La gestion des flux de trésorerie est essentielle à votre entreprise et à la compréhension de vos options de facturation de vos clients et à la reconnaissance des revenus. Une façon dont de nombreuses entreprises facturent les clients est la facturation anticipée. La facturation anticipée est lorsque vous facturez votre client avant de fournir un service ou un travail.
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous pouvez choisir la facturation anticipée plutôt que la facturation en arriérés.
- Facile à automatiser le processus de facturation
- L’argent est en main avant le début de l’emploi, fournissant un capital de démarrage si nécessaire
- Moins de stress sur les recouvrements puisque le paiement se fait à l’avance
- Crédit immédiat établi pour les nouveaux clients
- Calendrier et paiements régulièrement à jour pour les services récurrents
Il y a quelques détracteurs à garder à l’esprit pour avancer la facturation, surtout s’il s’agit d’une nouvelle approche pour votre entreprise et vos clients:
- Vous devrez peut-être émettre un remboursement ou un crédit si le travail est terminé en deçà du budget ou annulé avant l’achèvement
- Des frais supplémentaires devront figurer sur la prochaine facture - prolongation de la facturation pour le travail supplémentaire
- Les clients sont parfois dissuadés par la facturation initiale, voulant d’abord voir la valeur
Comment la facturation anticipée est-elle gérée?
La facture anticipée vous permet essentiellement de prendre en charge un paiement de votre client et, au cours du service, de comptabiliser les revenus en associant des factures régulières. Cela vous permet de comptabiliser les revenus et les dépenses du projet au cours de la même période du grand livre.
La facture anticipée comporte généralement deux parties distinctes : 1) la partie AR et 2) la partie accumulée.
La section AR de la facture agit comme une facture ordinaire, ce qui signifie qu’elle apparaîtra sur votre rapport de vieillissement AR. Mais au lieu de créditer un compte de revenus, il sera affiché sur votre compte de comptabilité d’exercice différé désigné.
La partie comptabilité d’exercice de votre facture agit comme une note de crédit. Vous appliquez vos factures habituelles au paiement initial reçu. Dans ce cas, vos factures habituelles ne seront pas comptabilisées avec un débit sur AR, mais plutôt un débit sur votre compte de revenu différé désigné.
Selon la comptabilité d’exercice, les revenus reçus avant d’être gagnés sont déclarés comme un passif. S’ils sont gagnés dans un délai d’un an, ils devraient être inscrits comme un passif courant.
La réception et la comptabilisation des paiements de facturation anticipée d’un client nécessitent une attention particulière à la façon dont les écritures sont effectuées dans vos registres comptables. Le processus consiste généralement à qualifier le type de paiement reçu, puis à remplir les postes dans le grand livre général afin qu’une fois que les biens et services liés au paiement sont facturés, ce paiement puisse être appliqué correctement. Certaines étapes générales à garder à l’esprit sont la façon dont vous déterminez le type de paiement anticipé, comment vous en tenez compte et comment vous le déclarez.
Déterminer le type de paiement anticipé
Tout d’abord, qualifiez le type de paiement anticipé. Cela dépend si les biens ou services ont été livrés ou non.
- Les revenus gagnés sont si le paiement concerne des biens et des services qui ont été partiellement ou complètement livrés au client, mais qui n’ont pas encore été facturés.
- Les revenus non gagnés sont si le paiement concerne des biens et des services qui seront livrés et facturés à une date ultérieure et que vous n’avez pas encore fourni d’avantages à l’acheteur.
Deuxièmement, créez votre compte de revenus différés. Vous pourriez penser qu’un dépôt client serait un revenu direct, mais puisque vous « devez » quelque chose au client, c’est en fait un passif pour l’entreprise.
Troisièmement, associez le paiement anticipé au compte client approprié. S’il s’agit d’un nouveau client, créez un compte client dans les registres comptables. Le détail des revenus gagnés ou non gagnés doit être affiché dans ce compte.
Compte pour le paiement anticipé
Dans vos comptes, débitez le compte de caisse et créditez le compte de dépôt du client du même montant. Les débits augmentent les dépenses, les actifs tels que la trésorerie ou l’équipement et les comptes de dividendes. Les crédits diminuent ces comptes et augmentent les comptes de passif et de capitaux propres.
Une fois les services rendus, envoyez une facture au client. Facturez le montant de l’acompte précédemment versé et soustrayez-le du montant total dû. Les produits sont comptabilisés lorsque les services sont entièrement fournis et que le client a été facturé, et non lorsque l’argent est reçu.
Ensuite, enregistrez la transaction dans votre journal comptable.
- Les revenus sont crédités
- Les comptes débiteurs sont débités
- Les dépôts des clients sont débités
Rapports
Inscrivez l’acompte au bilan ou au compte de résultat, en fonction du type de paiement.
- Revenus non gagnés, le montant peut être inscrit au bilan de la société en tant que passif au titre du poste des revenus non gagnés.
- Les revenus gagnés peuvent être comptabilisés dans votre compte de résultat une fois qu’une facture a été envoyée.
Une fois la facture validée, effectuez les transitions dans vos livres comptables. Cela déplacera le revenu non gagné du bilan, car il peut maintenant être compté comme un paiement sur une facture spécifique et considéré comme faisant partie des créances pour la période.
De même, le revenu gagné peut être déplacé d’un poste en souffrance sur l’état des résultats appliqué au solde de la facture.
La facturation anticipée est un moyen intelligent de gérer les paiements des clients, en particulier pour les services récurrents, mais il faut un peu de planification et d’attention à vos comptes pour vous assurer que vous attribuez les montants corrects à vos revenus. Cela vous donne une prévision meilleure et plus précise des flux de trésorerie, ce qui signifie que vous disposez d’informations fiables sur lesquelles baser vos décisions commerciales.