Une parfaite maîtrise de l’automatisation pour un suivi efficace des factures

La réussite de votre entreprise repose avant tout sur un suivi assidu et efficace des factures, car elle pourra alors garder une meilleure maîtrise de ses comptes fournisseurs. 

Dans cet article, nous allons nous intéresser au suivi des factures et à son importance dans la gestion des comptes fournisseurs. Nous allons commencer par donner sa définition, puis nous passerons en revue les différentes étapes constituant le processus de suivi des factures et nous finirons par les différents avantages qu’offre un logiciel de suivi automatisé des factures.

Il consiste à surveiller systématiquement l’avancement du traitement des factures sur tout leur cycle de vie. L’ensemble des factures entrantes est donc surveillé, leur exactitude et légitimité contrôlées, tout en s’assurant de leur traitement dans les meilleurs délais. Un suivi efficace des factures permet aux entreprises de gagner du temps et d’améliorer les relations avec leurs fournisseurs.

Vous pouvez suivre manuellement vos factures en utilisant un programme de suivi de factures, un processus à la fois long et source d’erreurs. Alors que les entreprises mettent tout en œuvre pour améliorer l’efficacité et l’évolutivité de leurs systèmes de gestion financière, elles sont vivement encouragées à investir dans un logiciel de suivi des factures pour automatiser leurs processus les plus sensibles.

Il se compose généralement des étapes suivantes :

1. Reçu de factures : les factures fournisseurs sont réceptionnées au format papier ou électronique. Elles peuvent arriver par courrier, e-mail ou au format EDI (Échange de Données Informatisée).
2. Vérification de factures : les factures sont attentivement examinées pour vérifier l’exactitude des informations qu’elles contiennent, telles que la référence de facturation, le descriptif des biens ou services, les quantités, les prix, ainsi que les taxes ou remises applicables. Toute anomalie ou erreur sera identifiée et signalée afin de la corriger.
3. Rapprochement avec les bons de commande et de livraison : les factures sont rapprochées des bons de commande correspondants et le cas échéant des bons de livraison. Cette étape permet de s’assurer que les biens ou services facturés ont bien été reçus ou réalisés, comme convenu.
4. Processus d’approbation : les factures sont généralement intégrées à un workflow d’approbation pour autoriser leur validation. Ce workflow consiste généralement à obtenir l’aval de responsables ou de services spécifiques, conformément à un système hiérarchique ou à des règles prédéfinies.
5. Enregistrement et codage : une fois approuvées, les factures sont ensuite enregistrées et imputées dans le système comptable. Des codes comptables correspondants leur sont attribués à des fins de suivi et de classement en fonction de leur classe comptable. Cette étape permet de s’assurer que les dépenses ont été correctement réparties dans le grand livre général adéquat.
6. Traitement des paiements : une fois les factures enregistrées, leur mise en paiement est planifiée conformément aux modalités de paiement. 
7. Rapprochement des paiements : pour finir, l’équipe chargée des comptes fournisseurs va rapprocher les paiements des factures correspondantes pour vérifier que les montants corrects ont été versés et qu’il ne reste aucun solde impayé ou anomalie.

1. Processus simplifiés : un logiciel de suivi automatisé des factures évite la saisie manuelle de données et toute tâche répétitive. En exploitant des technologies avancées, telles que la reconnaissance optique des caractères (OCR) et la saisie intelligente de données, ces solutions permettent d’extraire, en un clin d’œil et avec précision, toute information figurant sur des factures. L’ensemble du processus est alors simplifié permettant ainsi de gagner un temps précieux et de réduire les risques d’erreurs.
2. Précision et conformité accrues : l’erreur humaine est un risque inhérent au suivi manuel des factures. Un logiciel d’automatisation minimise les risques d’erreur lors de la saisie de données et veille à l’exactitude des informations figurant sur les factures. Par ailleurs, ces solutions sont généralement dotées de fonctionnalités de contrôle de la conformité permettant de valider les informations d’une facture selon des règles prédéfinies. Un tel niveau de conformité évite aux entreprises le paiement de pénalités et garantit une intégrité financière irréprochable.
3. Visibilité et contrôle en temps réel : sa capacité de visibilité en temps réel sur le cycle de vie des factures est l’un des principaux avantages qu’offre un logiciel de suivi automatisé des factures. Les entreprises peuvent facilement suivre le statut de chaque facture, identifier les goulots d’étranglement et les gérer proactivement. Cette visibilité leur permet de prendre des décisions éclairées, d’optimiser les calendriers de paiement et de renforcer leurs relations avec les fournisseurs.
4. Efficacité des workflows d’approbation : les workflows d’approbation classiques peuvent être chronophages et retarder le traitement des factures. Un logiciel automatisé permet cependant aux entreprises de créer des workflows d’approbation personnalisés et adaptés à leur structure organisationnelle. Ces workflows automatisent le processus de transfert et d’approbation, tout en veillant à fournir des validations dans les meilleurs délais et à réduire les goulots d’étranglement. Le traitement des factures est alors écourté et plus efficace à tous les niveaux.
5. Intégration et évolutivité : un logiciel de suivi des factures sur le Cloud s’intègre parfaitement à un logiciel de comptabilité existant, créant ainsi un écosystème financier unifié. Cette intégration évite le transfert manuel de données, ce qui améliore la précision des données et réduit les risques de paiements en double ou d’anomalies. Par ailleurs, à mesure du développement d’une entreprise, les solutions automatisées peuvent facilement s’adapter de sorte à traiter toujours plus de factures.

Les avantages d’un logiciel de suivi automatisé des factures sont indéniables. Sa mise en œuvre permet aux entreprises de simplifier leurs processus, d’améliorer la précision et la conformité, d’obtenir une visibilité et un contrôle en temps réel, d’accélérer les workflows d’approbation, en plus de parfaitement s’intégrer et de s’adapter à leur environnement. Alors que les entreprises s’efforcent d’améliorer l’efficacité de leurs systèmes de gestion financière, elles doivent urgemment investir dans un logiciel de suivi des factures performant pour automatiser ces processus, tirer leur épingle du jeu dans le marché concurrentiel actuel et surtout se mettre en conformité avec la réforme du e-invoicing.