Si vous avez entendu parler d’accessibilité numérique sans encore passer à l’action, c’est le moment de réévaluer vos priorités. La question n’est plus de savoir s’il faut rendre vos documents accessibles, mais quand. L’European Accessibility Act s’applique depuis le 28 juin 2025 et fixe un cadre commun dans l’UE. En France, l’accessibilité numérique est une obligation légale, structurée par le RGAA et des contrôles renforcés.
Mettre à niveau les milliers de PDF présents sur votre site ou dans vos archives peut sembler complexe. La bonne nouvelle c'est qu'avec les bons outils cette charge devient gérable, y compris à grande échelle.
Qu'est-ce que l'accessibilité numérique ?
L'accessibilité numérique universelle est la pratique qui consiste à garantir que les communications numériques sont accessibles à tous, quelles que soient leurs capacités ou leur handicap. Par exemple, certains lecteurs non-voyants ou malvoyants peuvent utiliser un lecteur d'écran, nécessiter de grands caractères ou des couleurs à contraste élevé pour consulter et comprendre les informations contenues dans leurs documents.
Les nombreuses réglementations gouvernementales et lois nationales sur l'accessibilité qui exigent une mise en conformité, ainsi que le soutien mondial massif en faveur de l'inclusivité, ont rendu plus important que jamais de garantir que toutes les personnes puissent accéder aux documents numériques et les utiliser.
Sachant qu'environ 16 % de la population mondiale vit avec une forme de handicap ou de déficience, il est facile de comprendre l'importance de cet enjeu : c'est une occasion de faire preuve d'inclusivité et cela représente une opportunité de croissance. Ne pas fournir de documents accessibles constitue également un risque majeur : Le non-respect des obligations d'accessibilité numérique expose les entreprises à des risques financiers de plus en plus concrets et sévères. D'une part, la législation française, via le RGAA (Référentiel Général d'Amélioration de l'Accessibilité), prévoit déjà pour les organismes publics et les grandes entreprises des sanctions pouvant atteindre 50 000 € par an et par service en ligne non conforme. D'autre part, l'Acte Européen sur l'Accessibilité, applicable dès le 28 juin 2025, étend ces obligations à de nombreux acteurs du secteur privé. En cas de manquement à cette nouvelle directive, les entreprises s'exposeront à de nouvelles sanctions administratives significatives, avec des amendes qui peuvent monter jusqu'à 300 000€. De plus, de nombreuses entreprises possèdent des milliers de PDF non accessibles sur leurs sites web ou les envoient par e-mail à leurs clients. Chacun de ces PDF représente une action en justice potentielle, le risque est donc considérable.
Pourquoi votre entreprise doit-elle rendre ses communications accessibles dès maintenant ?
Étant donné que de nombreux pays ont introduit des lois sur l'accessibilité des documents qui entraînent des amendes et des sanctions en cas de non-conformité, offrir un accès équitable à l'information est désormais une priorité absolue pour de nombreuses organisations. Certaines des lois et réglementations les plus connues sont aujourd'hui appliquées plus strictement, entraînant des amendes et, dans certains cas, des peines d'emprisonnement (le DSI est souvent tenu pour responsable de la conformité).
L'Acte européen sur l'accessibilité (AEE) s'applique aux entreprises ayant des clients en Europe. Il vise à garantir l'existence de règles communes en matière d'accessibilité dans tous les pays de l'UE. Selon nos informations, il sera appliqué de manière stricte, et la non-conformité n'est pas une option.
Rendre les communications client accessibles n'est pas seulement une exigence légale, c'est aussi une démarche juste. En donnant la priorité à l'accessibilité, vous ouvrez vos portes à un public plus large et favorisez l'inclusivité. Il existe des lois pour l'accessibilité physique et il est donc logique qu'il en existe aussi pour l'accessibilité numérique.
Voici quelques raisons de rendre vos communications client accessibles à tous :
- Améliorer l'expérience client : des communications numériquement accessibles sont de meilleures communications client. Fournir des informations de manière accessible signifie également que vous n'aliénerez aucune partie de votre clientèle existante ou potentielle.
- Devenir un leader dans votre secteur : lorsqu'une entreprise s'engage en faveur de l'accessibilité, elle démontre qu'elle valorise toutes les personnes et qu'elle est attachée à l'inclusivité. cela peut améliorer la réputation de la marque et attirer des clients qui apprécient la diversité et l'inclusion.
- Renforcer le contrôle : tous les documents destinés au public doivent être accessibles. Comme vous ne pouvez pas contrôler la diffusion des communications une fois envoyées (par exemple, les PDF – Portable Document Format – sont par nature "portables"), tout doit être accessible au moment où cela quitte votre contrôle.
- Optimiser le référencement naturel (SEO) : un contenu accessible se traduit par un meilleur SEO. Le contenu d'un site web est plus facile à trouver lorsque votre contenu est accessible, et les moteurs de recherche assimilent mieux les formats accessibles, ce qui améliore votre SEO.
- Agir de manière responsable : non seulement vous agirez de manière juste en fournissant des communications client numériquement accessibles, mais vous respecterez également la loi et éviterez les procès, les pénalités et les amendes.
Comprendre la conformité en matière d'accessibilité numérique
Il existe deux normes principales régissant l'accessibilité numérique : une pour les PDF et une pour les communications numériques.
PDF/UA
Le PDF/UA est une spécification qui définit comment rendre un document PDF lisible par les technologies d'assistance, comme un lecteur d'écran. Un PDF balisé, ou PDF conforme, est généralement désigné par le terme "PDF/UA" (Portable Document Format/Universal Accessibility) et signifie que le document est conçu pour être accessible aux personnes souffrant de déficiences visuelles, auditives et motrices.
WCAG
Les Règles pour l'accessibilité des contenus web (WCAG) ont été élaborées pour les contenus numériques tels que les e-mails et les sites web. Les WCAG stipulent que le contenu web doit être capable d'interagir avec diverses technologies d'assistance. Développées par le World Wide Web Consortium (W3C), elles sont largement reconnues comme la référence incontournable pour la conformité en matière d'accessibilité numérique.
Comment vous lancer dans l'accessibilité numérique pour vos documents client ?
La conception de vos communications client doit intégrer l'accessibilité comme une bonne pratique, et vous devriez disposer des outils adéquats pour en faire une réalité. La plupart des logiciels de communication client, y compris la gamme Inspire de Quadient, peuvent vous aider à garantir que vos communications sont numériquement accessibles et conformes aux réglementations mondiales et régionales.
Mais qu'en est-il de tous ces documents archivés que les clients demandent à la demande ? Qu'en est-il de tous ces PDF que vous avez déjà envoyés, publiés sur le site web de l'entreprise ou stockés dans vos archives ? La remédiation post-composition consiste à rendre accessibles les documents existants. Avec le bon logiciel de remédiation, vous pouvez prendre presque n'importe quel document historique provenant d'un partenaire, des archives de l'entreprise ou d'une autre source externe et le rendre accessible.
Quadient vous propose Inspire Adapt. Ce logiciel convertit vos PDF en documents PDF/UA, que ce soit pour un traitement par lots à grand volume ou pour des scénarios à la demande.
Grâce à un logiciel de post-composition, combiné à un logiciel de gestion des communications client (CCM), les documents peuvent être rendus accessibles en temps réel et présentés rapidement sur un appareil pour une interaction fluide avec les technologies d'assistance.
En conclusion, l'accessibilité universelle des documents est essentielle pour garantir que les documents numériques sont accessibles à tous, indépendamment de leurs capacités ou de leur handicap. Elle assure un accès équitable à l'information, répond aux exigences légales et réglementaires, améliore l'expérience utilisateur, augmente la productivité et l'efficacité, renforce la réputation de la marque et répond aux besoins de segments de clientèle.