Il est important pour les propriétaires d’entreprise d’évaluer leurs stratégies de gestion des comptes clients, en particulier lorsqu’ils opèrent avec des contraintes de marge. Votre entreprise peut être en croissance et vous devez stratégiquement sacrifier des marges, ou vous pouvez être dans un secteur avec des marges étroites en premier lieu. Les recherches de Sageworks montrent que certaines industries génèrent même des marges négatives, avec des éditeurs de logiciels à -5%, des fabricants de boissons à -3,7% et des fabricants de semi-conducteurs et d’autres composants électroniques à -0,3%. Quel que soit votre secteur d’activité, suivre les cinq stratégies de paiement ci-dessous assurera le flux de trésorerie positif qui alimentera le succès de votre entreprise.
1. Gérer étroitement les conditions de paiement et encourager le paiement anticipé
La première étape de l’optimisation de la gestion des comptes clients consiste à établir une politique de paiement normalisée et à fournir des incitations au paiement anticipé. Fixer les conditions de paiement les plus courtes possibles à l’avance réduira les complexités de recouvrement à l’avenir, d’autant plus que certains clients voudront négocier leurs conditions. Vous pouvez également augmenter la probabilité de paiement à temps en indiquant votre politique de paiement et vos incitations au paiement anticipé pendant le processus de vente. De plus, vous pouvez mettre les clients qui sont moins solvables sur un plan de paiement automatique dans votre portail Quadient Comptes Clients dès le début.
2. Construire de manière proactive une relation client positive
Établissez une relation positive avec vos clients grâce à une communication proactive avant de devoir les engager dans des conversations sur les recouvrements. Tirez parti du portail client de Quadient Comptes Clients pour envoyer des rappels significatifs avant qu’une facture ne soit en retard et fournir un accès immédiat à toutes les factures en souffrance afin que votre client puisse prendre des mesures. Assurez-vous d’instituer un processus d’envoi proactif de rappels de paiement dans les 15, 10 ou 5 jours avant la date d’échéance. Assurez-vous d’inclure la facture avec votre rappel de paiement pour faciliter une action immédiate. Votre communication proactive leur donnera le temps de commencer à planifier ce paiement dès maintenant. Cela vous permettra de devancer toutes les questions ou les besoins de facturation (adresse, identifiant professionnel et autres) qui sont des causes courantes de retards de paiement.
Si votre entreprise est en mesure d’offrir un incitatif au paiement anticipé, comme un rabais, envoyez également un rappel vers la fin de cette période - par exemple, en lui rappelant que dans cinq jours, il n’est plus admissible à l’incitatif au paiement anticipé.
3. Prompte communication en souffrance
Des études menées par la CRF et la Commercial Law League of America ont révélé que la probabilité d’une collecte réussie diminue de près de 30% au moment où une facture est en retard de 90 jours. L’envoi d’un avis de retard dès que la facture devient en souffrance augmentera la probabilité globale de paiement et réduira votre DSO, par rapport à la communication en souffrance standard de 30 jours. Vous pouvez également réduire votre DSO en envoyant des communications fréquentes par la suite, chaque avis prenant un ton de plus en plus ferme et sérieux. De plus, à mesure que la facture vieillit, contactez les parties prenantes principales et les gestionnaires de comptes commerciaux via l’option Escalate sur le portail Quadient Comptes Clients pour collaborer à la collecte des paiements en retard.
4. Négociations sur les paiements
Si une facture est en retard de plus de 40 jours, vous devez entamer des négociations de paiement avec votre client en souffrance.
Demandez-leur pourquoi ils tardent à effectuer le paiement sur la facture et demandez-leur d’accepter une date de paiement ou un plan de paiement. L’établissement d’un plan mutuellement convenu augmentera les chances que votre client y donne suite.
Lorsque votre client en souffrance vous assure qu’il paiera, demandez-lui de fixer un calendrier qui comprend des dates spécifiques. Enregistrez ces données sur votre portail Quadient Comptes Clients pour rationaliser le flux de communication et configurer des rappels qui peuvent être déclenchés en cas de non-paiement.
5. Offrez le paiement en ligne
Offrir le paiement en ligne de vos factures augmente la probabilité de paiement de 30%. Les fonctionnalités de paiement en ligne permettent à vos clients de payer leur facture plus rapidement, par rapport à l’envoi d’un chèque par la poste. Diriger vos clients vers leurs factures sur le portail client Quadient Comptes Clients encourage une gestion proactive de l’état du compte et des paiements rapides. Le module de paiement de Quadient Comptes Clients a augmenté le paiement électronique de 100% d’un mois à l’autre pour beaucoup de nos clients. Si vous opérez avec des marges plus faibles, vous pouvez également bénéficier de la définition de restrictions de paiement sur Quadient Comptes Clients afin que seuls certains modes de paiement soient acceptés après un certain temps.
L’exploitation d’une entreprise avec des contraintes de marge ne nécessite pas un flux de trésorerie faible si vous pouvez optimiser de manière proactive vos stratégies de paiement. L’introduction de l’automatisation des flux de travail et des nombreuses fonctionnalités de module de paiement proposées par Quadient Comptes Clients peut aider votre équipe comptabilité clients à tirer parti de ces stratégies dans l’ensemble de votre portefeuille de clients et à garder votre entreprise alimentée avec suffisamment d’argent pour réussir.
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