Comment exploiter pleinement les outils pour comptes fournisseurs et les systèmes ERP ?

Saviez-vous que l’intégration de votre plateforme ERP à des solutions de comptes fournisseurs peut diminuer le temps consacré au traitement des factures jusqu’à 84 % ? Apparemment non. En fait, la plupart des plateformes de comptes fournisseurs automatisées sont conçues pour minimiser les tâches manuelles, comme la saisie de données des factures et le traitement de bons de commande, afin que votre équipe chargée des comptes fournisseurs puisse pleinement se consacrer à des tâches plus importantes. 

L’intégration de votre système ERP pour vos comptes fournisseurs peut toutefois être un processus de longue haleine. Cet article va donc vous expliquer comment vous y prendre. 

Avant de nous plonger dans les détails, il convient de distinguer clairement les processus de comptes fournisseurs des systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP). 

Votre service des comptes fournisseurs est généralement chargé de la comptabilité fournisseurs avec le traitement de documents, tels que des bons de commande, des factures, des paiements, etc. Quant aux solutions ERP, elles sont davantage axées sur les clients et privilégient la capture de données, dont certaines sont identiques à celles que capture le service des comptes fournisseurs. Elles gèrent également les politiques de votre entreprise et permettent d’entretenir les relations avec les clients et fournisseurs. 

• Capture de factures : la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR), capable de capturer et d’analyser toutes les données d’une page et de les numériser sous forme de texte pour faciliter sa consultation, est l’un des principaux avantages qu’offrent les logiciels d’automatisation du processus de comptes fournisseurs. Grâce à elle, un simple clic suffit au personnel chargé des comptes fournisseurs pour trouver ce dont il a besoin. 
• Approbations automatisées des factures : en plus de numériser vos factures et de stocker toutes les données capturées au sein d’une même structure, ces solutions d’automatisation vous permettent aussi d’approuver automatiquement, plutôt que manuellement, des factures, permettant non seulement à votre équipe de gagner du temps, mais aussi de réaliser des économies. 

Tout comme les logiciels de comptes fournisseurs, les logiciels ERP offrent différentes solutions pour simplifier les processus de votre entreprise, notamment : 

• Planification de production : un logiciel ERP vous permet non seulement de superviser la planification de la production, mais aussi de prévoir l’exécution de tâches, de fournir des solutions de planification des capacités de production et même de contrôler les processus au niveau de votre atelier, si vous dirigez une usine de fabrication.
• Optimisation de la gestion de la chaîne d’approvisionnement : en facilitant la gestion des processus et en améliorant leur efficacité et leur évolutivité, les systèmes ERP permettent d’optimiser le processus de gestion de la chaîne d’approvisionnement. Les entreprises peuvent alors intégrer des données à tous les niveaux de la chaîne d’approvisionnement et profiter d’une visibilité accrue.

• Précision accrue des données financières : l’intégration de vos systèmes ERP avec une solution comptes fournisseurs va améliorer la précision de vos données financières. Tous deux sont conçus pour numériser des documents, tels que des factures et des bons de commande, pour les rapprocher et vérifier l’absence de doublons ou d’erreurs, afin de fournir une piste d’audit. 
• Recul des problèmes liés à la saisie manuelle de données : non seulement il s’agit d’une tâche particulièrement chronophage, mais elle laisse aussi le champ libre à un large éventail d’erreurs qui vont s’infiltrer dans vos processus comptables et de gestion comptable. En installant des solutions automatisées pour comptes fournisseurs et en les intégrant à votre plateforme ERP, le nombre d’erreurs humaines va considérablement diminuer, ce qui permettra à votre personnel de se consacrer à des tâches plus urgentes. 
• Raccourcissement des délais de traitement et augmentation de la productivité : n’ayant plus besoin de saisir ou de rechercher des informations, ainsi que d’autres données figurant sur des factures dans un système ERP, le personnel va alors constater un raccourcissement des délais de traitement et une augmentation de sa productivité. Les métadonnées des factures pourront aussi être synchronisées entre les logiciels de comptes fournisseurs et ERP, ce qui va améliorer la productivité.  
• Visibilité accrue : au vu de la baisse du nombre d’erreurs et de la rapidité à laquelle transitent les données d’amont en aval dans votre entreprise, les intégrations de systèmes de comptes fournisseurs/ERP offrent une visibilité accrue sur les opérations et lignes de production de l’entreprise. Les métadonnées sont synchronisées et les logiciels dotés de solutions bidirectionnelles de transport de données, ce qui améliore considérablement la supervision. 

Bien que l’intégration de votre système de comptes fournisseurs à votre système ERP offre de nombreux avantages, des défis demeurent. Les projets d’intégration à un système ERP sont généralement complexes et coûteux, mais exigent aussi un certain niveau d’expertise pour les mener à bien. Les systèmes de comptes fournisseurs classiques n’ont pas été conçus à des fins d’intégration, ce qui rend ces projets plus risqués et les propositions plus coûteuses. Par ailleurs, la plupart des entreprises ne reposent pas sur un seul mais sur plusieurs systèmes ERP, en raison de leurs différents services, mais aussi de leurs nombreuses lignes de production, acquisitions et fusions. 

Un système de comptes fournisseurs spécialement conçu à cet effet, tel que Quadient Comptes Fournisseurs, s’intègre à plusieurs systèmes ERP courants, permettant ainsi de gagner du temps et de simplifier son intégration. Les équipes Quadient disposent également de l’expertise nécessaire pour vous aider à réussir l’intégration rapide de vos systèmes ERP et de comptes fournisseurs.  

La décision d’intégrer votre logiciel d’automatisation ERP avec celui des comptes fournisseurs sera bénéfique à plusieurs niveaux : optimisation accrue de vos processus de comptes fournisseurs, diminution des frais généraux d’autres services collaborant avec le service chargé des comptes fournisseurs, mais aussi amélioration de la précision des données financières, diminution du nombre d’erreurs liées aux tâches manuelles, accélération des délais de traitement et optimisation de la visibilité globale.