Es gibt viele Herausforderungen auf dem Weg zum Erfolg eines KMU (kleinen und mittelständischen Unternehmens): Offensichtliche wie die Gewinnung neuer Kunden, die Bewältigung steigender Kosten oder die Sicherung von Folgegeschäften. Sowie weniger Offensichtliche wie Können und die erforderliche Erfahrung, um aus einer Idee ein erreichbares Geschäftsziel zu machen, oder die Erfüllung der Kundenanforderungen hinsichtlich neuer Technologien.

Um als kleine Fische in einem Haifischbecken zu überleben, nutzen KMU oft Technologien. Innovationen ermöglichen zunehmend auch kleineren Unternehmen, Hilfsmittel zu benutzen, die bisher für größere Firmen reserviert waren. Viele wissen jedoch nicht, wie oder wo sie eine neue Technologie in ihr Unternehmen integrieren sollen.

Digitale Lösungen für alte Probleme
KMU haben mit immer komplexeren Prozessen zu kämpfen und es ist für das Unternehmenswachstum wichtig, diese richtig zu verwalten. Oft werden Auswirkungen von ineffizienten Prozessen auf das Unternehmensergebnis unterschätzt, denn sie verlangsamen nicht nur Abläufe und Reaktionen, sondern sind häufig Ursache menschlichen Versagens. So bereiten unkontrollierte Papierprozesse oder das Unvermögen, auf Dokumente remote* oder über ein Mobilgerät zugreifen zu können, große Probleme – vor allem in einer Welt, in der unabhängig vom Standort direkter Zugriff auf Daten erwartet wird. Um diesen neuen Anforderungen adäquat begegnen zu können, greifen KMU vermehrt zu DigitalisierungCloud und der Kommunikation über mehrere Kanäle. Richtig genutzt kann das alles zum Unternehmenswachstum beitragen.

Investitionen in digitale Lösungen
Der Wechsel zu digitalen Lösungen ist keine Option mehr. Er ist eine Notwendigkeit für jedes Unternehmen, das erfolgreich sein möchte. Selbst der Maßnahmenplan 2014–2020 der Europäischen Kommission empfiehlt europäischen Mitgliedsstaaten explizit, „innovative Geschäftsmodelle zu unterstützen und Kompetenzen sowie Fähigkeiten zu stärken, um die Implementierung digitaler Lösungen für das Wachstum der europäischen KMU voranzutreiben“.

KMU agieren heute in einer Welt, in der digitale Technologie zunehmend erwartet wird. Kommunikation ist hier ein gutes Beispiel: Während die herkömmliche Post weiterhin wichtig für die Kommunikation mit Kunden ist, hat es in den letzten zehn Jahren unzweifelhaft einen Wechsel zu digitaleren Kanälen gegeben. Mehr und mehr Kunden möchten per E-Mail, Social Media und anderen Systemen kontaktiert werden. Dementsprechend ist es für ein Unternehmen entscheidend, über eine durchdachte Kommunikationsstrategie für mehrere Kanäle zu verfügen, damit auch unterschiedliche Kundenpräferenzen berücksichtigt werden können. Finden Kundenwünsche nicht genug Beachtung, verlieren Unternehmen nicht nur Kunden, sondern auch Folgeaufträge.

Neben der Kundennachfrage bietet digitale Kommunikation auch ein großes Wachstumspotenzial für KMU. Denn digitale Kommunikation stellt einen direkteren Zugang zum gewünschten Empfänger dar. Im Gegensatz zur physischen Kommunikation auf dem Postweg, der manchmal Tage dauert, wo Versendetes verloren gehen kann und der noch einen „dritten Mann“ erfordert, erreicht die digitale Kommunikation ihr Ziel direkt und ohne Umwege. Die Geschwindigkeit, mit der Kundenanfragen bearbeitet oder Rechnungen und Verträge gesendet werden, kann den Unterschied machen, wenn es darum geht, Folgegeschäfte zu sichern, Rechnungen zu begleichen oder Verkaufschancen nicht an einen Wettbewerber zu verlieren.

Die digitale Kommunikation erhöht somit sowohl die Genauigkeit als auch die Zuverlässigkeit. Das Verarbeiten, Vorbereiten und Senden von Dokumenten kann automatisiert werden, damit die richtigen Dokumente an den gewünschten Empfänger gehen. Das Eliminieren manueller Prozesse, verringert zum einen Fehler und verschafft Mitarbeitern zum anderen Zeit für andere wichtige Aktivitäten.

Ein weiterer Vorteil ist, dass KMU wieder mehr Kontrolle in Geschäftsbeziehungen erhalten. Beispielsweise sind kleine Unternehmen bei der Rechnungsstellung oft auf das Entgegenkommen größerer Unternehmen angewiesen, die nicht immer die vereinbarten Zahlungsfristen einhalten. Unökonomische Prozesse machen es schwer, nicht bezahlte Rechnungen nachzuverfolgen und das Geld zeitnah einzufordern. Hier hilft digitale Kommunikation, Abläufe effizienter und kontrollierter zu gestalten.

Cloud-Technologie
Technologie spielt eine wichtige Rolle für KMU, um traditionelle Wachstumshürden zu überwinden. Insbesondere die Cloud macht Unternehmensführung leichter. Eine Investition in die Cloud ist für sehr kleine Unternehmen zwar eine nicht unerhebliche Ausgabe, die sich aber rechnet. Der Zugriff auf Unternehmensanwendungen gelingt damit zu einem Bruchteil der bisherigen Kosten und weitgehend ohne kostspielige und zeitaufwändige IT-Services. Zudem egalisiert die Cloud geografische Beschränkungen und verbessert die Effizienz. Beispielsweise können Dokumente remote und sicher gespeichert werden, sodass sie übers Internet überall zugänglich sind. KMU ohne Cloud-Basistechnologie sind der Konkurrenz unzweifelhaft einen Schritt hinterher.

Da kleine Unternehmen mit starkem Wettbewerb konfrontiert sind, ist es ein langer, harter Weg, sich zu etablieren. Umso wichtiger ist es für sie, effiziente Prozesse zu nutzen und für die digitale Kommunikation bereit zu sein. Wer diesen Schritt mitgeht und eine Kommunikationsstrategie implementiert, die physische und digitale Kanäle nutzt, ist in der bestmöglichen Position, auch als KMU zu wachsen und Hürden zu überwinden.

 

* von außerhalb (z.B. Homeoffice)

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