E-Rechnung Software

Soll E-Invoicing im Unternehmen eingeführt werden, stellen sich vorab Fragen zur Art des Betriebs sowie der gewünschten Standards und Formate: Ist für den Betrieb das eigene Rechenzentrum vorgesehen oder kommt Hosting in Frage? Soll die Software als Lizenzprodukt on-premise bezogen werden oder wäre es ein Cloud-Service auf Pay-as-you-go-Basis die bessere Wahl? Welche Standards und Formate sind aufgrund von aktueller Geschäftslage und Partnerschaften relevant und welche könnten in Zukunft benötigt werden?

Cloud-basiert oder on-premise – Welches Betriebsmodell ist das richtige?

Welches Betriebsmodell für das eigene Unternehmen das richtige ist, basiert auf den individuellen Voraussetzungen, Bedürfnissen und Zielen. Eine skalierbare SaaS-Lösung, wie sie Quadient mit Quadient Impress bietet, passt sich nahtlos an das Unternehmen mit seinen spezifischen Geschäftsanforderungen an und greift auf die bestehende Infrastruktur zurück, sodass die internen Ressourcen optimal genutzt werden können und schenkt somit maximale Flexibilität. Da die Lösung mit deutlich weniger Investitionskosten und Risiken verbunden ist als eine On-premise-Lösung, ist sie auch ideal für Unternehmen, die zunächst nur über eine überschaubare Anzahl an Kunden verfügen, die elektronische Rechnungen verlangen. Neben der hohen Flexibilität punktet die cloudbasierte Rechnungseingangsverarbeitung außerdem mit einer schnellen Implementierung, einer einfachen Integration und einer hohen Betriebssicherheit.

Die On-Premise-Variante hingegen eignet sich besonders für jene, die zahlreiche elektronische Rechnungen versenden und empfangen und darüber hinaus maximale Kontrolle über ihre Rechnungslegungs- und Abwicklungsprozesse möchten. Allerdings müssen Unternehmen, die sich für eine On-premise-Installation entscheiden, mit hohen Anschaffungskosten in Hard- und Software inklusive Implementierung und Wartung rechnen. Darüber hinaus sind die laufenden Kosten in qualifiziertes Fachpersonal nicht zu unterschätzen.

E-Rechnung Software automatisiert den Prozess der elektronischen Rechnungsstellung, wodurch Unternehmen ihre Agilität, Geschwindigkeit und die Transparenz ihrer Workflows verbessern können. Daten lassen sich automatisch identifizieren und Informationen verteilen. Ein weiterer Vorteil: Mit einem effizienten elektronischen Rechnungsstellungssystem kann die Fehlerquote gesenkt werden, da viele manuelle Schritte entfallen. Automatisierte durchgängige Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung nehmen Unternehmen außerdem die Last, sich um die Einhaltung komplexer Compliance-Vorschriften kümmern zu müssen, denn mit einer E-Invoicing Software können alle Regelungen für die elektronische Rechnungsstellung nach der Rechnungsprüfung und -abwicklung selbst im internationalen Umfeld erfüllt werden. Stehen Steuerprüfungen an, kann Prüfern oder internen Beteiligten ganz einfach der Zugriff auf alle wichtigen Daten und Dokumente gewährleistet werden. Darüber hinaus schaffen Unternehmen mit einer E-Rechnung Software beste Voraussetzungen, um Dokumente gesetzeskonform im Sinne der GoBD zu archivieren. Welche Funktionen letztlich benötigt werden, hängt von den individuellen Anforderungen eines Unternehmens ab.

Automatisierte Rechnungsstellungsprozesse

Software für die elektronische Rechnungsverarbeitung sorgt in erster Linie für beschleunigte und automatisierte Prozesse im Rechnungswesen. Mit Lösungen wie Quadient Impress Automate lässt sich die Zeit, die für die Vorbereitung ausgehender Kommunikation benötigt wird, erheblich verkürzen und gleichzeitig die Integrität und Sicherheit von Dokumenten sicherstellen. Indem sich wiederholende manuelle Aufgaben eliminiert werden, steigt die Effizienz der Mitarbeiter, darüber hinaus reduziert die Automatisierung des Dokumentenvorbereitungs- und verteilungsprozesses die Gefährdung durch potenzielle Fehler und Compliance-Risiken.

Anpassbare Vorlagen und Layout-Optionen

Ein weiterer attraktiver Vorteil von E-Invoicing Software ist die Möglichkeit, diese individuell anzupassen. So können eigene Vorlagen, Formulare und personalisierte Berichte erstellt oder eigene Logos einfügt werden, um die E-Rechnungen zu personalisieren. Weitere Anpassungen, wie Informationen zu gelieferten Produkten oder erbrachten Dienstleistungen, Kontaktinformationen, Rabatte oder Skonti lassen sich problemlos vornehmen. Darüber hinaus ist es auch möglich, eigene Vorlagen zu entwickeln.

Echtzeit-Datenanalyse und Reporting-Tools

Zeitgemäße E-Invoicing Software verfügt über integrierte Analysefunktionen und graphische Dashboards, um Unternehmen zu ermöglichen, Echtzeit-Daten zu sammeln, Berichte zu erstellen und auf Basis dessen, zeitnahe und fundierte Entscheidungen zu treffen. Mit einem umfassenden Einblick in jede Phase des Dokumentenlebenszyklus lässt sich jeder Schritt nachverfolgen, sodass Klarheit darüber herrscht, wann Dokumente zugestellt wurden.

Integration in bestehende Systeme

Die ideale E-Rechnung Software sollte sich problemlos in die Workflow-, Fakturierungs- und Buchhaltungssysteme eines Unternehmens integrieren lassen, ohne dass die vorhandenen Funktionen ersetzt werden müssen. Quadient Impress erfordert keine maßgeblichen IT-Interventionen oder Ressourcen, um die Technologie zu implementieren oder zu aktualisieren. Die Plug-in-Architektur schenkt außerdem die Flexibilität, die Lösung mit einer Vielzahl integrierter Anwendungen und Dienste zu konfigurieren.

Sicherheit und Compliance-Funktionen

Die elektronische Rechnungsstellung erfordert, wie bereits erwähnt, die Einhaltung spezifischer Gesetze und Vorschriften, die sich von Land zu Land unterscheiden. Daher sollte die Software der Wahl die technischen Anforderungen in punkto Rechnungsinhalt, Form und Format, Integrität und Authentizität, Audit-Anforderungen und vertragliche Anforderungen erfüllen. Unternehmen sollten außerdem darauf achten, dass die E-Rechnung Software über die Möglichkeit einer revisionssicheren Archivierung verfügt und die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und der GoBD erfüllt.
 

Die Auswahl der richtigen E-Invoicing-Lösung hat entscheidenden Einfluss auf die Effizienz der Rechnungsverarbeitung und trägt damit entscheidend zum geschäftlichen Erfolg eines Unternehmens bei. Um hierbei keine Fehlschüsse zu riskieren, werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Kriterien.

Identifizieren Sie Ihre Bedürfnisse und Ziele

Im ersten Schritt ist es entscheidend, einen fundierten Überblick über die laufenden Prozesse der Rechnungserstellung, -prüfung und -erfassung sowie der Buchungsstrategien zu erhalten. Dies gibt auch Aufschluss über mögliche Verbesserungspotenziale. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Analyse der Schnittstellen zu anderen Systemen, deren erfasste Daten bei der Einführung einer E-Invoicing-Lösung genutzt werden könnten, wie etwa Warenwirtschaftssysteme, Fakturierungsprogramme oder ein Dokumenten-Management-System. Die Schnittstellen des ERP-Systems für die Erstellung und den Empfang elektronischer Rechnungen sind hier entscheidend. Darüber hinaus sollten Sie möglichst frühzeitig definieren, in welchem Standard (oder welchen Standards) die E-Rechnung erstellt werden soll. Dieser Ausgangsstandard entscheidet über den inhaltlichen Umfang der zu übermittelnden Informationen und definiert die Wahl- und Pflichtelemente der E-Rechnung. Im nächsten Schritt geht es darum, die relevanten Daten in den Abrechnungssystemen zu ermitteln. Für klassische Abrechnungssysteme, wie etwa SAP-Lösungen, stellen Drittanbieter standardspezifische Lösungen für die Umsetzung elektronischen Rechnungen zur Verfügung.

Das Auswahlverfahren

Jetzt gilt es, auf Basis der Analyseergebnisse und unternehmerischen Ziele, den optimalen Anbieter auszuwählen. Folgende Kriterien sollten hierbei Beachtung finden:

• Der Betrieb
  Welche Arten des Betriebs werden angeboten und wie hoch ist der Aufwand für das Unternehmen?
  Wie steht es um Support und Release-Zyklen?
  Wo ist der Betriebsstandort?
• Nähere Betrachtung des Lösungsanbieters bzw. Beratungs- und Implementierungspartners
  Welche Referenzen gibt es?
  Handelt es sich um einen regionalen Anbieter?
• Die funktionalen Anforderungen
  Welche Schnittstellen werden angeboten?
  Welche Prozesse werden unterstützt?
  Inwiefern lässt sich die präferierte Lösung individualisieren oder erweitern?
• Die rechtlichen Anforderungen
  Welche steuerrechtlichen Vorschriften können erfüllt werden? 
  Gibt es spezielle Anforderungen in dem Bereich, in dem die Lösung zum Einsatz kommen soll?

Warum Netzwerke zum Dokumenten- und Datenaustausch eine gute Wahl sind

Was wäre, wenn es eine Technologie gäbe, auf deren Basis sich Transaktionsdokumente zwischen Sendern und Empfängern unabhängig von der jeweiligen Systemumgebung austauschen ließen? Mit dem TRAFFIQX®-Netzwerk ist dies möglich: Acht teilnehmende Provider, zu denen unter anderem Quadient gehört, betreiben als eigenständige Dienstleistung einen Knotenpunkt in diesem Netzwerk, das auf einer redundanten Architektur ruht und so für die nötige Prozess-Sicherheit und Skalierbarkeit sorgt. Teilnehmer können somit Provider-übergreifend Dokumente austauschen und müssen sich dafür nur einmal registrieren. Die Datenhaltung jedoch erfolgt ausschließlich beim eigenen Netzwerk-Partner des Teilnehmers. Da es sich bei TRAFFIQX® um einen Service und nicht um eine lokale Software handelt, entstehen für den Kunden keine Integrationskosten. Da der Service die Systeme nutzt, die bereits im Unternehmen vorhanden sind, sind auch keine Investitionen in Hard- oder Software nötig. Da das Netzwerk offen gestaltet ist, sind über Roaming- und Interoperabilitätsabkommen internationale Business- und Behörden-Plattformen sowie Dienstleister angebunden.

Als Mitglied von TRAFFIQX® ermöglicht Quadient mit Quadient Impress eine benutzerfreundliche, Cloud-basierte und skalierbare Plattform, die den gesamten Workflow der Kundenkommunikation automatisiert. Transaktionsdokumente können über beliebige Kanäle versendet werden und schenkt Unternehmen damit die Agilität, rasch auf Kunden-, Behörden- und Umweltanforderungen zu reagieren. Dabei bietet Quadient Impress leistungsstarke Anwendungen und Services, die ebenso unabhängig wie nahtlos zusammenarbeiten. Die modulare Architektur der Plattform ermöglicht es, die Lösung so zu konfigurieren, dass sie den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens entspricht und sich dem individuellen Wachstumstempo anpasst.
 

Mit einer Software, die auf die individuellen Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten ist, gestalten sich die Erstellung sowie der Versand einer elektronischen Rechnung einfach, kostengünstig und ressourcensparend. Ein weiterer Vorteil ist die Beschleunigung von Workflows sowie Bezahlvorgängen. Denn die Erledigung der gesamten Buchhaltung könnte so in nur wenigen Schritten erledigt werden.