Leader des solutions omnicanales, Quadient France a fait face à la crise sanitaire en s’appuyant notamment sur sa maîtrise des outils digitaux. La communication à distance et la signature électronique des actes juridiques ont été deux leviers majeurs pour la continuité de l’activité, mais aussi pour la préservation de la cohésion et de l’unité des équipes en période de confinement.

 

Un plan télétravail déjà expérimenté

Presque deux ans jour pour jour après s’être réunies sur le nouveau site de la rue Henri Becquerel à Rueil-Malmaison, les équipes de Quadient France se sont à nouveau dispersées durant le confinement. Comme 5 millions de Français - 24% des salariés d’après un sondage Odoxa –, les 381 collaborateurs ont basculé en mode télétravail en mars dernier. Une décision qui est la conséquence des mesures décrétées par le gouvernement pour faire face à la pandémie de Covid-19. Mais ce mode d’organisation avait été réfléchi en amont par la Direction des Ressources Humaines, bien avant que la menace infectieuse ne bouleverse brutalement les processus dans les entreprises. Lorsque Sébastien Amara a planché à la mise en place massive du télétravail chez Quadient France – le nom d’alors – en 2018, ce projet faisait suite au rassemblement des équipes sur un nouveau site proche de la gare RER de Rueil-Malmaison. Et ce n’est pas le contexte sanitaire mais social qui l’avait incité à anticiper un cas de force majeur : les grèves dans les transports et répondre à une aspiration du personnel de l’entreprise.

 

Equiper les collaborateurs

La réforme des retraites promise par le président de la République a provoqué la plus longue mobilisation syndicale à la RATP depuis 1995. Entre le début du mois de décembre 2019 et la fin janvier 2020, les Franciliens ont dû composer avec plus de 50 jours de grève et de fortes perturbations pour accéder à leur lieu de travail. Une problématique à laquelle les collaborateurs de Quadient France étaient particulièrement exposés avec la ligne A du RER et une distance depuis Paris plus importante par rapport aux anciens sites de Clichy et Nanterre. Aux prémices du mouvement de grève contre la suppression des régimes spéciaux, Sébastien Amara avait ainsi pu déclencher le « plan télétravail ». Chaque collaborateur a été équipé d’un ordinateur portable configuré pour le travail à distance, avec notamment un dispositif de softphonie (VoIP) et des outils collaboratifs de Microsoft 365 (Teams, SharePoint, etc.). Lorsque seulement trois RER A sur dix circulaient vers Rueil, ce sont 80% des effectifs de l’entreprise qui pouvaient travailler de chez eux. Bien que la moitié des collaborateurs – la force de vente – sont itinérants et donc rompus au travail à distance, cet épisode de grève a permis de généraliser le télétravail dans l’ensemble des services et de démontrer son utilité.

 

Passez à la digitalisation de vos processus RH

 

Une cellule de crise pour prévenir les risques

Mais la gestion de la crise sanitaire ne se limite pas au déploiement du télétravail. Chez Quadient France, la Direction des Ressources Humaines a dû mettre en place des mesures progressives au fil de l’évolution de la menace infectieuse. « La prévention des risques et la protection face à la pandémie sont les premières obligations et responsabilités qui incombent à l’entreprise » rappelle Sébastien Amara. « Lorsque l’épidémie de coronavirus a été identifiée, une cellule de crise a été mise en place avec des points quasi quotidiens pour adapter le dispositif selon le niveau du risque. Sa composition allait du président aux représentants du personnel, en passant par les RH et la Qualité. L’objectif était de mettre en place de manière concertée les mesures de protection appropriées avec des problématiques comme le nettoyage des bureaux, la mise à disposition de gel hydroalcoolique ou la tenue des réunions. » Cette cellule de crise a repris ses échanges à distance à l’approche du déconfinement pour préparer le retour des équipes au siège de l’entreprise et garantir la sécurité sanitaire des collaborateurs.

Le confinement a en effet contraint la Direction des Ressources Humaines de Quadient France à s’adapter, mais aussi à se montrer proactive dans ce contexte inédit. « L’aspect communication a pris une importance croissante et centrale » concède le DRH de l’entreprise. « La situation exceptionnelle a entraîné une multiplication des échanges. Il a notamment fallu maintenir une communication institutionnelle et managériale régulière pour informer les collaborateurs et leur expliquer les décisions et processus mis en place en raison de ce nouveau contexte. Mais il y avait aussi une approche plus générale visant à encourager les contacts entre les collaborateurs et l’entreprise. »

 

Dématérialisez vos documents RH avec Neobox RH : bulletins de salaire, contrats de travail et lettres d'embauche

 

La digitalisation, une réponse aux problématiques du quotidien

Le stade avancé de la digitalisation des process RH chez Quadient France a été un atout précieux pour déjouer les embûches du travail à distance. « Le coffre-fort électronique dont dispose chaque salarié et l’externalisation des bulletins de paie nous ont exonérés de problématiques supplémentaires qu’aurait engendré l’envoi des documents au format papier » souffle Sébastien Amara. Avec « Neobox RH », c’est en effet l’ensemble des documents RH qui sont dématérialisés : les bulletins de paie et les contrats de travail, mais aussi les actes contractuels, les lettres d’embauche, les renouvellements de période d’essai ou encore les soldes de tout compte. Malgré le gel des recrutements pendant le confinement, l’intégration des recrues « pré-crise sanitaire » a pu suivre son cours, aussi bien en termes contractuels avec la signature électronique que dans le parcours d’intégration digital à travers un cycle de rendez-vous en visioconférence via Teams.

Pas d’inertie pour les nouveaux entrants, pas d’isolement non plus ; la visioconférence a permis d’assurer une continuité dans le contact humain malgré la distance. Tandis que le Directeur Benoit Berson organisait des réunions régulières en visioconférence avec les différentes équipes de l’entreprise pour maintenir l’unité, la Direction RH prenait le pouls des collaborateurs au travers de micro-sondages hebdomadaires afin de recueillir les impressions et les difficultés rencontrées par chacun durant son confinement. « Rien ne remplace l’observation et le contact physique pour avoir une meilleure perception de l’atmosphère, mais ces meetings réguliers par petites équipes et cette prise en considération de l’état d’esprit des collaborateurs nous apporte un feedback pertinent sur leur engagement dans ce contexte exceptionnel » souligne Sébastien Amara.

 

Vers la généralisation du télétravail ?

Cette expérimentation à grande échelle du télétravail va forcément accélérer un mouvement qui s’inscrit dans le sens de l’histoire, celui de la digitalisation des processus dans l’entreprise. « Le digital est indispensable car il rend l’entreprise plus agile » observe le DRH de Quadient France. « Il préserve l’accès à l’information, facilite les échanges, accélère les process et améliore l’expérience utilisateur des collaborateurs dans une situation comme celle que nous venons de vivre. » La distance imposée par les mesures sanitaires a aussi permis de distinguer plus concrètement les actions nécessitant du présentiel de celles pouvant être effectuées à distance. « La signature des actes contractuels ne souffre pas de la situation par exemple. Cela nous a même permis de négocier et signer deux accords collectifs pendant le confinement, en seulement deux jours ! » Mais le confinement a néanmoins souligné les limites du digital dans la vie et la culture de l’entreprise. « La distance a permis à certains de prendre conscience de l’importance de la proximité au quotidien. L’équipe paie en est un très bon exemple : il lui a tardé de se retrouver et cette période délicate l’a rapprochée paradoxalement. »

Le télétravail faisait déjà l’objet d’un accord collectif autour d’une journée par semaine, qui avait permis aux cadres de l’expérimenter depuis un an et aux non-cadres depuis un semestre. Quelle place occupera demain ce mode d’organisation ? « On va pouvoir davantage l’inclure à notre réflexion dans des problématiques spécifiques comme l’éloignement d’un collaborateur en raison d’un déménagement familial », reconnaît Sébastien Amara. Mais on s’aperçoit aussi que ce mode d’organisation peut difficilement s’envisager autrement qu'avec des limites. Nous sommes des êtres sociaux, les personnes ont besoin d’être ensemble et il conviendra de trouver le bon équilibre entre travail à distance et la présence sur site, car les bureaux créent aussi de la valeur. Ce besoin de vivre ensemble apporte le sentiment d’appartenir à une communauté, notamment. »

 

dematerialisation documents rh

 

Publications associées

visuel livre blanc facture electronique
Livre blanc

Facturation électronique, la voie royale pour le DAF et son pil...

Ce livre blanc expose les problématiques auxquelles est confronté le DAF moderne et souligne les bénéfices de la facturation électronique pour la trésorerie. Il dévoile également le processus de déploiement de ce projet de transformation digitale que la réglementation rendra bientôt obligatoire.

dematerialisation courrier sortant
Témoignage client

Dématérialisation du courrier sortant au sein du Groupe Entis Mutuelles

À l’heure de basculer vers la digitalisation de ses processus, le Groupe Entis Mutuelles a fait de la dématérialisation du courrier sortant un projet pilote. Avec Neotouch, la conduite du changement a été rapide et efficace.
Signature Electronique
Webinar

Signature Electronique, accélérez vos processus documentaires et augmentez votre ROI 

L’adoption de la signature électronique est une véritable opportunité pour votre activité, face à l’utilisation du papier qui connaît un déclin dans un monde où la digitalisation s’impose.
dernierkilometre livraison colis
Livre blanc

Le dernier kilomètre de la livraison de colis en pleine évolution (Livre blanc)

S’adapter aux attentes et exigences de consommation des français face à l’essor du e-commerce et de la livraison des achats
Expérience

Expérience

Une riche histoire de leadership international

Reconnue par les experts

Reconnue par les experts

Gartner, Forrester et Aspire

Expertise

Expertise

8 milliards d’expériences personnalisées chaque année

Résultats éprouvés

Résultats éprouvés

97% de satisfaction client