L’impact du traitement automatisé des factures sur la digitalisation de entreprises

Aujourd’hui, dans le paysage en constante mutation des entreprises, la réussite repose avant tout sur l’efficacité. Parmi la multitude de défis opérationnels qu’elles doivent relever, le traitement manuel des factures est généralement un processus métier laborieux et source d’erreurs. Toutefois, en appliquant une approche plus simple et efficace, l’automatisation de leur traitement a révolutionné les opérations financières des entreprises. 

Dans cet article, nous allons explorer l’impact des logiciels de traitement automatisé des factures sur la transformation digitale des entreprises. Nous parlerons des difficultés que présentent les processus manuels, des fonctionnalités qu’offrent les logiciels de traitement automatisé des factures et de leurs avantages. 

Il consiste à utiliser un logiciel pour simplifier la gestion et le traitement des factures. Cette technologie automatise des tâches répétitives, telles que la saisie et la validation de données, et évite toute intervention manuelle dans les workflows de traitement des factures, ce qui permet non seulement de gagner du temps et de réduire les risques d’erreurs, mais améliore aussi l’efficacité globale des opérations financières.

Le traitement manuel des factures présente toutes sortes de difficultés, notamment :

• Saisie manuelle de données

Le traitement manuel des factures pose de nombreux défis pour les professionnels de la comptabilité fournisseurs, notamment la gestion des factures de formats différents (documents papier, e-mails, fichiers Word, PDF, etc.), faisant perdre un temps précieux au moment de la saisie manuelle des données dans les systèmes financiers, sans compter les risques d’erreurs (fautes de frappe, erreurs de transposition, etc.). Dans notre livre blanc intitulé « Acceptation de la facture fournisseur obligatoire au format électronique, comment vous y préparer », selon une étude Eway, le délai de validation des factures fournisseurs est de 15 jours en moyenne lorsque le processus est manuel.

• Erreur humaine 

Elle représente un autre défi de taille lié au traitement manuel des factures. Même un personnel expérimenté dans le traitement des factures fournisseurs peut commettre des erreurs. Une omission lors de la saisie des montants de factures, un codage erroné ou des modalités de paiement non respectées peuvent entraîner des retards de paiement, des litiges et une dégradation des relations avec les fournisseurs.

• Processus chronophage

Le traitement manuel des factures est un processus qui demande beaucoup de temps. De nombreuses études considèrent que le comptable fournisseur passe 30% de son temps au traitement manuel des factures. Les membres du personnel doivent consacrer un temps précieux à la saisie et à la validation de données et au rapprochement de factures avec leurs bons de commande et bons de livraison le cas échéant. Des heures de travail qui pourraient être consacrées à des tâches plus importantes pour votre entreprise.  

• Processus coûteux

Le traitement manuel des factures peut être un processus fastidieux divisé en plusieurs étapes. Chacune d’entre elles demande du temps et des ressources, qui se traduisent par un coût matériel pour les entreprises, coût qui peut littéralement exploser pour celles devant traiter un grand nombre de factures. D’après la DGFiP, le coût du traitement manuel d’une facture entrante est d’environ 14€ alors que celui d’une facture électronique ne dépasse pas les 5€. Nous sommes ici sur des moyennes, les coûts peuvent exploser sur des factures complexes nécessitant de nombreuses interventions.

Ce type de logiciel offre une solution complète conçue pour relever les défis liés au traitement manuel des factures. Il s’appuie sur des technologies avancées, telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR), l’apprentissage automatique ou « machine learning » (ML) et l’intelligence artificielle (IA), pour automatiser l’extraction et la validation des données de factures.

Vous trouverez ci-après les principales fonctionnalités dont doit disposer votre solution logicielle idéale pour automatiser vos comptes fournisseurs :

• Automatisation du processus 

Votre solution devra automatiser l’ensemble du workflow de traitement des factures, de la réception jusqu’à leur validation, notamment la capture de factures, leur rapprochement avec les bons de commande, leur transfert pour approbation. L’automatisation de ce cycle permettra d’assurer la continuité de l’information et la liaison entre les différents processus.  

• Saisie des données de factures

Une fonctionnalité clé d’un logiciel de traitement automatisé des factures est sa capacité à capturer le plus fidèlement possible les données de factures disponibles dans différents formats, notamment les celles envoyées par e-mail et au format papier. Grâce à la technologie OCR, le logiciel scanne les factures et extrait avec précision les données pertinentes, telles que les coordonnées d’un fournisseur, les références de facturation, les modalités de paiement et les détails d’un poste de dépense. Tout ceci permet d’éviter la saisie manuelle de données et réduit les risques d’erreurs.

• Automatisation intelligente du workflow

Choisissez une solution offrant la possibilité de personnaliser les capacités d’automatisation du workflow. Vous pourrez alors définir des règles et conditions pour différents types de factures, autoriser les transferts automatiques, faire remonter des approbations et gérer les exceptions.

• Capacités d’intégration

Cette autre fonctionnalité est primordiale dans un logiciel d’automatisation du traitement des factures. Veillez à ce que ce dernier s’intègre à votre logiciel de comptabilité existant ou à votre système ERP (planification des ressources de l’entreprise). Cette intégration va simplifier le flux d’informations entre différentes plateformes, améliorant ainsi l’efficacité et l’exactitude des données. 

• Sécurité et protection des données

Ces deux fonctionnalités sont indispensables au traitement des factures. Un logiciel de traitement automatisé des factures applique des mesures de sécurité strictes pour protéger vos informations financières sensibles. Le chiffrage des données, les contrôles d’accès basés sur les rôles et les pistes d’audit veillent au respect de la confidentialité des données contre tout accès non autorisé ou toute tentative de piratage. 

La mise en œuvre d’un logiciel de traitement automatisé des factures présente de nombreux avantages pour les entreprises.

• Diminution des délais de traitement des factures

En supprimant les processus superflus et en réduisant le temps consacré à la gestion des factures, les entreprises peuvent accélérer les cycles de paiement, ce qui améliore aussi les relations avec leurs fournisseurs, au vu de la ponctualité des paiements.

• Diminution des erreurs coûteuses

Il s’agit d’un autre avantage lié à traitement automatisé des factures. La précision de l’extraction et de la validation des données minimise les risques d’erreurs, tels que les erreurs de saisie, de montant, etc. 

• Simplification des processus de comptes fournisseurs

Il s’agit du principal résultat lié à l’automatisation. Un logiciel de traitement automatisé des factures permet aux workflows de transférer et d’approuver efficacement des données, ce qui réduit les goulots d’étranglement et améliore la visibilité globale des processus. Les entreprises pourront alors se consacrer pleinement à la gestion et à la résolution d’exceptions, plutôt qu’à des tâches superflues. 

Cette phase se divise en plusieurs étapes. 

Les entreprises doivent d’abord évaluer leurs workflows de traitement des factures actuels et identifier les points problématiques afin de déterminer la solution logicielle la plus adaptée à leurs besoins uniques.

Une fois la solution choisie, elles devront prendre en compte son intégration aux systèmes financiers existants. Pour garantir un processus d’intégration fluide, les équipes du service informatique et les fournisseurs du logiciel devront travailler main dans la main pour synchroniser les données et gérer efficacement le workflow.

La réussite de sa mise en œuvre repose sur la formation et la conduite du changement. Les collaborateurs devront apprendre à utiliser efficacement le logiciel et connaître ses différents avantages. La mise en œuvre d’initiatives en matière de conduite du changement, telles que la communication et l’assistance, permet aux employés de s’adapter aux nouveaux processus automatisés et d’adopter plus facilement la technologie en question.

Un logiciel de traitement automatisé des factures métamorphose les opérations financières des entreprises et offre de nombreux avantages, tels que l’automatisation des tâches, une diminution du nombre d’erreurs et une amélioration de la productivité. En maîtrisant la puissance de cette technologie, les entreprises peuvent fluidifier leur process ou minimiser les erreurs coûteuses. L’efficacité de ce logiciel repose sur ses capacités d’intégration et des mesures de sécurité strictes. Adopter ce type de logiciel est une décision stratégique qui leur permet d’être conforme à la future réforme du e-invoicing tout en s’y préparant un peu plus sereinement. Sans oublier les avantages initiaux de la e-facturation que sont la simplicité, les économies, l’optimisation de l’efficacité des entreprises.