Le rôle crucial du workflow d’approbation de factures

Précision, conformité et efficacité opérationnelle, le workflow d’approbation de factures joue un rôle central dans les comptes fournisseurs. En examinant et en autorisant minutieusement les factures, il évite toute erreur, toute activité frauduleuse et toute dépense superflue. Dans cet article, nous allons nous intéresser à son rôle crucial. Nous allons passer en revue les différentes étapes composant généralement les workflows manuels d’approbation de factures, leurs inconvénients et les sept principaux avantages liés à leur automatisation.

Il s’agit d’une série d’étapes à suivre pour autoriser le paiement des factures fournisseurs. Ce processus de comptes fournisseurs clé consiste généralement à vérifier les informations et à obtenir les approbations requises avant le versement d’un paiement.

Le workflow d’approbation de factures de comptes fournisseurs est un mécanisme de contrôle qui veille non seulement à la transparence et à la responsabilisation, mais aussi à la ponctualité des paiements versés aux fournisseurs.

Les principales étapes composant ce processus sont les suivantes :

• Réception et examen : dès la réception d’une facture, le personnel des comptes fournisseurs vérifie son authenticité et la présence d’éventuelles anomalies. Il s’assure qu’elle contient toutes les informations nécessaires, telles que les coordonnées du fournisseur, la référence de facturation, la date, le descriptif des biens ou services, les quantités, les prix et les taxes applicables.
• Rapprochement et validation : l’étape suivante consiste à rapprocher la facture du bon de commande (BDC) correspondant et/ou du bon de livraison. Le personnel chargé des comptes fournisseurs compare alors les détails de la facture aux documents l’accompagnant pour vérifier leur concordance. Toute anomalie ou erreur est examinée et résolue en contactant les services ou fournisseurs concernés.
• Transfert pour approbation : la facture est ensuite transférée pour approbation. Ce processus varie selon la structure et la hiérarchie de l’entreprise. En règle générale, la facture est envoyée au service ou à la personne chargée de l’achat pour vérifier l’exactitude des informations et approuver la facture lorsque tout est en ordre. Les factures ayant un montant élevé peuvent exiger plusieurs niveaux d’approbation.
• Autorisation d’approbation : une fois la facture approuvée, elle est ensuite envoyée à l’autorité ou au responsable désigné au sein du service des comptes fournisseurs. L’approbateur final vérifie la conformité aux politiques et procédures internes, évalue l’impact financier et confirme la disponibilité des fonds. Si la facture répond à l’ensemble de ces critères, son paiement pourra être effectué.
• Traitement des paiements : pour finir, la facture affiche la mention « Approuvée » et passe à l’étape de traitement des paiements. L’équipe chargée des comptes fournisseurs saisit manuellement les détails de la facture dans le système comptable, met à jour le compte du fournisseur et lance le paiement. Selon les modalités définies, le paiement d’une facture peut être immédiat ou planifié à une date donnée.

Les entreprises doivent veiller à maintenir une piste d’audit complète de ce processus, en indiquant les personnes impliquées, les dates d’approbation et tout commentaire ou clarification, afin de garantir la transparence, la définition des responsabilités et l’efficacité du contrôle financier, mais aussi pour faciliter l’extraction des informations pendant la réalisation d’audits ou en cas d’anomalie ou de litige ultérieurement.

Bien que les processus d’approbation de factures dans les comptes fournisseurs soient largement utilisés, ils présentent toutefois plusieurs inconvénients susceptibles d’altérer l’efficacité, la précision et la rentabilité. 

Vous trouverez ci-après quelques-uns des inconvénients les plus couramment rencontrés dans ces processus :

1. Caractère chronophage : le personnel chargé des comptes fournisseurs consacre beaucoup de temps et d’efforts aux processus manuels. Chaque facture doit être manuellement examinée, rapprochée et transférée pour approbation. Cette tâche peut être particulièrement contraignante pour les entreprises devant gérer un grand nombre de factures, dont l’accumulation peut donner lieu à des arriérés et à des retards de paiement.
2. Risques d’erreurs accrus : les processus manuels sont sources d’erreurs humaines, notamment les erreurs de saisie de données, les erreurs de rangement ou l’égarement de factures et les erreurs de destinataires lors du transfert de factures pour approbation. Elles peuvent entraîner des écarts de paiement et des pertes financières. Ces processus compliquent également la détection de factures frauduleuses, augmentant ainsi les risques de fraude.
3. Manque de visibilité et de suivi : une visibilité et un suivi adéquats font souvent défaut aux processus manuels d’approbation de factures. Le statut d’une facture, le collaborateur l’ayant examinée et approuvée ou sa mise en attente peuvent être difficiles à déterminer, ce qui peut entraîner une perte d’efficacité, des difficultés à résoudre des problèmes et une transparence insuffisante au sein du processus.
4. Évolutivité limitée : les processus manuels d’approbation de factures deviennent de plus en plus difficiles à gérer au fur et à mesure du développement des entreprises. Une augmentation du volume des factures exige des ressources humaines supplémentaires ou la plupart du temps alourdit la charge mentale des comptables. Dans tous les cas, la situation n’est pas satisfaisante. Dans le premier cas, cela fait augmenter les coûts et les contraintes en matière de personnel, dans le deuxième cas, cela peut mener à la démotivation, voire au burnout. Ces processus peuvent difficilement suivre la demande d’une entreprise en plein essor et freiner son développement.
5. Baisse de la rentabilité : les processus manuels peuvent être coûteux au vu de la nature des tâches exigeant des effectifs importants, telles que la saisie de données, le transfert de factures et le stockage physique de factures papier. Des erreurs et retards dans le processus manuel d’approbation peuvent entraîner des frais pour retard de paiement, la non-application de remises pour paiement anticipé et le mécontentement des fournisseurs.
6. Risques en matière de conformité et d’audit : les processus manuels compliquent le maintien de la conformité aux politiques internes, aux réglementations sectorielles et aux exigences d’audit. Les audits peuvent devenir chronophages et sujets aux erreurs en cas d’inadéquation des documents, d’incohérence des procédures d’approbation et de difficultés d’extraction des données historiques.

Pour pallier ces inconvénients, de nombreuses entreprises se tournent vers des systèmes automatisés de comptes fournisseurs qui s’appuient sur la technologie, telle que la reconnaissance optique des caractères (OCR), l’automatisation des workflows et les approbations électroniques. Les solutions automatisées simplifient les processus, améliorent la précision, fournissent une visibilité et un contrôle accrus, mais diminuent aussi les coûts et risques liés à l’approbation manuelle des factures.

Son automatisation offre plusieurs avantages pour les entreprises :

1. Gains de temps et économies de coûts : l’automatisation évite la gestion manuelle des factures en écourtant les délais et efforts requis pour leur approbation. Le processus est alors simplifié, le traitement des factures plus rapide et précis, ce qui réduit l’utilisation de documents papier et permet de réaliser des économies en termes d’impression, d’envoi postal et de stockage.
2. Efficacité accrue : l’automatisation garantit un traitement des factures cohérent et normalisé. Elle permet aux entreprises de définir et d’appliquer des règles et workflows prédéfinis, ce qui réduit les risques d’erreurs et autres goulots d’étranglement. Un logiciel d’automatisation transfère les factures aux approbateurs désignés, en fonction de critères prédéfinis, afin d’écourter leur traitement.
3. Précision renforcée : le traitement manuel des factures est sujet aux erreurs humaines, telles que les erreurs de saisie de données ou les oublis d’approbation. L’automatisation réduit ces erreurs. Pour cela, elle extrait automatiquement les données de factures, les valide conformément à des règles prédéfinies et signale toute anomalie, ce qui améliore la précision et réduit les risques d’erreurs de paiement ou les problèmes de conformité.
4. Visibilité et contrôle accrus : grâce aux workflows automatisés, les entreprises disposent d’une visibilité en temps réel sur le statut des factures : suivi de l’avancée de chacune d’entre elles et identification des goulots d’étranglement. Le processus d’approbation entier est alors optimisé et permet aux entreprises de prendre des décisions éclairées.
5. Conformité accrue : les workflows automatisés d’approbation des factures garantissent le respect des politiques internes, des exigences réglementaires et des obligations contractuelles. En intégrant des règles de conformité au logiciel d’automatisation, les entreprises ont alors la certitude que les factures seront examinées par les parties prenantes appropriées, que les approbations obligatoires seront délivrées et que les documents nécessaires seront joints, réduisant ainsi les risques de non-conformité et l’application de pénalités associées.
6. Relations améliorées avec les fournisseurs : l’automatisation permet le raccourcissement des délais de traitement et du cycle de la facture, ce qui renforce les relations avec les fournisseurs. Le raccourcissement des délais de paiements contribue à améliorer la satisfaction des fournisseurs, les modalités et l’application de remises éventuelles pour paiement anticipé. L’automatisation facilite aussi les communications et la résolution de litiges, tout en renforçant les relations commerciales.

Grâce à l’automatisation des comptes fournisseurs, comme Quadient Comptes Fournisseurs, vous pouvez créer des canaux d’approbation personnalisés pour votre équipe. Le système envoie régulièrement des rappels à chaque approbateur jusqu’à ce qu’une tâche soit finalisée, ce qui permet de n’oublier aucune facture. Il permet de définir des procédures spécifiques pour les factures, en s’assurant que chaque processus dispose d’un ensemble de règles distinctes et bien définies.

Le logiciel renforce non seulement les mesures de sécurité en vigueur pour protéger les entreprises contre tout accès non autorisé à des documents fiscaux sensibles, mais permet aussi de répartir les tâches. Il peut être configuré de façon à inclure des sous-ensembles et des critères pour l’assignation de différentes factures. Les fonctionnalités de transfert personnalisables facilitent aussi la création d’une piste d’audit numérique, afin que toutes les informations pertinentes soient aisément accessibles pour consultation.

Ces outils permettent de prévenir l’application de pénalités pour retard de paiement, le paiement d’amendes, mais aussi la détérioration des relations avec les fournisseurs et des coûts potentiellement importants liés à la fraude.

Véritable révolution, l’automatisation du workflow d’approbation des factures dans les comptes fournisseurs gagne de plus en plus de terrain grâce aux nombreux avantages qu’elle offre aux entreprises. Elle gomme les inconvénients des workflows manuels d’approbation des factures, tels que les processus chronophages, les risques accrus d’erreurs, l’évolutivité limitée, la baisse de rentabilité et les risques en termes de conformité et d’audit. 

Avec un logiciel d’automatisation adapté, les entreprises peuvent simplifier leurs workflows d’approbation de factures, réduire les coûts et les risques, mais aussi respecter les délais de paiement et verser les montants exacts dus, tout en améliorant les relations avec leurs fournisseurs. L’automatisation est désormais incontournable pour optimiser la gestion des comptes fournisseurs et surtout être conforme à la réforme du e-invoicing.