Les chiffres ne mentent jamais... Jamais ?

vendredi 22 juil. 2022
Les chiffres ne mentent pas... Ou le font-ils?

" Les entreprises ont des tonnes de données, mais la réussite n’est pas une question de collecte de données, mais de gestion et d’analyse de ces données." 

Prashanth Southekal  Professeur et directeur du Data for Business Performance Institute

Récolter des données n'a jamais été aussi simple. En effet, nous sommes actuellement inondés de données venant de partout. Le défi pour les entreprises consiste à s'assurer que ces données sont précises et à trouver comment les exploiter pour en tirer des informations utiles.

Garbage in, garbage out

Pour paraphraser le satiriste américain Tom Lehrer, les données d’une entreprise sont comparables à un égout. Ce que vous en retirez dépend de ce que vous y mettez. Vous pouvez rassembler toutes les données du monde, si celles-ci ne reflètent pas la réalité, elles ne vous avanceront pas.

Le problème ? De nombreuses entreprises n'ont pas confiance en la qualité des informations dont elles disposent.

Selon le rapport 2021 Global Data Management d’Experian, 55 % des chefs d’entreprise ne font pas entièrement confiance à leurs données. 

Mais cela ne s’arrête pas là : 69 % des travailleurs déclarent qu’eux-mêmes ou leur PDG ont pris des décisions commerciales importantes sur la base d’informations inexactes. 

Ce sont des chiffres étonnamment élevés qui ont des implications conséquentes. Sans une idée précise des flux de trésorerie, par exemple, il devient presque impossible de s’engager dans la prévision de trésorerie ou la planification. Du côté des comptes fournisseurs, des rapports erronés sur les créances d'une organisation et la date d'échéance de celles-ci peuvent entraîner des retards de paiement, des relations détériorées avec les fournisseurs et des difficultés à connaître la véritable forme de l’entreprise. Sans chiffres fiables des délais moyens de recouvrement il est difficile d’identifier les goulots d’étranglement dans le processus des comptes clients. 

homme tenant une carte de crédit l’air inquiet

Houston, nous avons un problème...

Alors, qu’est-ce qui cause exactement ces problèmes de données erronées ? Pour de nombreuses organisations, cela se résume à une dépendance à l’égard de processus désuets et de modes de fonctionnement informels.

En l’absence d’automatisation basée sur le cloud, de nombreux services financiers sont contraints de travailler entre plusieurs systèmes et de gérer les entrées manuelles, ce qui entraîne des erreurs. Ces informations alimentent à leur tour des décisions stratégiques qui, lorsqu’elles sont basées sur des chiffres erronés, ne font qu’aggraver l’impact. Lorsque vous analysez un processus, il est facile d'identifier comment quelque chose d’aussi simple qu’une faute de frappe peut conduire à des problèmes critiques. 

Une once de prévention vaut tout l'or du monde

La règle 1-10-100 suggère qu'une erreur peut être évitée pour 1€, alors qu'il faudra 10€ pour la corriger et 100 € en cas d’échec. Investir du temps et de l’argent pour améliorer la précision des données est beaucoup moins coûteux que d’essayer de réparer les dégâts. Heureusement, il existe des bonnes pratiques que les organisations peuvent adopter pour y parvenir.

Sans acquérir une solution d’automatisation, les entreprises peuvent quand même améliorer la précision de leurs données en établissant une cohérence dans le processus de saisie des données. Une première étape clé consiste à éliminer plusieurs points d’entrée et à centraliser l’emplacement du stockage des données. Une entreprise de 200 à 500 employés utilise en moyenne 123 applications SaaS (Software as a Service), tandis que les entreprises de moins de 50 employés en utilisent 40. Le manque de communication entre ces sources disparates augmente les risques d’erreurs.

Il est également important de créer un processus d’approbation formel afin que chaque facture soit traitée de la même manière. Les mesures de sécurité, telles que l’exigence de plusieurs approbations pour les factures supérieures à un certain montant, sont également bénéfiques. Ces processus tiennent les gestionnaires responsables d’assurer la qualité des données et d’effectuer des vérifications au fur et à mesure qu’une facture avance dans le système.

Une autre pratique simple consiste à éliminer tous les canaux de communication informels existants. Ils rendent difficile l’audit du processus. Les entreprises devraient se débarrasser de pratiques telles que l’utilisation du courrier électronique pour demander l’approbation des factures ou le recours aux reçus de dépenses sur papier. 

femme travaillant avec un ordinateur portable souriant

Laissez la technologie faire le gros du travail

Il existe quelques solutions technologiques qui utilisent l’automatisation, l’apprentissage automatique (ML) et l’intelligence artificielle (IA) pour rendre le travail de vos équipes de comptabilité fournisseurs et clients à la fois plus facile et plus efficace.

L’adoption d’un système de gestion de documents peut considérablement améliorer la qualité des données. Les logiciels qui utilisent la reconnaissance optique de caractères (OCR) extraient des informations à partir de documents ou d’images numérisés, et les meilleures solutions sont jusqu’à 98% précises.

Cela dit, il y a des limites à ce que l’OCR peut accomplir. Les chiffres et les informations nécessitent un contexte pour être utiles, et cette technologie ne fait rien pour consolider ou organiser les données d’une manière qui mène à des informations exploitables. 

Les solutions de comptabilité intelligentes peuvent apporter une valeur significative à cet égard. Du côté des comptes fournisseurs, la solution Quadient AP tire parti de l’apprentissage automatique pour extraire des informations des factures, des reçus et des PDF. Avec une visibilité complète à partir du moment où une facture est reçue jusqu’à ce qu’elle soit payée, elle fournit aux entreprises une idée plus précise de ce qu’elles doivent et combien de temps elles peuvent conserver leur argent.

Pour les comptes clients, Quadient AR utilise l’IA pour analyser les comportements de paiement des clients, fournissant ainsi un aperçu des comptes susceptibles de payer en retard. Cela peut aider à créer des prévisions de trésorerie plus précises, ainsi qu’à guider l’activité des équipes de comptabilité client, leur permettant de devancer les comptes qui peuvent avoir des problèmes pour payer leurs factures.

L’automatisation réduit également la probabilité d’exceptions de facturation, qui prennent du temps et des ressources à résoudre. Pour la comptabilité fournisseurs, cela signifie que vous êtes moins susceptible de payer les factures en retard, évitant ainsi les frais de retard, les amendes et les relations endommagées avec les fournisseurs. Pour la comptabilité client, cela permet de s’assurer que vous êtes payé à temps et que vous n’alimentez pas l’insatisfaction des clients. 

Lorsque vous réfléchissez à la façon de nettoyer vos données et d’éviter de prendre des décisions commerciales avec des données erronées ou trompeuses, votre pari le plus intelligent est de trouver les bonnes plateformes de comptabilité fournisseurs et clients qui apportent efficacité et facilité à vos processus complexes.