Le 1er septembre 2026 ne suppose pas seulement d’avoir choisi une Plateforme Agréée. Réception, adressage, mise en qualité des données, intégration comptable, tests et gestion des incidents : découvrez les points à sécuriser pour réussir le démarrage de la facturation électronique sans bloquer votre activité.
Donc à partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA devront être capables de recevoir des factures électroniques par l’intermédiaire d’une Plateforme Agréée. À cette même date, les grandes entreprises et les ETI devront également émettre leurs factures électroniques et transmettre leurs données de e-reporting. Les PME et les micro-entreprises seront soumises à ces obligations d’émission et de transmission à partir du 1er septembre 2027.
À quelques semaines de l’échéance, l’objectif n’est plus de lancer un projet théorique ou de chercher à tout transformer en même temps. Il est de vérifier que les éléments indispensables au démarrage sont sécurisés et qu’une difficulté ponctuelle ne pourra pas bloquer les factures, les paiements ou l’activité de l’entreprise.
En bref : que faut-il avoir sécurisé ?
Avant le 1er septembre 2026, les entreprises doivent avoir désigné leur Plateforme Agréée pour la réception, vérifié leur raccordement ou celui de leur solution compatible habituelle, fiabilisé leurs informations d’adressage (figurant dans l’Annuaire), testé le traitement des factures reçues et prévu des procédures en cas d’incident.
Les grandes entreprises et les ETI doivent également avoir sécurisé l’émission de leurs factures électroniques et la transmission de leurs données de e-reporting.
Ce qui devient obligatoire le 1er septembre 2026
La première obligation commune à toutes les entreprises concernées est la capacité à recevoir une facture électronique.
Une facture électronique n’est pas un simple PDF envoyé par courrier électronique. Elle comporte des données structurées, respecte un format prévu par le dispositif et est transmise au destinataire par l’intermédiaire d’une Plateforme Agréée. Les formats du socle (tels que définis par la norme européenne EN16931) acceptés par les plateformes comprennent UBL, CII et les formats mixtes associant des données structurées à une représentation lisible, comme Factur-X (les PA peuvent proposer une conversion de format).
Les grandes entreprises et les ETI devront également, dès cette date :
- émettre les factures entrant dans le champ de la réforme par l’intermédiaire d’une Plateforme Agréée
- transmettre les données attendues au titre du e-reporting
- être en mesure de remonter/gérer les statuts et les éventuelles régularisations.
Pour les PME, TPE et micro-entreprises, l’émission obligatoire débutera le 1er septembre 2027. Elles devront néanmoins pouvoir recevoir les factures électroniques de leurs fournisseurs dès septembre 2026, y compris lorsqu’elles bénéficient de la franchise en base de TVA.
1. Désigner une Plateforme Agréée et clarifier le circuit de réception
La première priorité consiste à déterminer par quel dispositif l’entreprise recevra ses factures.
L’entreprise peut utiliser directement l’interface ou les services d’une Plateforme Agréée. Elle peut aussi conserver son logiciel de facturation, son ERP, son outil comptable ou la solution proposée par son expert-comptable, à condition que ce dispositif soit raccordé à une Plateforme Agréée (seule habilitée à transmettre les flux du e-invoicing et e-reporting).
Dans les deux cas, il est important d’identifier clairement :
- la Plateforme Agréée juridiquement désignée et d’archiver le mandat de déclaration
- la solution utilisée quotidiennement par les collaborateurs
- le mode de raccordement entre cette solution et la plateforme
- les entités, établissements et systèmes couverts
- les responsabilités respectives de l’entreprise, de l’éditeur et de la plateforme
La liste officielle distingue les opérateurs ayant obtenu leur immatriculation définitive après les tests d’interopérabilité de ceux qui sont encore en attente de cette étape.
2. Vérifier l’adressage et l’organisation des entités
Une facture électronique doit être acheminée vers la Plateforme Agréée choisie par son destinataire. Cet acheminement repose sur l’Annuaire de la facturation électronique, alimenté à partir de la base INSEE et des informations communiquées par les plateformes.
Pour une entreprise simple, le routage peut être défini au niveau du SIREN. Pour une organisation disposant de plusieurs établissements, systèmes comptables ou centres de traitement, une organisation plus fine peut être nécessaire (avec SIRET, codes routage et suffixes).
Il faut notamment vérifier :
- quelles entités juridiques sont concernées
- quelle plateforme reçoit les factures de chaque entité
- si des adresses de facturation différentes doivent être prévues
- vers quel ERP ou outil comptable les factures doivent être orientées
- qui valide les informations avant leur inscription dans l’Annuaire
L’objectif n’est pas seulement que la facture arrive dans la bonne plateforme. Elle doit également être dirigée vers la bonne entité, le bon système et la bonne équipe.
3. Cartographier les flux sans se limiter à « B2B ou B2C »
La cartographie des flux et l’audit doivent permettre de déterminer le traitement applicable à chaque catégorie d’opérations.
La facturation électronique concerne principalement les opérations entrant dans le champ de la TVA, réalisées entre assujettis établis en France et soumises aux règles françaises de facturation. Les opérations B2C ou réalisées avec des entreprises établies à l’étranger relèvent généralement de la transmission de données de e-reporting. Certaines opérations exonérées ne sont pas soumises au e-invoicing.
Une cartographie utile et pertinente doit donc notamment combiner plusieurs critères :
- pays d’établissement du vendeur et du client
- caractère professionnel ou particulier du client
- régime de TVA de l’opération
- nature du document
- système qui produit la facture
- canal de transmission actuel
- entité responsable de la comptabilisation et du paiement
Cette étape évite de chercher à faire entrer tous les documents dont les exceptions dans un circuit unique qui ne leur serait pas applicable.
4. Fiabiliser les données dans les systèmes sources
Les nouvelles mentions obligatoires ne doivent pas seulement apparaître visuellement sur la facture. Elles doivent être disponibles dans les systèmes qui produisent les factures et pouvoir être placées dans les champs structurés correspondants.
Les quatre nouvelles mentions prévues sont :
- le numéro SIREN du client
- l’adresse de livraison des biens lorsqu’elle diffère de l’adresse de facturation
- la catégorie de l’opération : livraison de biens (LB), prestation de services (PS) ou opération mixte (LBPS)
- la mention de l’option pour le paiement de la TVA d’après les débits, lorsqu’elle s’applique
Pour les grandes entreprises et les ETI, ces données doivent être prêtes pour l’émission à compter du 1er septembre 2026. Pour les PME et micro-entreprises, elles devront l’être pour leur entrée dans l’obligation d’émission en septembre 2027.
Il convient donc de vérifier non seulement les modèles de factures, mais également :
- les fiches et référentiels clients
- les référentiels d’établissements
- les données issues du CRM
- les paramétrages de TVA et de ses codes
- les tables de correspondance entre l’ERP et la Plateforme Agréée
- les règles appliquées aux factures particulières ou complexes
5. Tester le traitement complet d’une facture reçue
Recevoir techniquement un fichier ne suffit pas. Le test doit couvrir le parcours réel de la facture dans l’entreprise. C’est la phase la plus délicate, celle où vous verrez concrètement si tout ce qui a été pensé fonctionne réellement.
Une facture de test doit par exemple permettre de vérifier :
- son acheminement vers la bonne plateforme (interopérabilité avec celle-ci)
- son orientation vers la bonne entité ou le bon établissement
- sa récupération par le logiciel comptable ou l’ERP
- la lecture et le contrôle des données
- son rapprochement avec une commande ou une livraison, lorsque cela s’applique
- son circuit de validation
- sa comptabilisation
- son paiement
- la gestion de son statut et de son archivage
Les tests doivent également porter sur les cas qui génèrent habituellement le plus d’erreurs : SIREN incorrect, facture en doublon, référence de commande absente, taux de TVA incohérent, mauvaise entité destinataire ou facture rejetée.
6. Préparer une procédure de continuité d’activité
Le guide pratique publié par la DGFiP publié en juillet 2026 alerte sur l’importance de la continuité d’activité même en cas de difficulté technique ou organisationnelle, limite les cas de refus et les précise, tout ceci afin d’éviter le blocage des paiements.
Selon ce guide, si une facture correspond à une opération réelle, comporte les informations nécessaires à son traitement mais qu’elle est transmise temporairement par un autre canal, elle ne peut pas être écartée. La situation doit toutefois être régularisée afin de replacer la facture dans le circuit attendu sans provoquer de double paiement, de double comptabilisation ou de double déduction de TVA.
La procédure de continuité doit être documentée et préciser :
- comment identifier et isoler les flux affectés
- quels traitements peuvent être poursuivis
- qui contacte la plateforme ou l’éditeur
- comment conserver la preuve de l’incident
- comment éviter les doublons
- qui décide de la régularisation
- comment rapprocher les factures régularisées avec la comptabilité et les paiements
7. Planifier la mise en conformité
L’Administration a indiqué que les sanctions ne seraient pas appliquées de manière immédiate et automatique si une entreprise est confrontée à une difficulté réelle, documentée et suivie d’actions de correction.
Il ne s’agit cependant ni d’un report du calendrier ni d’une dispense. Une entreprise qui n’aurait pas tout stabilisé doit pouvoir démontrer qu’elle a réellement engagé sa mise en conformité (montrer sa bonne foi).
Parmi les éléments pouvant documenter cette mise en conformité, figurent :
- le mandat de déclaration conclu avec une Plateforme Agréée
- les échanges avec l’éditeur ou le prestataire
- le calendrier de raccordement
- la cartographie des flux
- les tests réalisés ou programmés
- les tickets d’incident
- les mesures transitoires mises en œuvre
- les actions de régularisation prévues
- les consignes communiquées aux équipes
Une simple déclaration d’intention ne suffit pas. Les éléments conservés doivent être concrets, datés et cohérents. Quoiqu’il en soit, ils vous serviront dans cette période de transition pour fluidifier vos processus.
Checklist : votre réception est-elle prête ?
À l’approche du 1er septembre 2026, vous devez pouvoir répondre positivement aux questions suivantes (autant que faire se peut) :
- Une Plateforme Agréée a-t-elle été formellement choisie pour chaque entité concernée ?
- La solution utilisée par les collaborateurs est-elle effectivement raccordée à cette plateforme ?
- Les données d’adressage et de routage ont-elles été vérifiées et les bons interlocuteurs vont-ils bien recevoir les bonnes factures ?
- Les factures structurées peuvent-elles être reçues et lues par les systèmes, puis idéalement intégrées automatiquement dans votre ERP ?
- Les circuits de contrôle, d’approbation et de paiement fonctionnent-ils ?
- Les erreurs, refus et doublons ont-ils été testés et sécurisés ?
- Les équipes savent-elles reconnaître et traiter une facture électronique ?
- Une procédure ou un circuit alternatif sont-ils prévus en cas d’incident ?
- Les travaux et les décisions sont-ils documentés ?
Cette checklist ne remplace pas un plan de déploiement détaillé. Elle permet néanmoins de vérifier que les éléments indispensables à la continuité de l’activité sont maîtrisés.
Que faire si tout n’est pas parfaitement stabilisé au 1er septembre ?
Le calendrier légal reste applicable. L’entreprise doit utiliser le circuit électronique pour les flux qui peuvent déjà être traités, corriger les difficultés identifiées et organiser la régularisation des autres flux.
L’Administration distinguera les difficultés réelles de démarrage, accompagnées d’actions de correction, des situations d’inertie, d’évitement ou de refus durable d’entrer dans le dispositif (elle agira dans ce cas avec davantage de sévérité).
La bonne approche consiste donc à :
- sécuriser les processus comptables et commerciaux pour ne pas les interrrompre
- traiter ce qui peut l’être
- isoler les anomalies
- conserver les preuves
- corriger et régulariser rapidement
- prévenir tout risque de doublon
FAQ sur le démarrage de la facturation électronique
Un PDF envoyé par e-mail est-il une facture électronique ?
Non. Un PDF ordinaire transmis par e-mail ne constitue pas une facture électronique conforme au sens de la réforme. Une facture électronique doit contenir des données structurées (format UBL, CII ou Factur-X) et être transmise par une Plateforme Agréée.
Une PME doit-elle avoir choisi une Plateforme Agréée dès 2026 ?
Oui, pour recevoir ses factures électroniques. Son obligation d’émission ne commencera qu’en septembre 2027, mais elle devra être en capacité de recevoir les factures de ses fournisseurs dès le 1er septembre 2026 comme des factures de ses fournisseurs d’énergie.
Peut-on conserver son ERP ou son logiciel comptable actuel ?
Oui, lorsqu’il peut être raccordé à une Plateforme Agréée. Dans ce cas, il agit comme solution compatible. Il faut demander à l’éditeur quelle Plateforme Agréée est utilisée, quels flux sont couverts et comment les factures seront intégrées.
Peut-on utiliser plusieurs Plateformes Agréées ?
Oui. Une entreprise peut notamment utiliser des plateformes différentes pour l’émission et la réception. Pour une organisation multi-entités ou multi-systèmes, plusieurs plateformes peuvent également être envisagées. Ce choix doit néanmoins être encadré afin d’éviter une multiplication inutile des raccordements, responsabilités et procédures.
Peut-on payer une facture reçue par PDF après le 1er septembre 2026 ?
Oui. Une facture correspondant à une opération réelle ne doit pas être rejetée ou laissée impayée uniquement parce qu’elle a été reçue par un canal non conforme lors d’une difficulté de démarrage. Elle doit être traitée et, lorsque cela est nécessaire, replacée ou régularisée dans le circuit électronique attendu, en évitant tout doublon.
Comment sécuriser la conformité sans interrompre les processus financiers ?
Le passage à la facturation électronique ne se résume pas au choix d’un outil. Il suppose de coordonner les plateformes, les données, les systèmes d’information et les processus comptables.
Serensia by Quadient est une Plateforme Agréée définitivement immatriculée, conçue pour gérer la réception et l’émission des factures électroniques ainsi que les données de e-reporting. Elle peut s’intégrer aux systèmes existants afin de couvrir différents flux, entités et environnements applicatifs.
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