Le début de 2021 a été largement composé d’une planification adéquate des activités et de la sécurisation des réserves de flux de trésorerie dans l’espoir d’améliorer la santé financière des entreprises. Lorsque nous pensons à la planification des flux de trésorerie, les rapports sur le vieillissement viennent à l’esprit comme un élément de suivi essentiel. De tels rapports peuvent aider les entreprises à comprendre où en sont leurs acheteurs en termes de remboursement. Il peut également découvrir les tendances des payeurs, ce qui est extrêmement utile en matière de prévisions du contrôleur. Ce qui est le plus percutant, c’est que le rapport sur le vieillissement du poste client permet aux entreprises de garder le doigt en permanence sur le pouls de leurs entrées et sorties de trésorerie. Évaluer quels clients ne paient pas en temps opportun peut vous alerter des problèmes sous-jacents. Les retards de paiement peuvent signaler l’instabilité financière d’un client, son insatisfaction à l’égard des produits ou des services, une facturation problématique (ou erronée), une rupture de relation ou tout autre problème grave. Contrairement aux ratios de chiffre d’affaires qui se contentent d’indiquer des moyennes, les rapports sur le vieillissement offrent une perspective beaucoup plus approfondie. Les équipes financières devraient envisager de s’assurer que les rapports sur le vieillissement font partie de leur planification du nouvel an afin de gérer au mieux le risque de crédit, la provision pour créances irrécouvrables, de mieux gérer leurs stocks et d’aider à identifier les lacunes dans les processus de recouvrement existants.
En quoi consiste un rapport sur le vieillissement?
Pour aller plus loin, un rapport complet sur le vieillissement révèle toutes les créances ouvertes pour une entreprise à un niveau élevé (par client) ou détaillé (par facture) et la durée pendant laquelle les soldes ont été impayés. Il permet aux entreprises d’identifier les factures qui n’ont pas été payées et donne de la transparence sur les clients qui pourraient être lents à payer. La plupart des entreprises vendent des biens ou des services à crédit avec une date de paiement convenue, ce solde est appelé comptes débiteurs. Le rapport sur le vieillissement trie tous les soldes impayés des comptes débiteurs dans ce que nous appelons des « compartiments vieillissants » en fonction de la date de facturation et de la date d’échéance. Ces compartiments sont généralement « En cours », « 1 à 30 jours en retard », « 31 à 60 jours en retard », « 61 à 90 jours en retard » et « Plus de 90 jours ». À titre d’exemple: pour une entreprise utilisant les conditions de paiement standard Net 30, une facture émise le 12/01/20 serait à jour jusqu’au 31/12/20, date à laquelle elle passerait dans le compartiment de 1 à 30 jours en souffrance.
Quelles informations commerciales pouvez-vous glaner dans un rapport sur le vieillissement ?
Bien que nous ayons déjà introduit le concept de rapports sur le vieillissement, nous voulions réitérer leur importance et leur utilisation afin que vous puissiez planifier de manière appropriée à l’avance. Il existe de nombreuses utilisations différentes pour le rapport sur le vieillissement. Les entreprises et, en particulier, le service des recouvrements, l’utilisent généralement pour déterminer sur quels soldes doivent être concentrés pour les efforts de recouvrement afin de garantir le paiement des biens ou des services rendus. Cela peut également aider à façonner la politique de crédit, si une entreprise a un solde important qui est vieilli, il pourrait être temps de revoir le processus d’octroi de crédit et de resserrer les restrictions sur qui peut obtenir du crédit. De même, il peut être utilisé pour identifier les clients individuels qui sont des payeurs en retard et peuvent avoir besoin d’efforts de recouvrement plus agressifs ou même d’une suspension de leur ligne de crédit ou des services fournis. Le rapport sur le vieillissement donne un aperçu des flux de trésorerie futurs d’une entreprise, les soldes actuels sont considérés comme recouvrables et donc une prévision fiable des revenus futurs, tandis que les soldes plus anciens deviennent plus préoccupants. Les entreprises utilisent le rapport sur le vieillissement pour déterminer la part du solde qui peut être considérée comme à risque, cela peut être dû à l’âge de la facture, au comportement antérieur du client, au climat économique ou à l’emplacement géographique du client. La plupart des entreprises utilisent cette estimation des dollars à haut risque pour comptabiliser une « réserve de créances irrécouvrables », qui est une écriture comptable d’ajustement qui supprime le solde de risque élevé du compte de résultat en tant qu’actif et l’enregistre en tant que passif.
L’impact économique de l’utilisation des rapports sur le vieillissement
Sans rapport sur le vieillissement, il est difficile pour les entreprises de maintenir un flux de trésorerie sain ou d’identifier des clients potentiellement risqués. Le rapport sur le vieillissement est la feuille de route que les équipes de recouvrement suivent afin de contacter les clients concernant les soldes impayés de manière significative et systématique. Les équipes peuvent évaluer les conditions de paiement, les lignes de crédit et la rentabilité à partir du rapport. Les entreprises peuvent également l’utiliser pour déterminer l’efficacité de leur stratégie de recouvrement : doivent-elles être plus agressives dans leurs efforts de recouvrement? Ont-ils besoin de plus de collecteurs pour faire le suivi auprès des clients concernant les soldes impayés? Peuvent-ils automatiser davantage le processus afin d’être plus efficaces?
Le processus de sécurisation du paiement est toujours plus facile lorsque le vieillissement est utilisé comme document source pour piloter un processus de recouvrement automatisé. Cela signifie que le vieillissement entraîne des actions prédéfinies telles que la relance d’e-mails aux clients à des intervalles spécifiés en fonction de la date d’échéance d’une facture. Idéalement, une approche automatisée déterminerait également la méthodologie dans laquelle les équipes de recouvrement poursuivent les créances. Le vieillissement peut conduire des actions pour les équipes de la collection en fonction de critères spécifiques tels que déterminés par le processus métier.
En tirant parti d’une plate-forme automatisée, telle que Quadient Comptes Clients, les entreprises obtiennent des informations et une visibilité sur votre vieillissement et vos créances à risque. En ayant cette compréhension, les entreprises peuvent mieux prédire avec précision les flux de trésorerie, la prévisibilité des paiements et les tendances des clients. Dans un témoignage client de Chris Pearce, directeur financier international de Cheetah Digital, une société mondiale de marketing numérique, il a déclaré : « Avec l’aide de la plate-forme de poste client automatisée de Quadient Comptes Clients, nous avons vu notre DSO mondial réduire de plus de 25 jours. En moyenne, nos clients paient maintenant dans les 10 à 15 jours suivant leur date d’échéance. »
Cheetah Digital a également constaté une diminution significative de ses créances en souffrance, ce que Chris attribue à une meilleure visibilité au sein de toutes les équipes mondiales. « Un avantage important des flux de travail automatisés est qu’ils peuvent communiquer la position actuelle à la fois en interne et en externe. Nous avons maintenant toutes nos équipes de vente pleinement informées de l’état du grand livre de leur client, ce qui signifie qu’elles peuvent aider dans le processus de recouvrement en parlant directement au client. L’accès aux relevés en ligne leur permet également de disposer des informations les plus récentes quand ils le souhaitent ».
En moyenne, les clients de Quadient Comptes Clients constatent une réduction de 34 % du nombre de DSO en étant payés plus rapidement, en améliorant l’efficacité de l’équipe grâce à une meilleure visibilité et organisation de leurs charges de travail et en gagnant jusqu’à 94 % de précision dans les prévisions en utilisant les outils intégrés dans les informations stratégiques.