Il y a un an nous vous présentions notre observatoire de la maturité digitale des entreprises en lien avec la future réforme de la facturation électronique sur la base du sondage conduit avec OpinionWay.
Qu’apprenait-on il y a 1 an ?
- 40% des entreprises avaient déjà entamé une réflexion sur le sujet de la mise en conformité à cette obligation de facturation et 32% annonçaient même avoir un projet en cours dessus,
- Mais seulement 2% des entreprises étaient conformes aux nouvelles obligations des prérequis de la réforme de la facturation électronique, même celles qui avaient déjà dématérialisé leurs factures fournisseurs ou leurs factures clients,
- 29% des sondés ne savaient pas estimer le budget d’un projet de facturation électronique,
- 81% des personnes interrogées souhaitaient être accompagnées.
Et aujourd'hui ?
Nous avons voulu faire un point d’étape 1 an après, à 18 mois environ de la 1ère date fatidique. Nous avons donc conduit une nouvelle étude avec OpinionWay. Alors, est-ce qu’il y a du changement ? Où en sont exactement les entreprises côté facturation électronique ? Ont-elles amorcé leur transformation digitale ?
- 36% des entreprises réfléchissent au sujet de la mise en conformité de leur entreprise et 47% disent avoir un projet en cours dessus soit au global une progression de +11,
- La proportion des entreprises respectant les nouvelles obligations de tous les prérequis reste quasi inchangée mais elles ont des projets en cours ou elles en ont finalisé certains : c’est le cas de la remontée des statuts de traitement intervenant dans le cycle de vie des factures (+20) et la capacité de transmission des factures dans un format conforme (+15). C’est la preuve de la progression de cette transition,
- Seulement 7% ne savent toujours pas estimer le budget (-22) d'un projet de facturation électronique, preuve que les DAF se sont emparés du sujet,
- 81% des personnes interrogées souhaitaient être accompagnées et cette proportion n’a pas varié.
L’accompagnement, toujours un besoin
L’accompagnement est une nouvelle fois plébiscité lors de cette transformation digitale majeure. Avant de commencer, il faut savoir qu’un projet de facturation électronique bien cadré apporte de nombreux bénéfices, notamment tous ceux du numérique comme : réduction des coûts opérationnels, simplification des processus de traitement des factures et de déclaration de la TVA, sécurisation et amélioration de la qualité des données, gain de temps ou amélioration de la relation client.
L'audit, la 1ère étape incontournable
Un projet de dématérialisation des factures respecte un cheminement qu’il convient de rappeler. L’audit de vos processus financiers est la première étape. Elle a pour objectif de répondre notamment à ces questions :
- Quels processus de facturation fonctionnent particulièrement bien ? La transmission des factures en fait-elle partie ?
- Quels sont ceux qui peuvent être optimisés lors de cette transformation digitale ?
- Quels sont ceux qui devraient être supprimés car trop anciens ou chronophages ?
- Est-ce que mes factures contiennent toutes les mentions obligatoires qui me concernent ?
- Si non, où puis-je retrouver les données de facturation pour générer ces mentions ? Mon logiciel de facturation est-il capable de le faire ?
- A quels cas d’usage (acompte, escompte, sous-traitance, co-traitance…) mon entreprise est-elle confrontée le plus régulièrement ?
- Comment seront traités ces cas une fois la réforme mise en place ?
La réponse à ces questions peut s’avérer bien plus difficile que prévu et une check-list peut ne pas suffire. Dans ce cas, vous pouvez faire appel à des experts comme Quadient qui réalisera avec vous un audit de vos processus financiers et si besoin fera appel à un cabinet spécialisé. Plus vous aurez conduit un audit fiable, plus les étapes ultérieures seront fluides.
La définition du périmètre du projet
Après l’audit, vous serez davantage à même de définir le périmètre de votre projet de facturation électronique. Plus vous aurez délimité votre projet en interne avant de rencontrer les différents prestataires que vous mettrez en concurrence, plus vous déciderez en toute connaissance de cause des modules et fonctionnalités qui vous seront nécessaires.
La prépondérance de la qualité des données
La surveillance de la qualité de vos bases de données va être cruciale lors de cette transition vers la facturation électronique. Car d’elle dépendra le bon acheminement ou non de vos factures et donc par là-même les délais de règlement. Dans ce contexte de retards de paiement croissants (12,5 jours en moyenne en 2024 selon Altares), une transmission des factures optimisée et leur traitement rapide par vos clients est plus que décisif.
La transition vers cette obligation de facturation électronique est belle et bien en cours. Les DAF ont commencé à étudier tous les aspects de ce changement majeur. La dématérialisation et l'intelligence artificielle occupent désormais une place de choix puisque 94% des sociétés envoient leurs factures par voie électronique (+10) mais elles renâclent toujours un peu à utiliser un format qui sera reconnu par la loi (le format PDF et le format papier sont encore largement utilisés). Il reste encore quelques étapes aux entreprises avant leur mise en conformité avec la législation de la facturation électronique mais elles avancent !