Guide complet du processus d’automatisation des comptes fournisseurs

La Direction Générale des Finances publiques (DGFiP) estime que le coût du traitement manuel d’une seule facture fournisseur est d’environ 14€. Pour rester compétitif dans le monde actuel des entreprises, l’automatisation est devenue indispensable. L’automatisation des processus, comme les comptes fournisseurs, peut considérablement accélérer et améliorer la précision de vos opérations, mais aussi réduire jusqu’à 70 % le coût de traitement de vos factures. Dans cet article, nous allons explorer les différents types d’automatisations disponibles et leurs avantages. 

Ces solutions couvrent tout un éventail d’outils, des produits autonomes jusqu’à des produits associés à une solution logicielle complète. 

●      Logiciel de reconnaissance optique des caractères (OCR)

 Cette technologie innovante est conçue pour scanner tous les éléments d’une facture, les coordonnées des fournisseurs ou d’autres documents, puis de les numériser et de les stocker à des fins de consultation ultérieure. Pendant le processus de numérisation, le logiciel OCR recoupe toutes les informations scannées pour vérifier la présence d’entrées en double et, si tel est le cas, les transmettre aux parties concernées pour être traitées ou corrigées.  

●      Logiciel de traitement des factures 

En matière de traitement des factures, deux aspects importants doivent être pris en compte : le traitement structuré et non structuré des données. Les données structurées sont le type de données le plus fréquemment rencontré dans les tableurs et d’autres fichiers pouvant être facilement analysés et consultés pour obtenir des informations. Les données non structurées concernent tous les autres types de données importantes au format brut et en vrac, telles que les e-mails, les fichiers disponibles sur les réseaux sociaux, les fichiers PDF, etc. La nouvelle réforme va imposer la transmission d’un format de données structurées associé à un format lisible. 

●      Processus d’approbation automatisés 

L’approbation de factures joue un rôle central dans le traitement des comptes fournisseurs, car elle se compose de différentes étapes complexes. Premièrement, vous recevez des factures de vos fournisseurs, puis les rapprochez des bons de commande existants avant de les envoyer dans votre système pour approbation. 

Une fois approuvées, le fournisseur est alors payé. Toutefois, l’automatisation de ce processus le rend beaucoup plus fluide, car vous pouvez gagner un temps considérable, réduire la charge de travail, mais aussi éviter la saisie manuelle des données et le rapprochement manuel avec le bon de commande. Les factures sont capturées à l’aide d’une technologie automatisée, puis automatiquement approuvées et payées si aucun problème n’est constaté.  

●      Systèmes de paiement 

 Les plateformes de comptes fournisseurs automatisées facilitent le processus de paiement grâce à des outils permettant à votre entreprise de capturer automatiquement les factures entrantes et les données qu’elles contiennent, puis de les rapprocher de leurs documents correspondants (bons de commande, etc.) avant d’approuver automatiquement le paiement auprès des fournisseurs. En supprimant des tâches manuelles, ces plateformes permettent non seulement aux membres de l’équipe chargée des comptes fournisseurs de se consacrer à des tâches plus importantes, mais réduisent également l’application de pénalités pour retards de paiement ou des paiements en double. 

●      Portails fournisseurs et solutions en libre-service 

Les principaux logiciels actuels offrent des portails fournisseurs et des solutions en libre-service, des fonctionnalités très utiles qu’exploite le processus d’automatisation des comptes fournisseurs. Ces dernières permettent aux fournisseurs de saisir des informations importantes sans que le service des comptes fournisseurs n’ait à lever le petit doigt. Ces outils, réservés aux acheteurs/fournisseurs, simplifient les processus et améliorent les relations à tous les niveaux. 

●      Vue d’ensemble du processus de gestion manuel des comptes fournisseurs 

Comme mentionné plus haut, le processus de gestion manuel des comptes fournisseurs repose en grande partie sur la saisie manuelle des données et le rapprochement des différents documents, tâches qui incombent au personnel chargé des comptes fournisseurs. La plupart des processus de comptabilité sont toutefois externes au système comptable de votre entreprise et doivent ensuite être enregistrés manuellement dans votre ERP et/ou votre logiciel comptable. Par ailleurs, lors de l’approbation de factures, leur traitement exige des factures papier ou électroniques (e-mails), dont le suivi peut s’avérer complexe si elles ne sont pas correctement classées. 

●      Vue d’ensemble des processus automatisés de gestion des comptes fournisseurs

Ils sont conçus pour simplifier les processus, en améliorant la précision des données via la capture et le transfert bidirectionnel de données, mais aussi en automatisant la plupart des processus manuels chronophages. Ils utilisent la technologie OCR, mentionnée plus haut, qui permet d’enregistrer les données avec une précision de 99,5 %. L’approbation des factures est également automatisée. 

Bien qu’ils présentent quelques inconvénients, tels que d’éventuels problèmes d’intégration et de mise en œuvre selon les solutions utilisées, ces derniers ne font pas le poids face aux nombreux avantages qu’ils offrent à votre service de comptes fournisseurs. Vous trouverez ci-après une liste de quelques-uns d’entre eux : 

• Économies de coût : ce processus vous permettra de réaliser des économies non négligeables, car il offre un gain de temps précieux à votre équipe qui peut alors se consacrer à des tâches plus importantes, minimise les entrées en double et évite toute erreur humaine (par ex. : enregistrement de facture en double). 
• Surveillance plus étroite : l’automatisation du workflow des comptes fournisseurs regroupe l’ensemble de vos données les plus sensibles dans une seule et même structure, fournissant alors une vision plus claire des processus financiers de votre entreprise. Ainsi, aucune donnée ne vous échappera et vos documents importants resteront toujours à portée de main. 
• Lutte contre la fraude : l’automatisation des comptes fournisseurs fournit des informations en temps réel sur vos processus comptables. Vous disposez donc de tout le nécessaire pour rester informé de ce qui se passe au sein de votre entreprise. Les tentatives de fraude fiscale peuvent être plus facilement repérées.

●      Définir des contrôles et politiques internes clairs pour les services de comptes fournisseurs 

La formation des membres de votre équipe, quels que soient leurs niveaux hiérarchiques, à l’utilisation des processus de gestion automatisés des comptes fournisseurs est primordiale pour mener à bien leur mise en œuvre. C’est aussi l’occasion pour vous de définir clairement l’ensemble de vos process de gestion comptable, mais aussi de mettre en œuvre des contrôles internes pour améliorer la surveillance. 

●      Capacité d’intégration à votre système ERP, le cas échéant 

Conformément à ce qui a été brièvement mentionné plus haut, la plupart des logiciels d’automatisation des comptes fournisseurs peuvent être intégrés à votre système ERP pour faciliter le suivi des informations du fournisseur. L’intégration de ces solutions vous permettra non seulement de réduire vos frais d’exploitation, mais aussi d’avoir plus de visibilité sur vos comptes fournisseurs, de flexibilité dans la construction des workflows d’approbation sans oublier l’évolutivité de la solution en cas de besoin. 

●      Choisir une solution technologique adaptée aux besoins de votre entreprise 

Chaque entreprise est unique et les solutions d’automatisation des comptes fournisseurs multiples, c’est la raison pour laquelle il convient de choisir celle adaptée à votre activité. Pour cela, il est recommandé de réfléchir à vos objectifs à court et long terme pour l’automatisation de votre workflow des comptes fournisseurs, ainsi qu’aux outils dont vous aurez besoin pour vous donner toutes les chances de les atteindre. Que vous souhaitiez faire évoluer votre entreprise et développer votre activité au cours des prochaines années ou suivre plus étroitement la gestion de vos fournisseurs, un logiciel de comptes fournisseurs adapté pourra vous y aider. 

●      Coût et complexité de la mise en œuvre de processus 

Selon le type de votre entreprise, la mise en œuvre d’un logiciel de comptes fournisseurs peut être une tâche complexe et coûteuse, surtout si votre entreprise fait appel à plusieurs fournisseurs de logiciels tiers externes pour s’occuper des différentes étapes composant la comptabilité fournisseurs. Toutefois, la plupart des plateformes d’automatisation des comptes fournisseurs peuvent facilement s’intégrer à un large éventail de logiciels sur le Cloud ou non, garantissant alors un retour sur investissement dans des délais relativement courts. 

●      Réticence lors de la conduite de changement 

Lors de la mise en œuvre de processus automatisés, les collaborateurs et les fournisseurs peuvent parfois se montrer réticents, surtout s’ils sont habitués à suivre des méthodes plus archaïques depuis plusieurs années. C’est pourquoi il est important de communiquer et d’expliquer leurs avantages le plus tôt possible. Une fois que les membres de votre équipe et fournisseurs prendront conscience des économies de temps et d’argent qu’ils pourront réaliser grâce à l’automatisation des processus, ils seront alors plus enclins à les adopter. 

Des opportunités immédiates s’offrent aux entreprises souhaitant réduire leurs coûts opérationnels en automatisant des processus de comptes fournisseurs qui nécessitent encore des interventions manuelles à l’heure actuelle. Offrant des économies de coût de l’ordre de 70 % par facture et au vu du volume de factures traitées chaque année, l’automatisation de ces processus permet aux équipes de comptes fournisseurs de gagner un temps considérable pour se consacrer à des activités plus rentables pour l’entreprise.