Quelle différence entre une facture électronique et un PDF ?
Un PDF classique envoyé par e-mail n’est pas, à lui seul, une facture électronique au sens de la réforme. Même s’il est créé numériquement, il ne contient pas nécessairement les données structurées attendues et n’emprunte pas le circuit prévu pour les factures électroniques B2B domestiques.
Il faut donc distinguer :
- le PDF ordinaire, principalement conçu pour être lu par une personne ;
- la facture électronique structurée, dont les données peuvent être directement interprétées par un système informatique ;
- la facture électronique hybride, comme Factur-X, qui associe une représentation lisible de la facture à des données structurées.
Cette distinction est importante : la dématérialisation d’un document ne suffit pas à en faire une facture électronique conforme au dispositif français.
Quels sont les formats d’une facture électronique ?
Le socle de la réforme française repose notamment sur trois formats de facture électronique : UBL, CII et Factur-X.
UBL
UBL (Universal Business Language) est un format structuré en XML. Les informations de la facture sont organisées dans des champs normalisés afin de pouvoir être traitées automatiquement par les systèmes informatiques. Ce format est celui retenu par PEPPOL.
CII
CII (Cross Industry Invoice) est également un format structuré en XML. Comme UBL, il permet d’échanger les données de facturation de manière standardisée entre systèmes.
Factur-X
Factur-X est un format hybride. Il associe :
- un document PDF lisible par une personne ;
- un fichier XML contenant les données structurées de la facture.
Il permet ainsi de conserver une représentation visuelle traditionnelle tout en rendant les informations essentielles directement exploitables par les logiciels.
Quelles données contient une facture électronique ?
Comme toute facture, une facture électronique contient les informations nécessaires pour identifier l’opération, le fournisseur, le client et les montants facturés. Sa particularité réside dans le fait qu’une partie de ces informations est intégrée dans des champs de données structurés (identification du fournisseur et du client, la date d’émission ou encore les données relatives aux montants et à la TVA).
Ces données peuvent ainsi être exploitées directement par les différents systèmes intervenant dans le processus de facturation.
La facture électronique ne constitue donc plus seulement un document à consulter ou à archiver : elle devient également un flux de données exploitable par les systèmes d’information.
Comment une facture électronique est-elle transmise ?
Dans le dispositif français, les factures électroniques relevant du e-invoicing B2B sont échangées par l’intermédiaire de Plateformes Agréées (PA). La plateforme intervient notamment pour transmettre la facture du fournisseur à son client, contrôler et extraire certaines données et assurer les échanges nécessaires avec les autres acteurs du dispositif. Deux entreprises peuvent utiliser la même plateforme ou des plateformes différentes.
L’entreprise ne doit donc pas confondre :
- la création de la facture, qui peut être réalisée dans un ERP, un logiciel de facturation ou une autre application métier ;
- et sa transmission réglementaire, qui repose sur une Plateforme Agréée pour les opérations entrant dans le périmètre de la facturation électronique.
Pour une présentation complète du rôle des plateformes, du e-invoicing et du e-reporting, consultez notre guide complet de la facturation électronique.
Facture électronique : quelques exemples simples
Une facture PDF classique jointe à un e-mail est une facture électronique
Non. Le PDF ordinaire envoyé par e-mail ne constitue pas une facture électronique au sens de la réforme.
Une facture papier scannée puis envoyée en PDF entre dans le cadre de la réforme du e-invoicing
Non. La numérisation du document ne crée pas les données structurées nécessaires.
Une facture au format UBL ou CII échangée dans le circuit prévu font partie intégrante de la réforme
Oui. Ces formats permettent de transporter les données de la facture sous une forme structurée.
Une facture Factur-X contenant un PDF et des données XML structurées est considérée comme conforme
Oui, dès lors qu’elle respecte les exigences applicables et qu’elle est transmise dans le circuit prévu.
Questions fréquentes sur la facture électronique
Un PDF est-il une facture électronique ?
Pas nécessairement. Un PDF ordinaire, même généré électroniquement et envoyé par e-mail, n’est pas considéré comme une facture électronique au sens de la réforme. Une facture électronique doit notamment comporter des données structurées et être transmise selon le circuit prévu.
Qu’est-ce qu’une facture structurée ?
Une facture structurée contient des informations organisées dans des champs pouvant être directement lus et traités par un système informatique. UBL et CII sont notamment des formats structurés utilisés pour la facturation électronique.
Qu’est-ce qu’une facture hybride ?
Une facture hybride associe une représentation lisible par l’utilisateur et des données structurées exploitables automatiquement. Factur-X repose sur ce principe en combinant un document PDF avec un fichier XML intégré.
Une facture électronique doit-elle obligatoirement passer par une Plateforme Agréée ?
Pour les factures B2B domestiques entrant dans le champ de la réforme française, l’échange s’effectue par l’intermédiaire d’une Plateforme Agréée.
Quelle est la différence entre facturation électronique et e-reporting ?
La facturation électronique concerne l’échange électronique des factures relevant du périmètre du e-invoicing. Le e-reporting correspond à la transmission à l’administration de certaines données relatives aux opérations qui ne relèvent pas de ce circuit ainsi que, selon les cas, de données de paiement.
Pour approfondir cette distinction et connaître les obligations applicables à votre entreprise, consultez notre page de référence sur la facturation électronique en France.