Introduction
La gestion efficace des bons de commande est essentielle à la réussite des opérations commerciales. La gestion des bons de commande offre une approche structurée de l'approvisionnement, garantissant des transactions fluides, un contrôle renforcé et de meilleures relations avec les fournisseurs.
Cet article traite de la gestion des commandes, de ce qu'elle est et de son importance. Nous mettrons en évidence les avantages qu'elle apporte aux organisations. Nous explorerons le processus de demande d'achat et discuterons des process de commandes manuels et automatisés, ainsi que des avantages des process de commandes automatisés. Avec un système de gestion des bons de commande efficace, les entreprises peuvent optimiser leurs opérations d'achat et atteindre une plus grande efficacité opérationnelle.
Qu'est-ce que la gestion des bons de commande et pourquoi est-elle importante ?
La gestion des bons de commande fait référence au processus de création, de suivi et de traitement des bons de commande dans une entreprise.
La gestion efficace et efficiente des bons de commande est importante car elle permet de rationaliser le processus d'approvisionnement. Elle réduit les erreurs, améliore la transparence et garantit la conformité avec les politiques et les budgets de l'organisation. En outre, elle permet d'améliorer la gestion des stocks, la planification financière et la gestion des relations avec les fournisseurs.
Six avantages d’un système de bons de commande automatisé
Une gestion efficace et automatisée des bons de commande offre plusieurs avantages aux entreprises :

- Rationalisation des achats : la gestion des bons de commande offre une approche structurée et systématique du processus d'achat. Elle garantit que tous les achats passent par un flux de travail organisé, de la demande à l'approbation, à la commande et à la réception. Cela aide les entreprises à maintenir la cohérence et l'efficacité de leurs opérations d'approvisionnement.
- Efficacité et précision accrues : les entreprises peuvent réduire les erreurs manuelles et améliorer la précision des tâches effectuées en automatisant le processus de commande. Les logiciels de gestion des bons de commande renseignent automatiquement les informations sur les fournisseurs, les détails des articles, les quantités et les prix, ce qui réduit considérablement les erreurs de saisie. Il permet un traitement rapide et précis des commandes, élimine les retards et réduit la probabilité d'expéditions incorrectes.
- Contrôle des coûts et budgétisation : un processus efficace de gestion des commandes permet aux entreprises de contrôler leurs dépenses. Il permet aux organisations de fixer des budgets, d'appliquer des limites de dépenses et de suivre les dépenses par rapport à ces budgets. Une vision claire des achats engagés et planifiés permet aux entreprises de prendre des décisions éclairées et d'éviter les dépenses excessives.
- Amélioration des relations avec les fournisseurs : la gestion des commandes facilite la communication et la collaboration avec les fournisseurs. Elle fournit un moyen normalisé de communiquer les exigences, les spécifications et les détails de la livraison. Cela réduit les malentendus et les litiges. Un process de bons de commande clair et précis contribue à instaurer un climat de confiance avec les fournisseurs, ce qui permet d'établir des relations plus solides et plus fiables avec ces derniers.
- Gestion des stocks : l'intégration de la gestion des commandes aux systèmes de gestion des stocks permet aux entreprises de maintenir des niveaux de stocks optimaux. En suivant les commandes entrantes, les entreprises peuvent mieux gérer le réapprovisionnement des stocks et éviter les ruptures de stock ou les stocks excédentaires. Cela permet de minimiser les coûts de possession et d'améliorer la gestion globale des stocks.
- Piste d'audit et conformité : les logiciels de bons de commande génèrent une piste d'audit complète, documentant l'ensemble du processus d'achat. Cette piste est précieuse pour le contrôle interne, la responsabilité et la conformité. Il aide les entreprises à respecter les réglementations financières, les politiques internes et les exigences en matière d'audit, en garantissant la transparence et la responsabilité des activités d'achat.
Ces avantages contribuent à la réduction des coûts et à l'amélioration des performances globales de l'entreprise.
Le processus de demande d'achat
Qu'est-ce qu'une demande d'achat ?
Une demande d'achat, ou demande de commande, est un document formel utilisé pour lancer le processus d'acquisition de biens ou de services. Il s'agit d'une demande faite par un employé ou un service pour acheter des biens ou des services nécessaires aux activités de l'entreprise.
Les demandes d'achat contiennent des détails essentiels tels que la description des articles demandés, la quantité, le budget estimé et toute autre spécification pertinente.
Comment fonctionne une demande d'achat ?
Le processus de demande d'achat commence lorsqu'un employé identifie un besoin pour certains produits ou services. Il remplit un formulaire de demande d'achat, sous forme physique ou numérique, en fournissant les détails nécessaires. Ce formulaire est ensuite soumis à l'autorité désignée pour examen et approbation. L'autorité chargée de l'approbation vérifie la demande et s'assure qu'elle est conforme au budget et aux politiques d'approvisionnement de l'organisation.
Une fois approuvée, la demande d'achat est transmise à l'équipe chargée des achats. Cette dernière examine la demande et vérifie la disponibilité des fonds. Elle identifie ensuite les fournisseurs qui peuvent répondre à la demande. L'équipe d'approvisionnement peut comparer les prix, négocier les contrats et évaluer les options avant de sélectionner le fournisseur le plus approprié.
L'équipe chargée des achats crée ensuite une commande sur la base de la demande approuvée. Une commande est un accord entre l'organisation et le fournisseur qui spécifie les détails de l'achat. Le bon de commande est ensuite envoyé au fournisseur, qui accuse réception de la commande et procède à l'exécution de la demande.
Exemples de processus de demande d'achat
Le processus de demande d'achat varie en fonction de l'organisation et du secteur d'activité. Dans une usine, un directeur de production peut par exemple soumettre une demande pour des matières premières nécessaires à la chaîne de production. Dans un service informatique, un employé peut soumettre une demande pour de nouvelles licences de logiciels ou du matériel informatique.
Indépendamment du contexte spécifique, le processus de demande d'achat garantit une approche systématique et contrôlée de l'acquisition de biens et de services. Il favorise la transparence, le respect du budget et l'efficacité des pratiques d'achat au sein d'une organisation.
Workflows manuels ou automatisés pour les bons de commande
Les bons de commande (PO) sont conçus pour apporter structure et clarté au processus de passation des marchés. Ils fournissent un système d'enregistrement et d'approbation des ressources demandées. Toutefois, l'absence d'un flux de travail structuré peut être source de frictions, nécessiter beaucoup de travail manuel et encourager les employés à prendre des raccourcis risqués. Le manque de visibilité de bout en bout peut se traduire par des dépenses inconnues ou le statut de chaque bon de commande.
La première étape de la mise en place d'un workflow optimisé pour les commandes consiste à mettre en œuvre un processus formel de demande d'achat. En utilisant des formulaires de commande, chaque achat est documenté et contrôlé, ce qui facilite le rapprochement des factures avec les commandes. Cela permet de contrôler les dépenses approuvées et de vérifier que les marchandises reçues correspondent aux articles commandés.
Une autre pratique efficace consiste à créer un réseau d'approbation pour gérer les dépenses du département. L'attribution claire de la responsabilité des demandes d'achat entre les employés et les personnes chargées de les approuver favorise une culture de la responsabilité.
Avantages des workflows de bons de commande automatisés
L'automatisation est essentielle pour maximiser les avantages du processus de commande pour votre entreprise,
En automatisant le processus de commande, vous avez la possibilité de :

- Personnaliser les achats et les limites de dépenses : les entreprises peuvent mettre en place un processus de gestion des acheteurs autorisés et de leurs limites de dépenses. Les limites peuvent être fixées en fonction des budgets des départements, des projets, des fournisseurs ou des responsables afin d'éviter les dépenses non autorisées.
- Réduire les achats non autorisés : l'approbation et sa diffusion automatisées permettent d'éviter que le responsable de l'approbation ou l'équipe comptable n'exécute des commandes sans s'en apercevoir.
- Éliminer la double saisie : en faisant correspondre automatiquement les bons de commande aux factures, il n'est plus nécessaire de saisir les informations dans plusieurs systèmes.
- Prévisualiser les budgets et les prévisions : un tableau de bord centralisé offre une visibilité complète sur les paiements, les factures et les dépenses. Vous pouvez ainsi mesurer la contribution de chacun d'entre eux à votre croissance globale.
La mise en œuvre d'une plateforme d'automatisation intelligente permet de gagner du temps, d'améliorer le suivi des dépenses en réduisant les erreurs et de fournir des données précises pour une meilleure gestion de l'entreprise.
Conclusion
L'automatisation des commandes permet de rationaliser le traitement des commandes. Elle offre une visibilité complète sur les bons de commande en cours. Elle réduit les erreurs, améliore l'efficacité, accélère l'ensemble du processus et garantit une justification correcte de chaque achat.
Les logiciels d'automatisation, comme Quadient Comptes fournisseurs, vous permettent de gérer non seulement les bons de commande, mais aussi les factures et les notes de frais. Il permet une diffusion automatique et simplifie les approbations par le biais de l'application mobile. Il est temps d'arrêter de compter sur les processus manuels de commande d'achat et d'adopter ce que la technologie peut faire pour votre gestion de commande d'achat.