Dynamique du traitement des factures dans les comptes fournisseurs

Vous souhaitez améliorer votre agilité et votre efficacité en 2023 et au-delà ? Le traitement automatisé des factures peut alors être une piste judicieuse. La simplification de ce processus accélère le traitement des factures, diminue les risques d’erreurs et la charge mentale de vos comptables.

Dans cet article, nous allons nous intéresser à la dynamique du traitement des factures dans les comptes fournisseurs. Nous comparerons les solutions manuelles aux solutions automatisées, ainsi que les coûts de traitement d’une facture, les logiciels de gestion des factures, etc.

Ce processus englobe de nombreuses tâches chronophages telles que l’enregistrement informatique, le contrôle des données, le rapprochement bancaire et le rapprochement avec le bon de commande et le bon de livraison, l’intégration dans les workflows de validation, l’imputation comptable et analytique, la mise en paiement et l’archivage. À l’origine, en plus d’être manuel, il mobilisait aussi d’importants effectifs, source de nombreuses erreurs et de nombreux retards. Néanmoins, les progrès technologiques ont permis d’améliorer l’efficacité et la précision de ce processus.

Le traitement manuel des factures nécessite de saisir à la main des informations de facturation, la gestion de documents papier et l’utilisation de workflows d’approbation manuels. Bien qu’un processus manuel soit gérable pour les entreprises ne devant traiter qu’une poignée de factures fournisseurs, il reste cependant chronophage et mobilise d’importantes ressources en personnel à l’origine de nombreuses erreurs. Il va d’ailleurs devenir incompatible avec la réforme du e-invoicing.

A contrario, le traitement automatisé des factures utilise un logiciel doté de la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR). Il permet de saisir des données qu’il extrait des factures, puis de renseigner les champs correspondants dans le logiciel de comptabilité, le tout de façon automatique. Les workflows automatisés permettent aux factures de suivre un processus d’approbation prédéfini, ce qui réduit les risques d’erreurs et accélère les délais de traitement. 

Selon la DGFiP, le coût du traitement manuel d’une facture entrante est d’environ 14€. Ce coût unitaire peut parfois atteindre les 100€ en cas de facture complexe demandant des contrôles très précis. Imaginez si votre collaborateur doit gérer un très grand nombre de factures. Dans ce cas, le traitement manuel devient quasi mission impossible. 

Le traitement automatisé des factures permet cependant de réduire considérablement ces coûts, car les entreprises économisent en moyenne 10 € par facture. Pour celles devant traiter 500 factures par mois, ce montant s’élève alors à 60 000 € par an.

Ce logiciel permet d’automatiser et de simplifier le processus de traitement des factures au sein du service des comptes fournisseurs d’une entreprise. Grâce à lui, les entreprises peuvent gérer efficacement l’ensemble du cycle de vie d’une facture, tout en minimisant les erreurs et le nombre de tâches manuelles, ce qui améliore l’efficacité globale.

Un logiciel de gestion des factures se compose généralement des fonctionnalités clés suivantes : 

1. Capture des données des factures : recueille les données de factures auprès de sources diverses, telles que les factures papier numérisées, les pièces jointes à des e-mails ou les factures électroniques.
2. Extraction de données : utilise la technologie OCR pour extraire les données de factures, notamment les coordonnées des fournisseurs, les références de facturation, les dates d’échéance, les postes de dépense et les montants.
3. Automatisation du workflow : simplifie le processus d’approbation des factures en envoyant automatiquement les factures aux destinataires correspondants pour qu’ils puissent les examiner et les approuver.
4. Rapprochement de factures : compare les informations d’une facture à celles des bons de commande pour veiller à leur exactitude et corriger toute anomalie préalablement au paiement.
5. Codage et imputation : simplifie le suivi et l’analyse des factures en les organisant en fonction de comptes, de centres de coûts ou de projets spécifiques.
6. Gestion des fournisseurs : gère une base de données centralisée de fournisseurs dans laquelle sont stockées des informations importantes, telles que leurs coordonnées, les modalités de paiement et l’historique des paiements.
7. Capacités d’intégration : s’intègre aux autres systèmes de comptabilité, aux systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP) et aux outils de gestion financière pour simplifier le transfert de données et éviter la saisie de données en double.

Il consiste à suivre l’avancée du traitement des factures et à veiller à leur réception, leur examen, leur approbation et leur paiement dans des délais définis. 

Le suivi manuel des factures peut être une tâche complexe, car elles peuvent être perdues, mal rangées ou mises en attente lors de leur transfert. Ces désagréments peuvent entacher les relations avec les fournisseurs, mais aussi provoquer des retards de paiement et d’autres problèmes d’ordre administratif.

Les solutions d’automatisation du traitement des factures fournisseurs simplifient leur suivi grâce à une visibilité en temps réel sur le statut de chacune d’entre elles. Les entreprises peuvent donc suivre toutes les étapes de facturation, de la réception de factures entrantes jusqu’à leur approbation, pour une transparence et une responsabilité optimales. L’envoi automatique de rappels et de notifications permet d’éviter tout retard, mais aussi d’appliquer des mesures prises en temps et en heure dans le workflow de traitement des factures.

Des traces écrites, des signatures physiques et des délais de traitement longs composent généralement les processus d’approbation manuels, qui non seulement ralentissent le cycle de paiement, mais augmentent aussi les risques d’erreurs et les problèmes de conformité.

Un logiciel d’approbation des factures simplifie et accélère le processus d’approbation en automatisant les workflows et en transférant les factures aux parties prenantes concernées pour leur examen et approbation. Il utilise les signatures électroniques, le transfert automatisé et des niveaux d’approbation personnalisables, permettant ainsi d’écourter les délais d’approbation, de réduire les délais de traitement et de garantir le respect des politiques en place.

Utilisant la technologie OCR, ce logiciel joue un rôle déterminant dans le traitement automatique des factures de comptes fournisseurs. Cette technologie scanne et extrait les informations d’une facture, notamment les coordonnées du fournisseur, les références de facturation, les différents postes de dépense et les montants, ce qui évite la saisie manuelle d’informations tout en réduisant les risques d’erreurs humaines.

La technologie OCR gère différents formats de factures (papier, PDF et électroniques), lit et interprète avec précision des informations pour une efficacité et une fiabilité de saisie optimales. En automatisant la capture d’informations, les entreprises peuvent améliorer la précision des données, réduire les délais de traitement et améliorer la visibilité des données pour optimiser le processus décisionnel.

L’impact environnemental du traitement des factures est une préoccupation centrale à l’heure actuelle, où les enjeux écologiques sont désormais une priorité. Qui dit facturation papier dit déforestation, consommation d’énergie, production de déchets et émissions de carbone. 

La facturation électronique, quant à elle, offre une alternative plus durable. Le passage à la facturation électronique permet aux entreprises de limiter leur consommation de papier, de réduire les émissions de carbone pour son transport et d’œuvrer en faveur d’un environnement économique plus vertueux. Elle permet également d’écourter les délais de traitement, de réduire le nombre d’erreurs et de renforcer la sécurité des données.

L’automatisation du traitement des factures à l’aide de la technologie OCR et d’un logiciel de capture et d’approbation de factures améliore considérablement la précision et réduit les délais de traitement. Les entreprises peuvent simplifier leurs opérations, réduire leurs coûts et tisser des relations durables avec leurs fournisseurs. La facturation électronique leur permet de contribuer à un avenir plus durable, tout en bénéficiant de ses avantages, à savoir une efficacité accrue et un impact minime sur l’environnement. L’heure est venue pour les entreprises d’automatiser le traitement des factures fournisseurs.