Qu’est-ce que l’automatisation des comptes fournisseurs ?

À l’heure actuelle, si vous êtes à la tête d’une équipe de comptables qui n’utilise pas de logiciel d’automatisation du traitement des factures, vos concurrents ont probablement une longueur d’avance sur vous. Le traitement des factures fournisseurs peut nécessiter de nombreuses heures à réaliser des tâches administratives chronophages ainsi que du personnel, qui serait plus utile ailleurs. C’est pourquoi de nombreuses entreprises utilisent désormais un une solution d’automatisation des comptes fournisseurs. Un rapport Markets and Markets prévoit une explosion du marché des logiciels d’automatisation des comptes fournisseurs, qui devrait peser 3,1 milliards de dollars d’ici à 2024, contre 1,9 milliard de dollars à l’heure actuelle. 

Face à la récession économique qui se profile entre 2023 et 2024, les dirigeants financiers de votre entreprise vont devoir gérer au mieux leurs coûts. Améliorer l’efficacité du traitement des factures fournisseurs est l’une des solutions envisagées par les services de comptabilité pour maîtriser les coûts. L’automatisation du traitement des factures fournisseurs permet de réduire les coûts liés aux erreurs de facturation et à la fraude. 

Pour commencer, il convient de préciser quelques informations sur son fonctionnement. Bien que certaines fonctionnalités varient selon vos besoins et la solution que vous aurez choisie, les meilleurs logiciels d’automatisation des comptes fournisseurs actuels offrent des fonctionnalités clés communes. En d’autres termes, l’automatisation des comptes fournisseurs permet de minimiser le facteur humain en supprimant plusieurs tâches, telles que la préparation des factures, l’enregistrement dans votre logiciel comptable, le suivi des approbations et bien plus encore. 

Leurs avantages sont multiples, le premier étant l’élimination des erreurs humaines qui se produisent généralement lors de la phase de traitement manuel, mais ils offrent également d’autres avantages, notamment : 

• Diminution des risques de fraude : un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs protège votre entreprise contre tout risque de fraude en stockant l’ensemble des données indispensables à votre comptabilité au sein d’une même solution sécurisée et en automatisant les flux qui pourraient interceptés par des pirates internes ou externes.
• Simplification des approbations de factures : tout problème étant détecté préalablement à l’envoi d’e-mails ou de demandes de paiement, vous pouvez simplifier le processus d’approbation et éviter que les différents services ne se renvoient la responsabilité suite à des erreurs inattendues. 
• Accélération des workflows de validation : grâce aux processus automatisés offerts par le logiciel, vous n’aurez plus à vous soucier des éventuelles pénalités de retard de paiement inutiles. 
• Recherche facilitée d’informations ou de documents comptables : avec une solution de gestion des comptes fournisseurs, toutes les factures ou bons de commande peuvent être retrouvés instantanément en quelques clics.
• Informations sur les notes de frais : si votre entreprise essaie de simplifier le traitement de ses notes de frais, un logiciel adapté vous permettra alors d’avoir une meilleure visibilité sur vos habitudes de dépenses. Grâce à un suivi précis, vous identifierez vos différents postes de dépenses et les domaines dans lesquels vous pouvez les réduire. 

Elle accélère le traitement des factures, mais améliore aussi l’efficacité et la fiabilité des données. Par ailleurs, si vous choisissez un logiciel adapté, votre équipe disposera d’un aperçu complet de l’ensemble des factures non traitées, en attente et validées. Étant donné que toutes ces procédures sont automatisées, votre service comptabilité fournisseurs consacrera moins de temps aux tâches manuelles au profit d’autres missions plus importantes pour votre entreprise.  

D’après un récent rapport, il existe près de 3 757 applications de traitement des factures dans le monde, ce qui complique considérablement le choix d’un logiciel adapté pour votre entreprise. Cependant, sa sélection exige la prise en compte de tout un éventail de facteurs. Les principales composantes que vous devrez privilégier pour choisir un logiciel de ce type sont les suivants :

• Prise en charge de l’ensemble des procédures de traitement des factures de votre entreprise 
• Gain de temps et efficacité optimale, avec possibilité de réaliser des économies
• Simplicité d’intégration à vos systèmes ERP et de comptabilité
• Conformité avec les réglementations en vigueur
• Visibilité accrue sur les dépenses liées au traitement des factures fournisseurs 
• Réduction des risques grâce à des contrôles plus stricts des workflows
• Utilisation du « machine learning » pour accélérer la saisie des données 

Un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs vous permet d’éliminer de nombreuses tâches manuelles dans vos processus de comptes fournisseurs et donc de réduire les coûts, d’améliorer le contrôle, de simplifier le processus d’approbation de factures et de prévenir la fraude. Tous ces avantages reposent sur un élément crucial : le choix d’un logiciel adapté à vos besoins, car il devra gérer l’ensemble de vos workflows obligatoires, respecter vos exigences en matière de conformité, faciliter l’intégration à votre logiciel de comptabilité et ERP, mais aussi utiliser l’intelligence artificielle (IA) ou machine learning (ML) pour accélérer la saisie des données.