Der rechtliche Hintergrund
EU-Richtlinie 2014/55/EU
Die Europäische Union hat mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen wesentliche Vorgaben zur Umsetzung der elektronischen Rechnung erlassen.
https://lexparency.de/eu/32014L0055/
Europäischen Norm EN 16931
Mit der Norm EN 16931 wird die europäische Richtlinie für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern umgesetzt (EN 2014/55/EU).
https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/wikis/display/DIGITAL/EN+16931+compliance
E-RechV
Die E-Rechnungsverordnung regelt die Ausgestaltung der elektronischen Rechnungsstellung zwischen der Bundesverwaltung und ihren Lieferanten. Sie konkretisiert die Vorgaben aus dem E-Rechnungsgesetz des Bundes und ist Teil der Umsetzung der Eu-Richtlinie 2014/55/EU.
https://www.bmwk.de/Redaktion/DE/Downloads/V/verordnung-elektronische-rechnungserstellung-oeffentliches-auftragswesen.pdf?__blob=publicationFile&v=4
VAT in the Digital Age (ViDA)
Die EU-Kommission hat im Rahmen der Initiative „VAT in the digital age (ViDA)“ einen Richtlinienentwurf veröffentlicht, der die Digitalisierung der Meldepflichten, neue Vorschriften im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung, der Besteuerung der Plattformwirtschaft sowie eine einheitliche EU-weite MwSt-Registrierung beinhaltet.
https://ec.europa.eu/info/law/better-regulation/have-your-say/initiatives/13186-Mehrwertsteuer-im-digitalen-Zeitalter_de
Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform des Bundes
Die Rechnungseingangsplattform des Bundes ist eine Plattform, mit der Lieferanten und Dienstleister E-Rechnungen an die unmittelbare Bundesverwaltung übermitteln können.
https://xrechnung.bund.de/prod/er_files/nutzungsbedingungen_de.jsp
Aktuelle Informationen zum Stand der E-Rechnung auf Länderebene
Die Verfahren für die elektronische Rechnungsstellung sind nicht in allen deutschen Bundesländern gleich.
https://www.ferd-net.de/
Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) regelt dem Umgang mit personenbezogenen Daten.
https://dsgvo-gesetz.de
Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
Die GoBD enthalten Vorgaben, die gemäß der Finanzverwaltung für alle EDV-Systeme relevant sind, welche steuerrelevante Daten direkt oder indirekt erfassen oder verarbeiten.
https://www.finanzamt.bayern.de/Informationen/Steuerinfos/Weitere_Themen/Aussenpruefung/2019-11-28-GoBD-1.pdf
Formate und Spezifikationen
Core Invoice Usage Specification CIUS
Während in der EN 16931 Format, Datenstruktur und Syntax als Standards definiert werden, definieren die einzelnen EU-Länder die speziellen Anforderungen in Form von Core Invoice Usage Specifications (CIUS). In Deutschland wurde die CIUS XRechnung erarbeitet.
https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/wikis/display/EINVCOMMUNITY/Registry+of+CIUS+%28Core+Invoice+Usage+Specifications%29+and+Extensions
Universal Business Language UBL
Universal Business Language bezeichnet eine offene Bibliothek standardisierter elektronischer XML-Geschäftsdokumente für Beschaffung und Transport. UBL hat ihren Ursprung in den EDI-Standards und anderen abgeleiteten XML-Standards.
https://www.oasis-open.org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=ubl
Cross Industry Invoice CII
Cross Industry Invoice (CII) ist neben der Universal Business Language (UBL) eine weitere Syntax, welche der EU-Norm entspricht und die bei der Übermittlung von E-Rechnungen zulässig ist.
https://unece.org/sites/default/files/2021-10/SCMP04-EU-CII-work-update.pdf
Business Interoperability Specification (BIS)
Die von Peppol entwickelten Business Interoperability Specifications (BIS) bieten Spezifikationen für Produktkataloge, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Versandanzeigen, Rechnungen und Gutschriften.
https://docs.peppol.eu/pracc/files/BIS-eDocuments-guide-for-pre-award-v1.2.pdf
XRechnung
Bei der XRechnung handelt es sich um ein XML-basiertes Standardformat für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Die XRechnung basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und implementiert die beiden Syntaxen CII (Cross Industry Invoice) und UBL (Universal Business Language).
https://www.e-rechnung-bund.de/faq/xrechnung/#:~:text=XRechnung%20ist%20ein%20Standard%20für,die%20Weiterverarbeitung%20durch%20unterschiedliche%20Softwaresysteme.
UN/EDIFACT
Bei dem Standard United Nations Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and Transport handelt es sich um den internationalen Standard für EDI.
https://unece.org/trade/uncefact/introducing-unedifact
Netzwerke
Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT)
Die KoSIT hat die Aufgabe, die Entwicklung und den Betrieb von IT-Standards für den Datenaustausch in der öffentlichen Verwaltung zu koordinieren.
https://www.xoev.de
Forum elektronische Rechnung Deutschland FeRD
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ist die nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland.
https://www.ferd-net.de
Europäisches Standardisierungsgremium CEN (Comité Européen de Normalisation)
Das Europäische Komitee für Normung (CEN) hat es sich zum Ziel gesetzt, die europäische Wirtschaft im globalen Handel zu fördern – insbesondere mit Hilfe einer effizienten Infrastruktur zur Entwicklung, Verwaltung und Verteilung von europaweit kohärenten Normen und Spezifikationen.
https://www.cencenelec.eu
Plattformen
Pan-European Public Procurement OnLine (Peppol)
Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) ermöglicht Handelspartnern den Austausch standardbasierter elektronischer Dokumente über das Peppol-Netzwerk. Zu diesen elektronischen Dokumenten gehören neben Rechnungen auch Bestellungen, Lieferscheine, oder Kataloge.
https://peppol.eu
ZRE
Das Zentrale Rechnungseingangsportal ist für Lieferanten der unmittelbaren Bundesverwaltung bzw. der zentralen öffentlichen Auftraggeber des Bundes zum Zwecke der Erstellung und des Versands von XRechnungen vorgesehen.
https://xrechnung.bund.de/prod/authenticate.do
OZG-RE
Die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform dient ebenfalls der Erstellung und des Versands von XRechnungen, ist jedoch nur für Lieferanten der mittelbaren Bundesverwaltung sowie der kooperierenden Bundesländer vorgesehen.
https://xrechnung-bdr.de/edi/
Hier finden Sie Informationen rund um die Pflichtangaben einer E-Rechnung
Leitweg-ID
Mittels einer Leitweg-ID lässt sich ein Rechnungsempfänger zweifelsfrei identifizieren und adressieren.
https://leitweg-id.de
Peppol-Verzeichnis
Das Peppol-Verzeichnis soll Unternehmen dabei unterstützen, potenzielle bzw. existierende Partner im Peppol-Netzwerk zu identifizieren.
https://directory.peppol.eu/public/locale-en_US/menuitem-search
GS1
Bei der GS1 handelt es sich um eine gemeinnützige Standardisierungsorganisation, die verschiedene Nummerierungsschemata für den globalen Handel ausgibt und verwaltet. Hierunter fällt auch die Implementierung von Standards wie EANCOM, GLN und GS1 XML.
https://www.gs1-germany.de/ean-gtin-barcode/ean-kaufen/
Global Data Synchronisation Network (GDSN)
Das Global Data Synchronisation Network (GDSN) ist eine internationale Initiative für einen konsistenten und homogenen Datenaustausch. Dieser GS1-Standard wirkt sich darauf aus, wie Informationen gesammelt, verarbeitet und angezeigt werden, die Lieferanten ebenso wie Zwischenhändler, Einzelhandelsketten, Onlineshops und Endverbrauchern zugänglich sein sollten.
https://www.gs1.org/services/gdsn
GTIN (Global Trade Item Number)
Die GTIN (Global Trade Item Number) bezeichnet einen GS1-Standard, der zur eindeutigen Identifizierung von Handelseinheiten weltweit dient.
https://www.gs1.org/standards/id-keys/gtin
GPC (Global Product Classification)
Die GPC ist eine weltweit gültige Klassifikation, mit der Handelsgüter international verständlich und detailliert eingeordnet werden können. Sie ist als Pflichtelement Voraussetzung für den Stammdatenaustausch über GDSN.
https://www.gs1-germany.de/serviceverzeichnis/gpc-services/basiswissen-gpc/
Global Location Number (GLN)
Die GLN (Global Location Number) ist ein GS1-Standard, der zur Identifizierung eines Unternehmens oder einer Organisation als juristische Person dient. Diese Nummern werden auch verwendet, um den Standort von physischen oder funktionalen Einheiten im Unternehmen zu identifizieren.
https://www.gs1-germany.de/gs1-standards/identifikation/unternehmen-gln/#:~:text=Was%20ist%20eine%20GLN%3F,sind%20nur%2013%20Ziffern%20notwendig.
GEPIR-Service
Der internetbasierte Service GEPIR (Global Electronic Party Information Registry) bietet schnelle Einsicht in die Kontaktdaten von Unternehmen. Die Suche kann sowohl über Unternehmensnamen als auch über GS1 Idente wie die Lokationsnummer (GLN), Artikelnummer (GTIN) oder einen anderen GS1 Key erfolgen.
https://www.gepir.de
GEFEG
Hierbei handelt es sich um das Portal für die Validierung von E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format.
https://www.din-zugferd-validation.org/ValidationPortal/(S(ikiukqol2kbawpfyzukghgwh))/ZUGFERD/Login.aspx?Proj=1&Lang=DE