Warum die Umstellung auf eine automatisierte Rechnungsstellung Ihr Unternehmen zukunftssicher machen kann

Yasmina Hachemi | 15. November 2022
E-Invoicing auf einem Tablet

Das digitale Zeitalter ist da. Trotzdem hinken noch zahlreiche Geschäftsprozesse hinterher, allem voran das Rechnungsmanagement. 

Im Jahr 2019 wurden weltweit nur 10 % der Rechnungen digital versandt, obgleich die Rechnungsstellung ein so wichtiger Bestandteil des Geschäftsbetriebs ist. Diese Zahl stieg von 55 Milliarden im Jahr 2019 auf rund 91 Milliarden im Jahr 2022, was jedoch noch immer ein nur kleines Segment des gesamten Rechnungsmarktes darstellt.

Warum ist es also gerade jetzt an der Zeit, den Umstieg auf die digitale Rechnungsstellung und -ausgang in Betracht zu ziehen? Hier sind die wichtigsten Gründe für kleine bis mittelständische Unternehmen.

Was ist digitale Rechnungsstellung?

Bei der digitalen Rechnungsstellung wird eine SaaS-Plattform verwendet, um Rechnungen für alle Kunden im Bereich B2B, B2C und B2G zu versenden. Eine digitale Plattform automatisiert sich wiederholende Aufgaben, wie z. B. die Rechnungsvorbereitung und den -versand, und erleichtert in der Regel die Begleichung der Rechnungen. 

Eine digitale Plattform optimiert nicht nur die Ausstellung und Übermittlung von Rechnungen, sondern ermöglicht auch die Überwachung von Statistiken und Leistungskennzahlen (KPIs). Diese wiederum helfen Ihnen bei der Überwachung von Kosten und Forderungslaufzeiten, um Fallstricke in Ihrer Rechnungsverarbeitung besser erkennen zu können.

Warum jetzt auf digitale Rechnungsstellung umstellen?

Die digitale Rechnungsstellung ist kein brandneues Konzept. Die Gründe für einen Umstieg sind jedoch unabhängig von der Art des Unternehmens überzeugender denn je. Hier erfahren Sie, warum der Übergang zu einer digitalen Rechnungsstellungslösung so viel Sinn macht.

Höhere Effizienz

Die Umfrage „Worldwide Electronic Survey“ von EY hat ergeben, dass die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung Unternehmen bei der Senkung der Kosten und des Fehlerrisikos hilft und gleichzeitig Skaleneffekte ermöglicht. Vereinfacht ausgedrückt: Durch die Automatisierung einer einfachen und sich wiederholenden Aufgabe (wie der Erstellung von Rechnungen) wird das Risiko von Fehlern eliminiert und der Zeitaufwand für diese Aufgabe drastisch reduziert.

Zudem sorgt die Integration einer Zahlungsplattform in den elektronischen Rechnungsservice für schnellere und einfachere Zahlungen. Ihre Kunden können die Zahlungen sofort veranlassen, wodurch sich Ihre Forderungslaufzeit verringert und Sie Ihr Budget effektiver einsetzen können.

Compliance

Die digitale Rechnungsstellung wird in innovativen Märkten schnell zur Norm und dringt allmählich auch in traditionellere Branchen vor. Obwohl das Konzept bereits bekannt ist, zeigen die obigen Zahlen, dass es sich noch nicht universell verbreitet hat.

Zahlreiche Länder haben jedoch Gesetze erlassen, die mit der Digitalisierung von Rechnungen einhergehen. Einige stehen im Zusammenhang mit der Verringerung von Mehrwertsteuerausfällen, während andere Gesetze lediglich der einfacheren Steuerprüfung dienen.

Was auch immer der Grund sein mag, die elektronische Rechnungsstellung wird die rechtlichen Verpflichtungen von Unternehmen erheblich erleichtern. Einige Länder (z. B. Deutschland) erwägen die Einführung eines nationalen Standards für elektronisches Rechnungsmeldesystem, um die digitale Rechnungsstellung und den Zahlungsverkehr zu optimieren und sich vor Mehrwertsteuerausfällen zu schützen.

All dies führt zu einem Bedarf an Maßnahmen, die Compliance Ihres Unternehmens mit gesetzlichen Vorgaben sicherstellen. Der frühe Einstieg in die elektronische Rechnungsstellung bedeutet, dass Ihr Unternehmen alle Änderungen an den Prozessen vornehmen kann, bevor die gesetzlichen Auflagen in Kraft treten. Auf diese Weise können Sie Anfangsprobleme erkennen, die andernfalls zu Geldstrafen führen könnten, wenn Sie bis zum Inkrafttreten dieser Vorschriften warten.

Veränderung zum Besseren

Die Automatisierung stellt einen der größten Umbrüche in der jüngeren Geschichte dar. Unternehmen profitieren in hohem Maße von der Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, wie z. B. der Rechnungsstellung, da sie Fehler und die Bearbeitungszeit massiv reduziert. 

Laut den Prognosen von Forrester für das Jahr 2022 werden sich 10 % der Führungskräfte in der IT-Branche auf Investitionen in die Automatisierung konzentrieren, um Personal und Ressourcen für neue Initiativen freizusetzen. Gleichzeitig wird erwartet, dass der Automatisierungsmarkt in den nächsten 5 Jahren mit einer jährlichen Rate von 5,5 % wächst. Damit ist klar, dass die Automatisierung auch weiterhin ein bedeutendes Geschäftsfeld sein wird.

Betrachtet man dies vor dem Hintergrund des wachsenden Trends zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen, so kann davon ausgegangen werden, dass beide Faktoren Hand in Hand gehen – denn eine Automatisierung ohne Digitalisierung ist nicht möglich.

Die Automatisierung setzt nicht nur Ressourcen frei, sondern bedeutet auch, dass sich die Mitarbeiter von zeitraubenden Tätigkeiten wie der Rechnungsstellung und dem -versand lösen und sich auf personenbezogene Aufgaben konzentrieren können. 


Best Practices für die elektronische Rechnungsstellung verstehen

Wenn Sie mit dem Markt nicht vertraut sind, kann sich die Implementierung einer Plattform für die elektronische Rechnungsausgang als kompliziert erweisen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie am besten auf die digitale Rechnungsstellung umsteigen, laden Sie das Whitepaper von Quadient herunter.