs représentent un élément critique des opérations financières d’une entreprise, et ils sont étroitement liés avec d’autres éléments financiers comme les comptes créditeurs, la gestion du cash et les reportings financiers. Le poste fournisseur impacte la trésorerie de l’entreprise, c’est-à-dire le mouvement de l’argent entrant et sortant de l’entreprise. Des paiements fournisseurs en retard peuvent être la résultante d’une mauvaise relation fournisseur et de coûts élevés. Dans le même temps, payer ses fournisseurs trop rapidement peut impacter négativement votre trésorerie.

Les comptes débiteurs affectent donc les résultats de l’entreprise car le montant dû à vos fournisseurs est enregistré comme une dette dans vos comptes. Cette dette doit être correctement comptabilisée et entrer dans les reportings que vous remettez à vos partenaires comme les actionnaires, les organismes de prêt et plus largement les organismes réglementaires (Administration Fiscale par exemple). 

Outre ces implications financières, les comptes débiteurs impactent les opérations globales de l’entreprise. Le paiement des factures dans les délais est essentiel pour maintenir de bonnes relations avec ses fournisseurs, ce qui peut amener de meilleures conditions financières, voire des remises commerciales, de meilleures conditions de paiements, ou améliorer la qualité du produit livré ou de la prestation réalisée.

Les comptes fournisseurs constituent un élément critique de toute opération financière et ce dans toutes les entreprises. La gestion précise et efficace des comptes fournisseurs est essentielle pour maintenir des relations positives avec ses fournisseurs, optimiser la gestion de ses flux de trésorerie et fournir des rapports financiers précis. En comprenant ce qu'est la comptabilité fournisseurs, comment elle fonctionne et comment elle s'intègre dans la situation financière globale d'une entreprise, les organisations peuvent optimiser leurs processus de comptabilité fournisseur et garantir le succès de leurs opérations financières globales.