Logiciel d’approbation des factures de comptes fournisseurs

Une récente enquête internationale a révélé que les professionnels des comptes fournisseurs consacrent 20 % de leur temps à gérer les approbations de factures. Devoir courir après des collaborateurs une fois par semaine est un véritable gaspillage de ressources qui peut être à l’origine de frustrations et de conflits entre les services. Par ailleurs, les entreprises sont particulièrement exposées à des risques de fraude et d’abus si les canaux d’approbation des comptes fournisseurs sont technologiquement inadaptés ou mal définis. C’est dans ce contexte qu’un logiciel d’approbation des factures de comptes fournisseurs peut alors se révéler utile. 

Dans cet article, nous allons expliquer en quoi consiste un logiciel d’approbation des factures de comptes fournisseurs et ses nombreux avantages. Nous parlerons également des différentes options de déploiement existantes, des meilleures pratiques à suivre pour moderniser votre processus d’approbation des factures de comptes fournisseurs et pourquoi vous devriez songer à automatiser vos canaux d’approbation.

Un logiciel d’approbation des factures est une solution numérique puissante qui permet de simplifier et d’automatiser les processus d’approbation des factures au sein d’une entreprise. Il fournit une plateforme centralisée qui réceptionne, examine et approuve électroniquement les factures. 

L’automatisation de l’approbation des factures évite la gestion manuelle de documents papier. Elle fluidifie la collaboration entre les différents services et parties prenantes intervenant dans le processus d’approbation des factures. Doté de fonctionnalités, telles que l’envoi automatique de notifications, la personnalisation des workflows d’approbation et le suivi en temps réel, un logiciel d’approbation des factures de comptes fournisseurs améliore la précision, réduit les délais de traitement et renforce le système de contrôle financier. Il booste l’efficacité des entreprises, réduit le nombre d’erreurs et améliore la visibilité des entreprises sur leurs opérations de comptes fournisseurs.

Ce processus d’automatisation offre plusieurs avantages :

• Les workflows automatisés d’approbation des factures améliorent l’efficacité. Grâce à l’automatisation, plus besoin d’effectuer la moindre tâche manuelle, telle que l’impression et le transfert de factures ou l’apposition de signatures manuscrites. 
• L’automatisation évite toute intervention manuelle, ce qui permet au personnel chargé des comptes fournisseurs de gagner un temps précieux.
• La suppression des processus papier réduit les coûts d’impression, de stockage et de transport des documents physiques.
• En réduisant les points de contact manuels, l’automatisation de l’approbation de factures réduit les risques d’erreurs humaines, ce qui améliore la précision des approbations.
• Les approbations automatisées fournissent une visibilité en temps réel sur le statut d’approbation des factures, ce qui permet aux parties prenantes de suivre leur progression et d’identifier les goulots d’étranglement. Cette transparence accrue améliore la prise de décision et la gestion proactive des relations avec les fournisseurs.
• Les systèmes automatisés gèrent des pistes d’audit complètes, qui consignent toutes les activités et modifications apportées au cours du processus d’approbation. Ces documents veillent au respect des réglementations et politiques internes. Les audits sont donc plus fluides et les risques de fraude ou d’actions non autorisées, minimisés.
• La rapidité des approbations raccourcit les délais de paiement et améliore la satisfaction des fournisseurs. 

Les solutions d’approbation de factures offrent diverses fonctionnalités et options de déploiement pour répondre aux besoins propres de chaque entreprise. Vous trouverez ci-après un descriptif des différents types de logiciels d’approbation de factures fournisseurs en fonction de leurs modèles de déploiement :

Sur le Cloud 

Les logiciels d’approbation de factures sur le Cloud, ou solutions SaaS (Software-as-a-Service), sont hébergés sur des serveurs distants et accessibles via des navigateurs Web ou des applications mobiles. 

Ce modèle de déploiement offre plusieurs avantages, notamment :

• Accessibilité : les utilisateurs peuvent accéder au logiciel, quel que soit l’endroit où ils se trouvent, avec une simple connexion Internet. 
• Évolutivité : les solutions sur le Cloud s’adaptent rapidement pour répondre aux évolutions d’une entreprise en pleine croissance. 
• Mises à jour automatiques : les mises à jour manuelles laissent désormais place au fournisseur, qui s’occupe des mises à jour et de la maintenance. 
• Rentabilité : les solutions sur le Cloud appliquent un modèle de prix basé sur le type d’abonnement choisi, réduisant ainsi les coûts initiaux.
• Reprise après sinistre simplifiée : avec un logiciel sur le Cloud, plus besoin de plans complexes pour la reprise de votre activité après un sinistre. Les fournisseurs SaaS gèrent ces problèmes et sont équipés pour les résoudre plus rapidement que les services informatiques internes. 

Pour utiliser un logiciel sur le Cloud, vous devez disposer d’une connexion Internet, ce qui peut poser des problèmes de sécurité, potentiellement limiter la personnalisation et nécessiter le paiement récurrent de frais d’abonnement.

Sur site 

Un logiciel d’approbation des factures sur site est installé et hébergé localement, c’est-à-dire au sein même de l’infrastructure de l’entreprise. 

Ce modèle de déploiement offre plusieurs avantages, notamment :

• Contrôle : maîtrise totale du logiciel, des données et de l’infrastructure, garantissant ainsi le respect des exigences de sécurité et de confidentialité de l’entreprise. 
• Personnalisation : les solutions sur site peuvent s’adapter aux besoins spécifiques des entreprises et s’intégrer aux systèmes existants. 
• Accès hors ligne : l’accès au logiciel ne nécessite aucune connexion Internet, ce qui peut s’avérer très utile dans certaines situations.

Les solutions sur site peuvent exiger des frais initiaux plus élevés en raison de l’achat de licences logicielles, de matériel et de sa maintenance. L’équipe informatique de l’entreprise, quant à elle, se charge des mises à jour et des mises à niveau.

Hybride 

Le déploiement hybride d’un logiciel d’approbation de factures associe des éléments issus de solutions à la fois disponibles sur le Cloud et sur site. L’infrastructure de ce modèle de déploiement est à la fois locale et basée sur le Cloud afin d’exploiter pleinement leurs avantages. 

Ce modèle de déploiement offre plusieurs avantages, notamment :

• Flexibilité : les entreprises peuvent choisir de conserver leurs données sensibles sur site tout en utilisant le Cloud à des fins d’évolutivité, d’accessibilité ou pour une fonctionnalité spécifique. 
• Sécurité : les données sensibles peuvent être stockées au sein même de l’infrastructure de l’entreprise, renforçant ainsi leur contrôle et leur sécurité. 
• Intégration : les solutions hybrides peuvent s’intégrer aux systèmes sur site existants, tout en utilisant des fonctionnalités disponibles sur le cloud, pour une efficacité accrue.

Les solutions hybrides offrent un parfait compromis entre contrôle et flexibilité, mais peuvent nécessiter la prise en compte de considérations supplémentaires en termes de synchronisation des données, de sécurité et de gestion d’environnements différents.

Les entreprises doivent évaluer leurs propres besoins afin de déterminer le modèle de déploiement le plus adapté pour leur logiciel d’approbation des factures de comptes fournisseurs.

Les canaux d’approbation servent de lignes directrices pour les responsables ou chefs d’équipes devant examiner et autoriser des factures, des bons de commande et des dépenses. Une fois une facture codée et rapprochée de son bon de commande, elle est alors transférée vers l’approbateur désigné pour l’étape suivante.

Forts de notre expérience dans l’établissement de canaux d’approbation pour un grand nombre de professionnels des comptes fournisseurs, nous recommandons d’appliquer les bonnes pratiques suivantes :

1. Mettre en œuvre des approbations sur plusieurs niveaux : configurez un système composé d’au moins deux niveaux d’approbation. Il peut être utile de désigner plusieurs approbateurs en fonction d’un montant seuil spécifique, exprimé en euros. Par exemple, les factures dépassant 1 000 € devront être approuvées par deux personnes différentes. Certains systèmes peuvent être personnalisés de façon à transférer une facture à l’étape suivante uniquement sous réserve de l’aval de deux approbateurs.
2. Structurer votre matrice d’approbation : décrivez les canaux d’approbation de votre structure organisationnelle officielle et respectez-les. Cette dernière doit clairement indiquer l’approbateur désigné, le délai d’approbation et un second approbateur, en cas d’absence du premier.
3. Répartir les tâches : respectez les principes comptables généralement admis (PCGA) en mettant en œuvre la répartition des tâches conformément à vos meilleures pratiques comptables. Cette approche garantit que les décisions finales ne sont pas uniquement dans les mains d’une seule et même personne.
4. Établir un workflow d’approbation des bons de commande : créez des directives internes pour lancer un achat avant de passer une commande. Commencez par créer une demande qui nécessite l’approbation interne d’un responsable ou du service financier. Une fois autorisée, elle pourra être envoyée au fournisseur. Pour simplifier la gestion des bons de commande, de nombreux systèmes de gestion du workflow offrent des actions basées sur des déclencheurs.

Les entreprises souhaitant mettre en œuvre des contrôles avancés au niveau de leurs canaux d’approbation peuvent envisager d’utiliser un logiciel d’automatisation. L’automatisation du traitement des comptes fournisseurs offre des canaux d’approbation personnalisables et adaptés aux besoins propres de chaque entreprise. 

Quadient Comptes Fournisseurs est l’une des rares solutions logicielles pour comptes fournisseurs à offrir une structure organisationnelle hautement personnalisable avec plusieurs workflows d’approbation capables de s’adapter aux différents processus comptables, notamment les bons de commande et les factures.

Ses trois principaux avantages sont les suivants :

1. Accès non autorisés limités : seuls les approbateurs autorisés peuvent consulter le statut, et l’historique, mais aussi approuver une facture. Les informations financières sensibles sont alors protégées et uniquement accessibles aux personnes désignées.
2. Transfert personnalisé : les factures peuvent être transférées selon des critères spécifiques, tels que la localisation, le service, le projet ou le fournisseur. Par exemple, un employé travaillant à Bruxelles peut attribuer une facture au directeur marketing de la filiale parisienne de l’entreprise. Ce dernier pourra ensuite collaborer sur le document en ajoutant des commentaires ou en posant des questions en ligne, ce qui va alors créer une piste d’audit électronique de l’ensemble des étapes d’approbation validées pour chaque document.
3. Sous-ensembles d’approbation : les directeurs financiers peuvent définir des sous-ensembles ou des critères pour certains types de factures. Par exemple, une facture peut afficher la mention « Approuvée » après avoir reçu l’aval de l’un des deux approbateurs. Les entreprises peuvent davantage personnaliser ce workflow de sorte qu’une facture puisse être approuvée uniquement après examen et acceptation de l’ensemble des approbateurs.

Pour rester compétitives, les entreprises doivent comprendre l’importance de continuellement mettre à jour leurs processus, or elles se contentent généralement d’utiliser des systèmes obsolètes. Même une modification, aussi petite soit-elle, peut avoir un impact considérable. Par exemple, General Electric a révélé qu’une amélioration de 1 % de la récupération du pétrole représentait 80 milliards de fûts supplémentaires par an, ce qui équivaut à des milliards de dollars de revenus supplémentaires. 

À une époque où les finances des entreprises sont malmenées, il est vivement recommandé d’investir dans un logiciel d’automatisation des approbations de factures pour non seulement réduire leurs coûts en éliminant le superflu, mais aussi permettre à leurs équipes de se consacrer pleinement à des tâches plus stratégiques et mieux protéger leurs dépenses.