Processus de comptabilité fournisseurs

Le processus des comptes fournisseurs est essentiel aux opérations d'une entreprise en raison de son rôle dans le règlement des transactions. La comptabilité fournisseur comprend toutes les activités liées au paiement des fournisseurs et d'autres obligations financières. Le processus doit être efficace, rapide, sûr et précis pour être bénéfique à l'entreprise. Dans cet article, nous présenterons une vue d'ensemble du processus AP, nous discuterons des avantages d'un processus AP efficace et nous partagerons les problèmes les plus courants ainsi que la meilleure façon de les résoudre.

En bref, les comptes débiteurs sont les fonds qu'une entreprise doit à ses fournisseurs pour des biens et des services qui ont été reçus mais n'ont pas encore été payés. Les comptes débiteurs peuvent également désigner le service d'une organisation chargé de traiter les factures des fournisseurs, d'enregistrer les dettes à court terme dans le journal comptable et de gérer les relations avec les fournisseurs.

Le processus AP comprend les étapes suivantes :

1. Réception de la facture du fournisseur.
2. Confirmation que la facture est légitime, exacte et qu'il ne s'agit pas d'un duplicata. 
3. Rapprochement à deux niveaux (facture et bon de commande) ou un rapprochement à trois niveaux (facture, bon de commande et bon de livraison). En cas de divergence, l'équipe AP doit contacter le fournisseur pour résoudre le problème.
4. Approbation du paiement de la facture.
5. Paiement.
6. Enregistrement du paiement dans le système comptable.

Le département AP est également responsable de la gestion des relations avec les fournisseurs, notamment de la mise à jour des dossiers des fournisseurs, de la négociation des conditions de paiement et des remises, et de la résolution des litiges ou des problèmes qui surviennent. Une bonne gestion des fournisseurs permet d'établir des relations solides avec ces derniers, ce qui se traduit par de meilleurs prix, une meilleure qualité des biens et des services et une meilleure gestion de la chaîne d'approvisionnement. 

Un processus AP efficace offre de nombreux avantages à l'entreprise, tels que :

• De bonnes relations avec les fournisseurs grâce à la ponctualité des paiements. Cela peut se traduire par de meilleurs prix et conditions pour les achats futurs et contribuer à la qualité des biens livrés ou des services rendus.
• L'élimination des frais de retard et des pénalités en raison des paiements effectués à temps. Cela permet aux entreprises de réaliser des économies.
• Une meilleure visibilité et un meilleur contrôle des flux de trésorerie qui permet aux entreprises de prendre des décisions éclairées en matière de dépenses et d'investissements. 
• Aide à l’identification des problèmes potentiels de trésorerie avant qu'ils ne deviennent des problèmes, afin que les entreprises prennent des mesures proactives pour y remédier. 

Dans l'ensemble, un processus de comptabilité fournisseur efficace peut aider les entreprises à fonctionner de manière plus efficiente et plus efficace, ce qui se traduit en fin de compte par une plus grande rentabilité et un plus grand succès.

Le traitement des paiements des fournisseurs peut prendre beaucoup de temps et d'efforts, comme peuvent en témoigner tous ceux qui ont travaillé dans la comptabilité fournisseur. Malheureusement, il n'est pas toujours facile d'identifier les problèmes liés à une mauvaise performance des comptes fournisseurs, en particulier si l'entreprise a mis en place des process bien établis.

Voici les cinq problématiques les plus courantes de la comptabilité fournisseurs qui peuvent avoir un impact négatif sur l'efficacité, la précision, la trésorerie et les relations avec les fournisseurs de votre entreprise.

1.     Il n'est pas rare que les équipes chargées de la comptabilité fournisseur gèrent manuellement leurs tâches et process d’approbation, ce qui facilite la perte de quelques factures.

Même en 2023, les factures sont envoyées par courrier, courriel, courrier postal et parfois par fax.

Une fois que vous avez une facture, vous devez soit la remettre physiquement à quelqu'un au bureau pour qu'elle soit traitée, soit l'envoyer par courrier électronique aux personnes chargées de l'approuver. Pour éviter d'oublier des factures, il faut faire preuve d'une grande attention.

2.     Les erreurs de facturation coûtent

Les erreurs de saisie de données sont l'un des problèmes les plus fréquents rencontrés au cours du processus de comptabilité fournisseur, qu'il s'agisse d'une erreur de saisie manuelle, d'un poste mal codé ou d'une formule de tableur Excel défectueuse.

Deuxièmement, les retards de paiement sont le pire cauchemar du comptable. Les pénalités de retard et les intérêts débiteurs peuvent avoir un impact négatif sur vos résultats.

Les erreurs et les retards de paiement peuvent nuire à vos relations avec les fournisseurs. Souhaiteriez-vous faire des affaires avec une organisation qui a payé votre facture de manière incorrecte ou tardive ? Il est fort probable que non.

3.     Le traitement manuel prend du temps

En plus d'être physiquement et intellectuellement épuisant, le fait de scanner du papier ou d'entrer manuellement des données dans une feuille de calcul prend beaucoup de temps. Cela alourdit les procédures et augmentent considérablement le temps de traitement de chaque facture.

Sans oublier la gestion de la pile de papier – le classement, la catégorisation et le stockage des documents – qui est pénible et occupe une grande partie de l'espace précieux du bureau.

4.     Le traitement manuel des factures est coûteux

Selon la DGFiP, le coût moyen de traitement d'une seule facture oscille entre 14 et 20 euros. 

Ce coût peut être beaucoup plus élevé, en fonction de la taille de votre entreprise et de la complexité du processus AP. Les coûts s'additionnent rapidement si l'on considère les centaines ou les milliers de factures que votre entreprise traite chaque année.

En outre, les employés de la comptabilité consacrent leur temps à répondre à ces demandes des fournisseurs, des clients et du personnel et à corriger les erreurs qui se sont produites. Et nous savons tous que le temps, c'est de l'argent.

5.     Il est difficile de prendre des décisions éclairées sans disposer d'informations en temps réel

Un aspect important de la gestion des comptes fournisseurs est de savoir que vos reportings sont à jour et que vos documents financiers fournissent une visibilité précise des soldes actuels des comptes fournisseurs.

Sans données en temps réel, les chefs d'entreprise ne savent pas à quelle fréquence leurs fournisseurs sont payés. Cela peut avoir un impact négatif sur les projections financières et entraver la planification stratégique des projets futurs.

Dans l'idéal, vous devriez avoir accès à des capacités de reporting en temps réel et automatiser autant que possible le processus de réconciliation.

Une solution d'automatisation des comptes fournisseurs peut rationaliser vos processus de comptabilité fournisseur et résoudre les problèmes de comptabilité fournisseur que nous avons abordés ici (et plus encore).

En transformant votre processus de gestion des factures à forte interaction en un processus à faible interaction et en optimisant votre comptabilité fournisseur, vous serez en mesure de :

• Réduire les coûts et augmenter le fonds de roulement.
• Réduire le temps consacré au traitement des factures et à la gestion de leur approbation. 
• Réduire les erreurs dues à la saisie manuelle. 
• Éliminer l'excès de papier.
• Gérer vos factures en toute transparence.
• Réduire les risques et la fraude. 
• Préparer une piste d'audit électronique.
• Contrôler davantage grâce à une visibilité totale de vos workflows AP.

Les entreprises qui ont déployé une solution d'automatisation de la comptabilité fournisseurs ont réalisé des économies de l'ordre de 60 à 80 %.

Des processus de comptabilité fournisseur efficaces offrent une multitude d'avantages à une entreprise ; cependant, le processus de comptabilité fournisseur peut également être une source de problèmes pour les entreprises en raison de la complexité et de la nature chronophage des processus manuels impliqués. Heureusement, l'automatisation peut atténuer bon nombre des problèmes courants liés à la comptabilité fournisseur. Les entreprises qui adoptent l'automatisation peuvent en tirer des avantages significatifs, notamment une meilleure gestion financière, des relations plus solides avec les fournisseurs et une compétitivité accrue sur le marché. En investissant dans des solutions d'automatisation, les entreprises peuvent rationaliser leur processus de comptabilité fournisseur et atteindre de nouveaux niveaux d'efficacité, de productivité et de rentabilité.