Meilleures pratiques pour l’automatisation des comptes fournisseurs

D’après l’Institute of Finance and Management, les professionnels des comptes fournisseurs passent 84 % de leur temps à jongler indéfiniment entre des processus de comptes fournisseurs manuels et semi-automatisés, dont la capture de données. C’est la raison pour laquelle l’automatisation des comptes fournisseurs est l’une des meilleures solutions pour simplifier votre workflow de comptes fournisseurs, améliorer les processus utilisés quotidiennement et minimiser toute intervention humaine lors de la saisie de données. Toutefois, les logiciels d’automatisation des comptes fournisseurs ont chacun leurs points forts et leurs points faibles. Voici donc quelques bonnes pratiques en la matière pour mener à bien votre intégration. 

Selon une étude réalisée en 2021 par Markess by Exaegis, 43 % des entreprises n’ont pas assez digitalisé leur processus P2P (Procure-to-Pay). Par conséquent, nombre d’entre elles perdent non seulement un temps précieux, mais aussi de l’argent, dans la saisie manuelle de données, ainsi que dans la résolution de problèmes liés à ce processus. La mise en œuvre d’un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs peut améliorer l’efficacité, réduire le nombre d’erreurs humaines liées à la saisie manuelle de données et bien plus encore. 

Cependant, lors de la mise en œuvre de solutions d’automatisation des comptes fournisseurs, il est vivement recommandé d’appliquer les bonnes pratiques suivantes pour réussir leur implémentation et exploiter pleinement tout leur potentiel. Pour cela, veillez à toujours :  

La première étape pour réussir l’intégration d’un système d’automatisation des comptes fournisseurs consiste à inclure d’emblée les membres de votre équipe chargés des comptes fournisseur. Ils adopteront alors plus facilement la nouvelle solution. 

En impliquant les parties prenantes clés dans le processus d’intégration et de mise en œuvre, votre service pourra alors mettre à plat ses process, détecter les problèmes éventuels et identifier les méthodes les plus efficaces. Cette approche vous permettra d’optimiser les fonctionnalités de votre système d’automatisation des comptes fournisseurs, à savoir améliorer les workflows et l’efficacité, permettant ainsi aux membres du personnel de se consacrer pleinement à des tâches plus importantes. 

La mise en œuvre d’un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs peut être un processus complexe. Il est donc impératif de planifier son intégration et d’inciter les membres de votre équipe à suivre une formation à cet effet. Vous devrez gérer la courbe d’apprentissage, susceptible d’être plus ou moins abrupte, c’est pourquoi il est toujours recommandé d’anticiper les moments pouvant s’avérer plus délicats. En laissant les équipes se familiariser avec la nouvelle solution d’automatisation des comptes fournisseurs, vous faciliterez alors le processus de mise en œuvre et renforcerez leur aisance d’utilisation des différentes fonctionnalités du logiciel. Pour éviter toute confusion, répondez à la moindre question technique qu’ils vous poseront et rappelez l’importance de leur rôle au sein du processus d’automatisation des comptes fournisseurs. 

L’une des bonnes pratiques clés en la matière consiste à faire adhérer vos collaborateurs en charge des comptes fournisseurs à l’utilisation du logiciel que vous avez choisi. Les rôles de chacun pourront être répartis et les workflows de validation définis afin d’assurer les délais d’approbation. 

Une fois ces processus en place, l’automatisation des workflows de comptes fournisseurs ne sera qu’une formalité, à condition d’utiliser un logiciel de pointe adapté à vos process. La technologie de capture de données innovante dont disposent la plupart des plateformes logicielles, associée à la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR), est l’un des principaux avantages de l’automatisation des workflows de comptes fournisseurs et offre une précision de 99 % pour la saisie automatique des données d’en-tête de factures et d’autres éléments des factures de comptes fournisseurs.

L’expérience utilisateur est indispensable en matière d’automatisation des comptes fournisseurs. Elle doit être privilégiée lors de la mise en œuvre d’une plateforme d’automatisation pour garantir son adoption. Pendant le processus de mise en œuvre, vous devrez donc veiller à ce que le logiciel choisi respecte les meilleures pratiques en matière de conception UX et offre une utilisation intuitive, à savoir : 

• Conception optimisée pour une utilisation mobile : aujourd’hui, les appareils mobiles sont de plus en plus utilisés par les professionnels des entreprises. L’interface de votre logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs au format mobile doit donc être à la fois intuitive et simple, mais aussi optimisée pour une utilisation mobile. Pour faciliter l’utilisation de vos workflows de comptes fournisseurs sur des appareils mobiles, vous pouvez limiter la quantité d’informations affichées à l’écran afin d’inclure uniquement l’essentiel, les présenter dans une seule colonne et prévoir des emplacements contenant du texte en gros caractères qui sera visible à l’écran, sans devoir faire défiler la page.
• Conception soignée : la conception d’un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs de pointe doit toujours être soignée, à savoir tous les boutons sont placés au même endroit sur chaque page du workflow et l’intitulé de chacun d’entre eux indique clairement sa fonction. Veillez également à ce que les intitulés soient toujours placés au-dessus des champs de formulaire et utilisez un espace de texte réservé pour éviter toute confusion sur la fonction de chaque icône. 
• Indicateurs de performance : pour les applications logicielles mobiles de comptes fournisseurs, veillez à ce que votre fournisseur teste régulièrement les indicateurs de performances pour s’assurer de leur optimisation ou effectuer des modifications, le cas échéant. Un outil utilisé en tant que solution SaaS (Software-as-a-Service) doit être exécuté dans des centres d’hébergement de données efficaces et situés le plus près de vos centres opérationnels pour réduire les délais d’attente et les retards. 

Lors de la mise en œuvre d’un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs, vous pouvez intégrer vos processus de plusieurs manières différentes pour simplifier votre workflow quotidien. Vous pouvez l’exploiter de la manière suivante :  

• Renseignement automatique des données de formulaire : en plus d’être chronophage, le renseignement des postes de dépenses avec des données importantes, telles que des informations concernant des demandes d’achat ou bons de commande, peut aussi être sujet aux erreurs humaines. Or, vous pouvez automatiser ces types de processus pour exploiter pleinement les fonctionnalités de votre logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs. Toutes les informations nécessaires seront alors intégrées à votre base de données afin d’être consultées, le cas échéant, ou traitées automatiquement. 
• Enregistrement automatique de données et documents : en automatisant vos processus de comptes fournisseurs, toutes les informations saisies dans votre système, qu’il s’agisse de bons de commande, de factures fournisseurs ou d’autres données, pourront facilement être enregistrées et stockées au sein d’une même structure. 
• Connexion automatique par souci de gain de temps : un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs contient des solutions de connexion automatique et d’authentification unique (SSO pour « Single Sign-On ») qui permettent de gagner un temps précieux et de mémoriser des mots de passe complexes en s’intégrant à votre plateforme d’authentification actuelle. Elles facilitent ainsi l’accès aux informations, tout en veillant à la sécurité des données et à la gestion des autorisations et identifiants. 

Comme beaucoup de choses, vous devrez faire preuve de patience et effectuer quelques réglages pour adapter votre logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs à vos besoins. C’est pourquoi vous devrez régulièrement évaluer ses fonctionnalités et échanger avec les collaborateurs concernant tout problème éventuel. Ces informations vous permettront alors d’optimiser votre plateforme en conséquence, mais aussi d’analyser le niveau d’efficacité de votre logiciel d’automatisation au sein de votre entreprise. Les administrateurs et responsables devront également parler de la pertinence des résultats obtenus aux dirigeants pour démontrer les différents avantages de l’automatisation à l’échelle de l’entreprise. 

Bien que les processus d’automatisation des comptes fournisseurs permettent d’améliorer considérablement les workflows, leur efficacité varie selon les logiciels utilisés à cet effet. La réussite de votre projet d’automatisation repose sur l’application de bonnes pratiques en la matière, à savoir impliquer d’emblée votre équipe des comptes fournisseurs, anticiper la complexité, privilégier l’expérience utilisateur, utiliser des plateformes logicielles récentes et anticiper les défis à relever en matière d’intégration. La planification de ces différents éléments vous permettra alors d’obtenir de meilleurs résultats à long terme.