Avantages de l’automatisation des comptes fournisseurs

Gain de temps et économies d’argent, tels sont les objectifs des entreprises qui automatisent le traitement de leurs comptes fournisseurs. Comme pour toutes les solutions SaaS (Software-as-a-Service), l’automatisation des comptes fournisseurs offre de nombreux avantages. Vous pouvez non seulement réduire le nombre de tâches manuelles effectuées par votre personnel afin qu’il puisse se consacrer à des tâches plus importantes, mais aussi facilement gérer les relations avec vos fournisseurs, clients et bien plus encore. 

Le présent guide va s’intéresser plus en détail aux avantages liés à la mise en œuvre d’une solution d’automatisation des comptes fournisseurs pour votre entreprise, alors ne perdons plus de temps.

Avant de passer en revue les nombreux avantages qu’offre une solution d’automatisation des comptes fournisseurs, il convient de s’intéresser d’abord à la mise en œuvre de processus. Pour parler le plus simplement possible, l’automatisation des comptes fournisseurs consiste à numériser vos dossiers (factures, paiements, coordonnées des fournisseurs, etc.), puis d’utiliser un logiciel pour traiter ces éléments numériques. 

Un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs commence par scanner tous vos documents papiers et factures afin de capturer toutes les informations importantes, puis il les recoupe entre eux pour s’assurer qu’ils ne contiennent aucune erreur. En cas de problème (par ex. : des factures en double ou autre), la partie concernée en sera informée, puis elle sera invitée à contacter les membres d’équipe compétents qui se chargeront de les corriger. 

Pour finir, toutes ces informations seront intégrées à votre logiciel, converties dans un format numérisé consultable et stockées dans un seul et même endroit, facilitant ainsi leur suivi et la recherche d’informations en cas de besoin. 

La saisie manuelle des données est l’une des tâches les plus chronophages que doit réaliser le service des comptes fournisseurs. L’automatisation peut permettre d’accomplir cette tâche en simplifiant les processus manuels et offre également les avantages suivants : 

• Diminution du nombre de paiements en double : bien que cette situation soit peu courante, la saisie manuelle des données de comptes fournisseurs peut donner lieu à des paiements en double dont les sommes, selon leurs montants, peuvent être particulièrement élevées. Par exemple, si un membre du personnel saisit deux fois, par erreur et sans s’en rendre compte, le paiement d’un montant de 50 000€ destiné à un fournisseur, votre résultat net sera alors sérieusement amputé. Ces erreurs, bien qu’occasionnelles, peuvent rapidement s’accumuler et peser lourd sur votre trésorerie. 
• Diminution du nombre d’erreurs humaines lors de la saisie de données : pour faire écho au paragraphe précédent, l’automatisation du processus de comptes fournisseurs peut considérablement réduire, voire éliminer, toute erreur humaine lors de la saisie de données. Pour cela, elle s’appuie sur la numérisation, le regroupement et le traitement automatique des factures, qui améliorent le niveau de contrôle et minimisent l’élément humain lié à la saisie de données. Comme mentionné plus haut, l’automatisation permet généralement d’éliminer des problèmes, tels que les retards de paiement, les omissions et les paiements en double. 
• Allègement du nombre de documents papier : leur impression et leur stockage peuvent non seulement se révéler coûteux, mais ils compliquent considérablement la recherche et le suivi des factures en cas de besoin. Cependant, l’automatisation des comptes fournisseurs permet de numériser l’ensemble des factures et coordonnées des fournisseurs, mais facilite également leur stockage au sein d’une même structure. Un simple clic de bouton vous permet de les trouver dès que vous en avez besoin. 
• Automatisation des processus d’approbation : l’exclusion de la plupart des interventions humaines dans le processus d’approbation est l’un des principaux avantages de l’automatisation des comptes fournisseurs. Vous pouvez planifier des paiements et automatiser des approbations pour éviter aux responsables et administrateurs d’examiner manuellement des factures papier et leur faire gagner un temps non négligeable, tout en réduisant le nombre d’erreurs humaines. 

La gestion efficace d’un service de comptes fournisseurs repose en partie sur l’importance du maintien de relations étroites avec les fournisseurs. L’automatisation du processus de comptes fournisseurs offre de nombreux avantages, dont la diminution des pénalités liées aux retards de paiement. Les pénalités et frais pour retard de paiement peuvent en effet s’accumuler au fil des mois. Avec le temps gagné en amont, vous éviterez à coup sûr des pénalités inutiles. 

Comme il a été brièvement mentionné ci-dessus, les outils d’automatisation vous permettent de simplifier des tâches et d’améliorer des processus. Cependant, ils offrent aussi de nombreuses mesures visant à réduire les coûts. Vous pourrez non seulement réduire vos coûts de main-d’œuvre en supprimant des tâches manuelles chronophages, mais aussi réduire les coûts de traitements de vos factures, car les membres de votre équipe n’auront plus à suivre, à analyser et à saisir des factures, vu que les outils d’automatisation capturent toutes les informations importantes pour les numériser et traitent automatiquement les factures sans la moindre intervention humaine. 

• Baisse des coûts de main-d’œuvre en raison de la suppression des tâches manuelles : la main-d’œuvre représente une grande partie des coûts de traitement des factures. Craignant les conséquences d’une récession, les entreprises cherchent à réaliser des économies en se tournant vers l’automatisation.  Un logiciel de comptes fournisseurs peut réduire jusqu’à 85 % des interventions manuelles liées au traitement des factures en supprimant la saisie de données, mais aussi l’examen, la recherche et le stockage des factures.  
• Diminution des coûts de traitement des factures : en limitant les nombreuses tâches manuelles et en éliminant les erreurs de saisie de données, les services de comptes fournisseurs peuvent considérablement réduire le coût par facture, ainsi que le temps consacré à la réalisation d’autres activités de facturation. Par exemple, les équipes chargées des comptes fournisseurs peuvent passer moins de temps à la gestion des litiges avec les fournisseurs pour se consacrer pleinement au traitement d’un plus grand nombre de factures en un minimum de temps. 

Outre son intégration à vos systèmes de comptes fournisseurs, ce type de logiciel peut également profiter à votre équipe financière en s’intégrant à votre ERP. Grâce à cette intégration, l’automatisation devient complète.

En ce qui concerne la mise en œuvre de solutions d’automatisation des comptes fournisseurs, votre équipe financière va jouer un rôle central et devra tenir compte de certaines considérations importantes. Elle devra toujours veiller à : 

• Lutter contre la fraude fiscale au sein de votre entreprise 
• Surveiller les retards de paiement et les contrôles internes 
• Émettre des bons de commande
• Effectuer un suivi des fournisseurs
• Simplifier les workflows d’approbation 
• Respecter les cycles de paiement conformément aux accords conclus avec les fournisseurs

L’automatisation des comptes fournisseurs offre de nombreux avantages pour les entreprises. Elle simplifie les processus pour supprimer toute erreur humaine, réduire les paiements en double, alléger la gestion des documents papier et approuver plus rapidement les factures. Elle améliore considérablement les relations avec les fournisseurs au vu de la rapidité et de la fluidité accrue de ces processus résultant de cette simplification. Elle permet aussi de réduire les coûts, non seulement en termes de main-d’œuvre, mais aussi en termes de frais et de pénalités pour retard de paiement.