GLN (Global Location Number)

Die Global Location Number (GLN) dient weltweit und branchenübergreifend der zweifelsfreien und überschneidungslosen Identifizierung von Unternehmen und Unternehmensteilen, wie beispielsweise Standorten und Lagern.

Die GLN-Nummer weist jedem Unternehmen eine dedizierte Nummer zu, mit der sich Unternehmensdaten schnell, fehlerfrei und maschinenlesbar austauschen lassen. Mit Hilfe der 13-stelligen Ziffernfolge können die in Datenbanken hinterlegten Unternehmensinformationen komplikationslos abgerufen und zuverlässig ausgetauscht werden. Im Zuge dessen ist es in der Logistik sogar möglich, einzelne Rampen oder Anlieferungsstellen zweifelsfrei zu identifizieren.

Die GLN ist die Basis für die GTIN (Global Trade Item Number) und weitere Identifikationsnummern. All diesen Nummern gemein ist die GS1-Basisnummer. Sie ist einer der Bestandteile der GLN.

Lizenznehmer eine globalen GLN haben die Wahl zwischen zwei unterschiedlichen Formen der GLN – abhängig davon, ob zusätzliche Lokationsnummern vergeben oder weitere Identifikationsnummern gebildet werden sollen.

GLN Typ 1 

Die GLN Typ 1 ist 13-stellig und ist für Unternehmen gedacht, die lediglich eine globale Lokationsnummer benötigen, um sich selbst eindeutig identifizieren zu können. Diese GLN ermöglicht nicht die Generierung weiterer GS1-Identifikationsnummern und kann daher nicht zur Kennzeichnung von Produkten (GTIN) oder zur Nummerierung von Versandeinheiten (NVE/ SSCC) genutzt werden.

GLN Typ 2

Wer neben der eigenen Unternehmensidentifikation weitere Lokationsnummer vergeben möchte oder weitere Nummernsysteme nutzen möchte, entscheidet sich für die GLN Typ 2. Sie ist ebenfalls 13-stellig, enthält eine Basisnummer, eine variable Endnummer, die vom Unternehmen selbst generiert wird und eine Prüfziffer. Die eigens generierten Ziffern kennzeichnen beispielsweise einzelne Filialen, Abteilungen oder Rampen.

Die Einsatzgebiete

Der Identifikationsstandard GLN kann als numerischer Schlüssel entlang der gesamten Wertschöpfungskette und von allen Marktteilnehmern – Lieferanten, Herstellern, Dienstleistern aus Handel und Verkehr sowie Verbrauchern als Endabnehmern – eingesetzt werden. Denn die GLN ist ein zuverlässiges Instrument zur maschinengerechten Verarbeitung von Adressdaten.

GLN-Nummer abfragen 

Wer möchte, kann auch über eine GLN-Nummer suchen: Um zu erfahren, welches Unternehmen sich dahinter verbirgt, können Interessierte den GEPIR-Service (https://www.gepir.de) nutzen, der von der GS1 Germany bereitgestellt wird. Dort muss lediglich die GLN-Nummer in ein Suchfeld eingegeben werden. Über den Unternehmensnamen zeigt der GEPIR-Service übrigens auch die dazugehörige GLN-Nummer an. Diese Prozesse funktionieren auch mit einer GTIN-Nummer. 

Sowohl die Vergabe als auch die Verwaltung der GLN durch die GS1 ist kostenpflichtig. 

Unternehmen sollten unbedingt beachten, dass der GLN-Nummern zwar auch von Drittanbietern erworben werden können. Allerdings lässt sich in diesem Fall der Unikatstatus nicht überprüfen. Darüber hinaus kann die Verwendung nicht lizensierter GLN-Nummern zur Auslistung bei Online-Marktplätzen führen. Die Kosten für eine Neuetikettierung sind ebenfalls nicht zu unerheblich. 

Die GLN-Nummer gehört ebenso wie weitere Identifikationsindikatoren zum GS1-Identnummernsystem und kann daher bei den Landesniederlassungen der GS1 beantragt werden. Die globale Standardisierungsorganisation GS1 hat es sich zum Ziel gesetzt, Wertschöpfungsprozesse durch die Entwicklung weltweit gültiger Standards zu vereinfachen.

Um elektronische Dokumente über EDI übermitteln und austauschen zu können, muss ein Unternehmen zwingend mit einem GLN-Code zweifelsfrei identifiziert werden können. Die GLN-Nummer wird mit den strukturierten Daten in der EDI-Nachricht übermittelt. Auf diese Weise kann eine Duplizierung von Standorten vermieden werden. Dadurch, dass die GLN-Nummer die elektronische Adresse verifiziert, lässt sich der Informationsaustausch entlang der Lieferkette effizienter gestalten. Unternehmen sind gezwungen, dafür zu sorgen, dass alle physischen Standorte, juristischen Personen und Verwaltungsstrukturen, die an geschäftlichen Prozessen beteiligt sind, zweifelsfrei identifiziert werden können.

Funktionsweise 

Bei den Informationen, die sich hinter der GLN-Nummer verbergen und in einer zentralen Datenbank hinterlegt werden, handelt es sich um den Namen des Unternehmens, die Umsatzsteuernummer, den Standort sowie die Art des Ortes, die Adresse, Kontaktkanäle und -informationen wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, Ansprechpartner und Rechnungsdaten. 

GLN-Nummer: Bedeutung und Vorteile 

Mit Hilfe der GLN lassen sich nicht nur Betriebsstätten zweifelsfrei identifizieren. Der eindeutige Code, mit dem sich alle Unternehmensinformationen einfach und schnell abrufen lassen, vereinfacht den Warenfluss, sorgt für maximale Transparenz und reduziert die Fehlerquote. Zudem entfällt die doppelte Datenpflege – etwa im System der Hersteller und Händler – und die Brief- bzw. Mail-Kommunikation zu den einzelnen Prozessen nimmt ab. Dank der Umwandlung in einen Strichcode lassen sich Artikel außerdem schneller in Kassen registrieren und im Lager problemlos einscannen. Die Verwendung einer GLN-Nummer ermöglicht außerdem eine vollständig automatisierte EDI-Kommunikation. 

Die Rolle von GLN und GTIN für den elektronischen Rechnungsaustausch EDI 

Unternehmen, die mit ihren Handelspartnern elektronische Dokumente wie Rechnungen oder andere Belege über EDI austauschen möchten, sind gezwungen, sich mit den GS1-Identifikationsnummern GLN (zur Identifizierung juristischer Personen und Lokationen) sowie GTIN (als weltweit gültiger Standard zur zweifelsfreien Kennzeichnung von Produkten und Dienstleistungen) auseinanderzusetzen. Die Verwendung von Postadressen ist in elektronischen Dokumenten nicht geeignet. Und um Bestellungen, Bestellbestätigungen oder Lieferavis eindeutig identifizieren zu können, müssen Produkte eine GTIN aufweisen.  

Um EDI erfolgreich im Unternehmen zu implementieren und von allen Vorteilen des elektronischen Datenaustauschs profitieren zu können, benötigen Unternehmen nicht nur die passende Software. Zur Vorbereitung gehört zwingend die Beantragung einer globalen Lokationsnummer (GLN) zur Identifizierung gegenüber den Nachrichtenpartnern.