C'est une réalité étonnante mais vraie : selon notre dernière étude OpinionWay pour Quadient de mars 2025, seulement 22% des entreprises envoient leurs factures dans au moins un des formats conformes à la future législation de la facturation électronique. Vous vous reconnaissez ? Ne vous inquiétez pas, vous n'êtes pas seuls. Alors que la course à la facturation électronique est lancée, le chemin vers la mise en conformité peut sembler complexe. Pour vous accompagner, nous avons décodé pour vous les 7 règles incontournables de la e-facturation en France.
1. Une facture générée directement depuis votre système d'information
L’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 relative à la généralisation de la facturation électronique précise que le format dématérialisé est obligatoire à partir de l’émission du document. Cela implique de créer la facture directement dans un logiciel de facturation. La création d’une facture avec un logiciel de traitement de texte ou un tableur comme Word ou Excel est illégale depuis le 1er janvier 2018 et l’entrée en vigueur de la loi contre la fraude à la TVA.
2. Un document authentique, lisible et non modifiable
La directive 2010/45/UE du 13 juillet 2010, transposée en droit français dans l’article 289 du code général des impôts, indique que « l’authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation ». Pour avoir une valeur probante au regard de l’administration fiscale, la facture électronique doit donc garantir l’identité de l’émetteur, son contenu, et elle doit pouvoir présenter une version lisible – un fichier PDF généralement. A noter, la notion de « facture d’origine » ne s’applique plus selon l’article 289 bis du CGI, mais les principes de sécurisation demeurent au travers d’une piste d’audit fiable, d’une signature ou cachet électronique, ou encore via l’EDI fiscal.
3. Un format de données structurées
Le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 relatif à la généralisation de la facture électronique mentionne qu’elle doit comporter « les données à transmettre à l'administration sous une forme structurée UBL, CII ou Factur X ». Cette obligation rend le format hybride incontournable : la e-facture doit contenir à la fois une version lisible pour pouvoir être consultée par un auditeur ou un client par exemple, et un format structuré pour l’échange électronique des données. Cela permet d’automatiser le traitement des données de facturation dans le système d’information du client.
4. Une traçabilité sur toute la durée de vie
Le dossier de spécifications externes de la facturation électronique publié le 30 septembre 2021 par l’AIFE introduit la notion de cycle de vie des e-factures, avec l’apparition de différents statuts. Le décret du 7 octobre 2022 impose aux fournisseurs et clients d’assurer a minima la remontée de quatre statuts obligatoires de traitement des factures électroniques. Il existe 10 autres statuts facultatifs (recommandés ou libres).
5. Transmission via un intermédiaire approuvé par l’État
La réforme de la facturation électronique a choisi le modèle en Y. L'Administration a élaboré un cahier des charges très strict afin que des opérateurs privés se chargent de la transmission des factures et des données de facturation. Seules les Plateformes Agréées seront en mesure de transmettre les informations requises par l'Administration pour les flux BtoB à partir de 2026.
6. Communication des données de facturation à l’Administration fiscale
Les plateformes par lesquelles transiteront les factures électroniques auront une fonction très précise : « extraire les données de facturation destinées à l'Administration fiscale » comme l’indique le décret du 7 octobre 2022. Concrètement, les plateformes agréées devront transmettre ces informations au "concentrateur de données", qui se chargera de les communiquer à la Direction générale des finances publiques (DGFiP). Ces opérations seront entièrement automatisées.
Pour les factures non concernées par l’obligation d’émettre une facture électronique, c’est l’obligation de e-reporting qui entre en jeu. L’ordonnance du 15 septembre 2021 précise les cas d’obligation de transmettre les données de transaction pour les ventes de biens et les données de paiement pour les prestations de services à l’administration fiscale par voie électronique, notamment pour les ventes à l’international ou entre une entreprise assujettie à la TVA et un particulier.
7. Ajout de nouvelles mentions obligatoires
La réforme de la facturation électronique entraîne une modification des mentions obligatoires. Le décret du 7 octobre 2022 en ajoute quatre nouvelles pour le BtoB :
- le numéro SIREN du client ;
- l'adresse de livraison des biens (si différente de l'adresse du client) ;
- la catégorie d’opérations de la commande (livraisons de biens, prestations de services ou les deux) ;
- la mention du paiement de la taxe d'après les débits si le prestataire a opté pour cette option.
Si le passage à l'e-facturation peut paraître complexe, Quadient, leader mondial reconnu dans le rapport 2023 SPARK Matrix des communications clients, est là pour vous guider dans la dématérialisation de vos factures. Immatriculé provisoirement en tant que « Plateforme de Dématérialisation Partenaire » (PDP), Quadient se positionne en tant que partenaire de confiance pour la transition numérique des entreprises.
Quadient s'engage à accompagner votre entreprise afin de garantir votre mise en conformité. Parce qu'après tout, la facturation électronique est aussi une opportunité pour améliorer l'efficacité et la productivité de votre entreprise. Avec Quadient à vos côtés, vous pouvez vous lancer en toute confiance, discutez-en avec nos experts.
