Wenn Sie von digitaler Barrierefreiheit gehört, aber noch nichts unternommen haben um diese zu gewährleisten, ist es an der Zeit, dies zu überdenken. Die Frage ist nicht mehr, ob Sie Ihre Kundenkommunikation barrierefrei gestalten sollten, sondern wann. Der European Accessibility Act (EAA) trat im Juni 2025 in Kraft, was aus einer Empfehlung nun eine Verpflichtung macht.
Die Aktualisierung Tausender PDF-Dateien auf der Website Ihres Unternehmens oder in einem Archiv, um sie zugänglich zu machen, kann auf den ersten Blick wie eine schier unüberwindbare Aufgabe erscheinen. Aber die gute Nachricht ist: Mit den richtigen Werkzeugen klappt das relativ einfach.
Was genau ist digitale Barrierefreiheit?
Universelle digitale Barrierefreiheit bedeutet, sicherzustellen, dass die digitale Kommunikation für alle Menschen zugänglich ist - unabhängig von deren Fähigkeiten oder möglichen Einschränkungen. Manche sehbehinderten oder nicht sehbehinderten Leser sind beispielsweise auf einen Bildschirmleser angewiesen oder benötigen große Schrift oder kontrastreiche Farben, um die Informationen in ihren Dokumenten aufnehmen und verstehen zu können.
Die zahlreichen staatlichen Vorschriften und länderspezifischen Gesetze zur Barrierefreiheit, deren Einhaltung erforderlich ist, sowie die überwältigende globale Forderung nach Inklusion machen es wichtiger denn je, sicherzustellen, dass alle Menschen Zugang zu digitalen Dokumenten haben und diese nutzen können.
Da etwa 16 % der Weltbevölkerung eine Behinderung oder Beeinträchtigung haben, ist leicht nachvollziehbar, warum dies wichtig ist: Es bietet die Chance, inklusiv zu sein, und eröffnet Wachstumschancen. Die Nichtbereitstellung barrierefreier Dokumente ist ebenfalls riskant: Allein in den USA wurden im Jahr 2024 über 4.000 Klagen wegen mangelnder digitaler Barrierefreiheit eingereicht! Außerdem haben viele Unternehmen Tausende von nicht barrierefreien PDF-Dateien auf ihren Websites und versenden diese per E-Mail. Da jede dieser PDF-Dateien eine potenzielle Klage nach sich ziehen kann, ist das Risiko groß.
Warum sollte Ihr Unternehmen die Kommunikation jetzt barrierefrei gestalten?
Da in vielen Ländern Gesetze zur Barrierefreiheit von Dokumenten erlassen wurden, deren Nichteinhaltung mit Geldbußen und Strafen geahndet wird, hat die Gewährleistung eines gleichberechtigten Zugangs zu Informationen für viele Organisationen mittlerweile höchste Priorität. Einige der bekanntesten Gesetze und Vorschriften werden heute strenger durchgesetzt, was zu Geldstrafen und in einigen Fällen zu Gefängnisstrafen führt (für die Einhaltung ist häufig der CIO verantwortlich).
Der European Accessibility Act (EAA) gilt für alle Unternehmen mit Kunden in Europa. Er soll einheitliche Regeln für Barrierefreiheit in allen EU-Ländern gewährleisten. Nach allem, was wir aus der Branche und von offiziellen Stellen hören, wird die Einhaltung streng kontrolliert – ein Verstoß sollte daher keine Option für Sie sein.
Die barrierefreie Gestaltung der Kundenkommunikation ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern zudem auch gesellschaftlich das Richtige. Indem Sie der Barrierefreiheit Priorität einräumen, öffnen Sie Ihre Türen für ein breiteres Publikum und fördern die Inklusivität. Es gibt Gesetze für die physische Zugänglichkeit – denken Sie an eine Rampe am Eingang eines Gebäudes – daher ist es nur sinnvoll, auch Gesetze für die digitale Zugänglichkeit zu haben.
Im Folgenden finden Sie einige Gründe, warum Sie Ihre Kundenkommunikation für alle zugänglich machen sollten:
- Verbessern Sie das Kundenerlebnis: Digital zugängliche Kommunikation ist eine bessere Kundenkommunikation.
- Seien Sie führend in Ihrer Branche: Wenn sich ein Unternehmen für Barrierefreiheit einsetzt, zeigt es, dass es alle Menschen wertschätzt und sich für Inklusivität einsetzt. Dies kann den Ruf der Marke verbessern und Kunden anziehen, die Wert auf Vielfalt und Inklusion legen.
- Kontrolle verstärken: Alle öffentlich zugänglichen Dokumente müssen barrierefrei sein, und da Sie nicht kontrollieren können, wohin die Kommunikation nach dem Versand gelangt (z. B. sind PDFs – oder Portable Document Format – von Natur aus „portabel“), daher muss alles barrierefrei sein, wenn es Ihre Kontrolle verlässt.
- Verbessern Sie die Suchmaschinenoptimierung (SEO): Barrierefreie Inhalte führen zu einer besseren SEO – Website-Inhalte sind leichter zu finden, wenn Ihre Inhalte zugänglich sind und Suchmaschinen nehmen barrierefreie Formate besser an, was Ihre SEO verbessert.
- Tun Sie das Richtige: Indem Sie digital zugängliche Kundenkommunikation bereitstellen, tun Sie nicht nur das Richtige, sondern Sie halten sich auch an die Gesetze und vermeiden Klagen, Strafen und Bußgelder.
Compliance für digitale Barrierefreiheit verstehen
Es gibt zwei Hauptstandards zur Regelung der digitalen Barrierefreiheit: einen für PDFs und einen für die digitale Kommunikation.
PDF/UA
PDF/UA ist eine Spezifikation, die definiert, wie ein PDF-Dokument für unterstützende Technologien wie Bildschirmlesegeräte lesbar gemacht wird. Ein getaggtes PDF oder kompatibles PDF wird normalerweise als „PDF/UA“ (Portable Document Format/Universal Accessibility) bezeichnet und bedeutet, dass das Dokument für Menschen mit Seh-, Hör- und Mobilitätseinschränkungen zugänglich ist.
WCAG
Die Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) wurden für digitale Inhalte wie E-Mails und Websites entwickelt. Sie schreiben vor, dass Webinhalte mit verschiedenen unterstützenden Technologien interagieren können müssen. Die WCAG wurden vom World Wide Web Consortium (W3C) entwickelt und gelten als Standard für die Einhaltung digitaler Barrierefreiheit.
Wie können Sie nun mit der digitalen Barrierefreiheit für Ihre Kundenkommunikation starten?
Die Gestaltung Ihrer Kundenkommunikation unter Berücksichtigung der Barrierefreiheit sollte ab sofort eine gängige Praxis sein – dafür benötigen Sie jedoch die richtigen Tools. Die meisten Kundenkommunikationssoftwareprogramme, einschließlich des Inspire-Portfolios von Quadient, können dazu beitragen, dass Ihre Kundenkommunikation digital zugänglich ist und den globalen und regionalen Vorschriften entspricht.
Aber was ist mit all den archivierten Dokumenten, die Kunden auf Anfrage anfordern? Was ist mit all den PDFs, die Sie bereits verschickt, auf der Unternehmenswebsite veröffentlicht oder im Archiv Ihres Unternehmens gespeichert haben? Diese können Sie ganz einfach nachträglich umwandeln. Mit der richtigen Wiederherstellungssoftware können Sie nahezu jedes historische Dokument von einem Partner, einem Unternehmensarchiv oder einer anderen externen Quelle abrufen und barrierefrei gestalten.
Quadient bietet ein Korrekturtool namens Inspire Adapt an. Es konvertiert PDFs sowohl in Batch- als auch in On-Demand-Szenarien mit hohen Volumina in PDF U/A-Dokumente.
Unterm Strich lässt sich sagen: Die universelle Dokumentenzugänglichkeit ist entscheidend, um sicherzustellen, dass digitale Dokumente für alle zugänglich sind - unabhängig von den Fähigkeiten oder Beeinträchtigungen der Empfänger Ihrer Kommunikation.
Sie gewährleistet einen gleichberechtigten Zugang zu Informationen, erfüllt gesetzliche und behördliche Anforderungen, verbessert die Benutzererfahrung, steigert die Produktivität und Effizienz, stärkt den Ruf der Marke und erfüllt die Anforderungen des Kundensegments.