Les 5 principaux indicateurs clés de performance que les équipes chargées de la comptabilité fournisseur doivent mesurer

Les indicateurs clés de performance (ICP ou KPI en anglais) permettent de stimuler les performances et d'obtenir des informations sur une organisation. Les équipes chargées de la comptabilité fournisseur peuvent-elles tirer profit des indicateurs clés de performance ? Dans l'affirmative, quels sont les meilleurs KPI pour les services de comptabilité fournisseur et pourquoi ? Cet article présente les cinq meilleurs exemples d'indicateurs clés de performance pour la comptabilité fournisseur, afin d'éclairer les décisions stratégiques et d'améliorer les performances opérationnelles.

Les indicateurs clés de performance (KPI) sont des mesures quantifiables qui démontrent l'efficacité avec laquelle une entreprise atteint ses objectifs clés. Ils sont utilisés pour suivre les progrès et évaluer le succès d'une entreprise, d'un département ou d'une initiative spécifique. Les KPI, qu’ils soient financiers ou non, s'alignent généralement sur les buts et objectifs stratégiques de l'organisation. Les KPI fournissent des informations précieuses sur la santé globale d'une organisation ou d'un département et permettent d'identifier les domaines à améliorer.

Les services comptables utilisent encore souvent des processus manuels (dépendance à l’égard du papier, feuilles de calcul…) ce qui peut réduire leur efficacité. Avec sa lourde charge de travail et de fortes contraintes de temps, les performances de ce département et l’amélioration de celles-ci peuvent être parfois négligées. 

Afin d'intégrer le service de comptabilité fournisseur aux objectifs globaux de l'organisation, il convient de suivre certains indicateurs clés de performance pour identifier les obstacles et les goulets d'étranglement. Cette démarche peut présenter plusieurs avantages, notamment :

• la transparence accrue vous permet de mieux comprendre comment le temps, les ressources et les actifs sont alloués dans vos processus AP,
• la mesure précise de la performance de ce service permet une plus grande responsabilisation de tous ses acteurs, vous aide à identifier les goulets d'étranglement et une fois le tracking mis en place à suivre les progrès accomplis.

1.    Délai de traitement des factures 

Des processus de vos comptes fournisseurs (AP) inefficaces, tels que des workflows compliqués, des délais d’approbations non respectés et des ressources surchargées, peuvent être identifiés en mesurant le temps moyen nécessaire au traitement d'une seule facture. 

Des délais de traitement des factures plus longs peuvent entraîner des retards de paiement et des pénalités, ce qui a un impact sur les relations avec vos fournisseurs. Ils peuvent également faire rater des remises et entraîner des retards dans la clôture budgétaire du mois.

Comment calculer le temps de traitement des factures ? : enregistrez la date et l'heure de réception de chaque facture. Une fois le cycle d'approbation terminé, notez la date et l'heure auxquelles la facture a été saisie dans le système financier. Soustrayez les deux dates pour obtenir le nombre total de jours. Faites ensuite la moyenne de toutes les factures sur une période donnée, par exemple mensuelle ou trimestrielle.

Conseil de pro : Cette opération est réalisée automatiquement à l'aide d’un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs. Les entreprises peuvent alors réduire le traitement des factures à 5 jours ou moins grâce à un processus AP entièrement automatisé.

2.    Coût de traitement d'une seule facture 

Si l'on tient compte des coûts cachés tels que la saisie des données, les transmissions en interne et le suivi, le traitement manuel des factures peut s'avérer coûteux. Le coût moyen du traitement manuel d'une facture peut s'élever à jusqu'à 14€ selon la DGFiP. Et ce coût peut augmenter en raison du temps supplémentaire passé à rechercher des approbations, des erreurs humaines entraînant des retards, ou du temps inutile consacré à la réconciliation avec les bons de livraison et/ou les bons de commande. 

Le suivi du coût par facture traitée est un bon indicateur de l'efficacité globale d'une équipe comptes fournisseurs. Les organisations peuvent identifier des économies et adapter leurs processus en suivant de près cet indicateur. 

Comment calculer le coût de traitement par facture ? : Prenez le montant que coûte le traitement d'une facture - y compris la main-d'œuvre, l'infrastructure, les fournitures de bureau et le stockage des documents - et divisez-le par le nombre de factures sur une période donnée ou utilisez notre calculateur d’économies.

3.    Part des factures demandant un traitement exceptionnel 

Le processus des comptes fournisseurs est parfois ralenti par des factures contenant des erreurs ou des incohérences, les comptables doivent alors les traiter en exception. Il peut s'agir d'un duplicata de bon de commande ou d'une erreur de codage. Quelle que soit l'erreur, il faut du temps à votre personnel pour l'identifier, l'examiner et la corriger. Une fois que vous avez déterminé les types d'exceptions les plus fréquents, vous pouvez élaborer un plan d'action pour les résoudre.

Comment calculer la part de traitement des factures en exception ? : notez chaque exception au fur et à mesure qu'elle se produit. Pour calculer le taux d'exceptions, divisez le nombre d'exceptions par mois par le nombre total de factures traitées mensuellement et multipliez par 100 pour obtenir le pourcentage d'exceptions par mois.

4.    Pourcentage de bons de commande (PO) arrivant à facturation 

Les factures non classées ou ne correspondant pas à un bon de commande ralentissent le processus d'approbation. Cela peut également indiquer que des achats non autorisés sont effectués.

Comment calculer le taux de conversion des commandes en factures ? : notez si vos factures sont liées à une commande ou non dans une feuille de calcul ou créez un champ personnalisé dans votre système financier pour suivre ces données. 

Examinez la feuille de calcul pour calculer le nombre de factures liées à une commande après un certain temps (un mois ou trois mois, sur la base du nombre total de factures traitées).

5.    Écarts budgétaires

Les budgets proposés ne sont pas toujours exacts. En comparant régulièrement le budget et les chiffres réels, les professionnels de la finance peuvent voir clairement leur position actuelle par rapport à leurs objectifs financiers pour le mois, l'année ou le trimestre.

L'analyse de l'écart entre les dépenses pré-budgétées et les dépenses réelles vous permettra :

• D’ajuster votre budget pour l'année à venir
• D’identifier les domaines dans lesquels il est possible de réduire les dépenses ou d'augmenter les revenus
• De déterminer si vous avez besoin d'un financement supplémentaire

Comment calculer l'écart budgétaire ? : soustrayez les dépenses réelles du budget prévisionnel pour chaque poste sur une période donnée. Pour ce faire, vous pouvez utiliser une feuille de calcul ou votre système financier.

Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez télécharger notre livre blanc en anglais : The Top KPIs Every AP Team Should Measure. Lisez également notre article sur les principaux KPI’s à suivre en comptabilité fournisseurs pour le succès de votre activité. 

L'automatisation de vos processus de comptabilité fournisseurs peut améliorer de manière significative la performance de vos indicateurs clés de performance. Les solutions d'automatisation telles que Quadient Comptes fournisseurs par Beanworks éliminent la saisie manuelle des données et le suivi des approbations afin d'autonomiser votre équipe comptable, ce qui rend votre processus de comptes fournisseurs plus rentable et moins sujet aux erreurs.

• L'automatisation réduit considérablement le temps nécessaire au traitement des factures car elle simplifie les flux de travail d’acheminement des factures et accélère le temps nécessaire aux approbations.
• L'automatisation des comptes fournisseurs réduit le coût de traitement d'une seule facture car elle élimine la saisie manuelle des données, automatise le processus d’approbation et réduit la nécessité d'un suivi manuel. 
• L'automatisation diminue considérablement le nombre de factures demandant un traitement exceptionnel car elle réduit les erreurs et les incohérences.

Lorsque vous sélectionnez des indicateurs clés de performance pour évaluer les performances et l'efficacité de votre département AP, tenez-vous en à des mesures quantifiables par rapport à un objectif qui s'aligne sur votre stratégie d'entreprise. Si le KPI sélectionné n’est pas en lien avec la stratégie, l’échec arrive fréquemment. L'utilisation d'applications mobiles pour les approbations ou disponibles sur le Cloud pour éliminer le papier sont des exemples de pratiques qui indiquent qu'une équipe comptes fournisseurs (AP) fonctionne efficacement. L'important est d'éviter d'utiliser les mesures comme substitut à la stratégie.