Explications du processus de commande

La gestion efficace des achats est essentielle pour toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d'activité. Aujourd'hui, alors que les organisations jonglent avec de nombreux vendeurs et fournisseurs, la mise en œuvre d'un système de bons de commande robuste peut changer la donne. 

Cet article explore les raisons de formaliser un système de commande et se penche sur les subtilités du processus de commande. Il donne également des indications sur la mise en place d'un système de commande efficace. 

Avant d'examiner les raisons de formaliser son système de commande, il est important de bien comprendre ce que sont les commandes d'achat et les systèmes de commande d'achat.

Un bon de commande est un document qu'un acheteur émet à l'intention d'un vendeur. Les bons de commande détaillent les produits et/ou services que l'acheteur souhaite acheter au vendeur. Les bons de commande comportent généralement un numéro de commande unique, des détails sur les produits/services, le coût unitaire et le montant total dû, ainsi que d'autres informations relatives à l'achat. Une fois que l'acheteur et le vendeur ont signé un bon de commande, celui-ci est considéré comme un document juridiquement contraignant.

Un système de bons de commande est un outil utilisé par les entreprises pour rationaliser et gérer leurs processus d'approvisionnement. Un système de bons de commande vous permet d'enregistrer et de contrôler les personnes autorisées à effectuer des achats au sein de l'organisation. Il offre une vision en temps réel des achats à venir, ce qui vous permet de davantage contrôler vos flux de trésorerie. Grâce à un processus bien documenté, le cycle d'achat devient plus transparent.

Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles les organisations choisissent de formaliser leur système de commande :

• Contrôle et conformité : un système de commande permet de contrôler le processus d'achat et de garantir la conformité avec les politiques internes et les réglementations externes. En exigeant un bon de commande pour toutes les activités d'achat, les organisations peuvent appliquer des procédures d'achat standard, maintenir des niveaux d'autorisation appropriés et réduire le risque d'achats non autorisés.
• Précision et responsabilité : un système de commande fournit un cadre structuré pour documenter les détails de la commande. Il crée un enregistrement clair de chaque transaction, ce qui améliore la responsabilité et aide à résoudre les divergences ou les litiges éventuels.
• Contrôle budgétaire : les entreprises peuvent mieux contrôler leur budget grâce à la mise en place d'un système de bons de commande. Les bons de commande constituent un mécanisme de suivi des dépenses et des engagements, permettant aux organisations de contrôler et de gérer efficacement leurs dépenses. Ils permettent d'éviter les dépassements de budget, d'améliorer les prévisions budgétaires et de soutenir la planification et l'analyse financières.
• Gestion des fournisseurs : un système de commande facilite la gestion efficace des fournisseurs. En centralisant les activités d'achat, les équipes financières peuvent établir des listes de fournisseurs privilégiés, négocier de meilleures conditions et maintenir un historique d'achat cohérent. Cela permet aux entreprises d'établir des relations plus solides avec leurs fournisseurs, d'optimiser les coûts d'approvisionnement et d'améliorer les performances globales des fournisseurs.
• Workflow rationalisé : la mise en œuvre d'un système de commande rationalise l'ensemble du workflow d'approvisionnement. Il simplifie le processus d'achat en normalisant et en automatisant les tâches répétitives, telles que la création de bons de commande, leur envoi aux fournisseurs et le suivi de l'état des commandes. Cela permet d'accroître l'efficacité opérationnelle, de réduire les erreurs humaines et de faire gagner du temps à l'équipe chargée des achats et aux autres parties prenantes.
• Gestion des stocks : les systèmes de commande s'intègrent aux systèmes de gestion des stocks pour garantir des niveaux de stocks précis. En créant des bons de commande pour les articles qui doivent être réapprovisionnés, les organisations peuvent gérer efficacement leurs niveaux de stock et éviter les ruptures de stock ou les excédents de stock.

Un système de commande est un outil essentiel qui permet aux entreprises de toutes tailles d'améliorer leurs processus d'achat et de réaliser des économies.

Le processus de commande dans les comptes fournisseurs (AP) comporte plusieurs étapes visant à garantir l'enregistrement et le paiement exacts des dépenses liées aux achats effectués par une entreprise. 

Voici les grandes lignes de ce processus de commande :

1. Demande d'achat : le processus commence généralement par une demande d'achat initiée par le service ou la personne qui a besoin d'un produit ou d'un service particulier. La demande fournit des détails tels que la description de l'article, la quantité, le coût estimé et toute autre information pertinente.
2. Création d'une commande : une fois la demande d'achat approuvée, une commande est créée. La commande est un document formel émis par l'acheteur à l'intention du vendeur/fournisseur, contenant des informations détaillées sur l'achat, notamment la description des articles, les quantités, les prix convenus, les dates de livraison, les modalités et les conditions.
3. Vérification de la commande : le bon de commande est examiné et vérifié pour s'assurer de son exactitude et de sa conformité avec les politiques de l'entreprise. Cette étape peut impliquer la vérification de la disponibilité du budget, la sélection du fournisseur et l'obtention de toutes les approbations nécessaires.
4. Passation de commande : la commande approuvée est envoyée au vendeur/fournisseur. Il s'agit d'une demande officielle de livraison des biens ou services spécifiés.
5. Entrée de marchandises : lorsque le fournisseur livre les marchandises, le service de réception les inspecte et les vérifie par rapport aux détails mentionnés dans la commande. Toute anomalie, tout dommage ou tout problème de qualité sont notés.
6. Vérification des factures : dès réception de la facture, le service de comptabilité fournisseur s'assure qu'elle est légitime, exacte et qu'il ne s'agit pas d'un duplicata.
7. Approbation de la facture : une fois la facture vérifiée, elle est soumise à un processus d'approbation, qui peut impliquer le rapprochement du bon de commande avec le bon de livraison dans le système financier de l'entreprise, ainsi que l'examen et l'approbation de la facture par les personnes habilitées en vue de son paiement.
8. Traitement des paiements : Une fois la facture approuvée, le service comptable lance le processus de paiement. Il peut s'agir de générer des instructions de paiement, d'émettre des chèques, d'initier des transferts électroniques de fonds (TEF) ou de traiter d'autres méthodes de paiement conformément aux procédures établies par l'entreprise.
9. Paiement au fournisseur : le paiement approuvé est envoyé au fournisseur dans les délais convenus.
10. Tenue de registres : tous les documents pertinents, y compris le bon de commande, le bon de livraison, la facture et les détails du paiement, sont enregistrés et conservés à des fins de référence, d'audit et d'établissement de tableaux de bords financiers.

Il est important de noter que les étapes et processus spécifiques peuvent varier d'une organisation à l'autre, en fonction de leurs procédures, systèmes et contrôles internes.

Identifier le besoin d'un système de bons de commande

La première étape de la mise en place d'un système de bons de commande (PO) consiste à en identifier la nécessité. 

Pour ce faire, nous vous suggérons d'évaluer votre processus d'approvisionnement actuel en recherchant les problèmes tels que la saisie manuelle de données, les erreurs, le manque de visibilité sur les achats ou la difficulté à suivre les dépenses. Veillez à prendre en compte le volume de bons de commande généré par votre entreprise, la complexité de votre chaîne d'approvisionnement et le nombre d'employés impliqués dans le processus d'approvisionnement. La mise en œuvre d'un système de commande sera probablement bénéfique si vous constatez un manque d’efficacité de certains processus de votre entreprise ou la nécessité d’un plus grand contrôle de ses activités d'achat.

Choisir le bon logiciel 

Une fois que vous avez identifié le besoin d'un système de commande, l'étape suivante consiste à choisir la bonne solution logicielle.

Recherchez un logiciel qui réponde aux besoins spécifiques de votre entreprise. Tenez compte de facteurs tels que l'évolutivité, la facilité d'utilisation, l'intégration aux ERP les plus courants, les fonctionnalités et les options de personnalisation. Évaluez les différents fournisseurs de logiciels, lisez les commentaires et comparez les caractéristiques pour trouver une solution qui correspond à votre budget et à vos besoins. Recherchez des fonctionnalités telles que la génération automatique de bons de commande, le suivi en temps réel, la gestion des fournisseurs et l'intégration avec les systèmes comptables. Il est également essentiel de choisir un logiciel qui offre de solides mesures de sécurité des données pour protéger vos informations d'achat sensibles.

Formation des employés à l'utilisation du logiciel

Après avoir sélectionné le logiciel approprié, la dernière étape consiste à former les employés à l'utilisation du logiciel. 

Proposer des sessions de formation complètes à tous les membres du personnel concernés, y compris ceux qui s'occupent des achats, des finances et de la gestion des stocks. Organisez des ateliers pratiques, fournissez des manuels d'utilisation et offrez une assistance continue pour assurer une transition en douceur vers le nouveau système. Encouragez les employés à poser des questions, à faire part de leurs préoccupations et à fournir un retour d'information continu afin d'améliorer l'expérience utilisateur. Envisagez de nommer un administrateur système ou un utilisateur expérimenté qui pourra fournir une assistance et servir de point de contact pour le dépannage.

Qu'il s'agisse de réduire les erreurs, d'assurer la transparence, d'optimiser les stocks ou de faciliter le contrôle financier, l'adoption d'un système de bons de commande bien conçu peut révolutionner vos opérations d'approvisionnement. Avec un logiciel de commande comme Quadient Comptes fournisseurs, vous pouvez améliorer votre capacité à gérer et à comprendre vos dépenses budgétisées tout en rationalisant votre flux de commandes. Un système de commande bien pensé peut conduire à des améliorations significatives de l'efficacité de l'approvisionnement et à des économies de coûts.