L’échéance de la facturation électronique obligatoire approche à grands pas. Qu’est-ce que cela signifie ? Les entreprises doivent agir rapidement pour se préparer à ce changement majeur. Mais tout n’est pas aussi simple. De nombreuses embûches parsèment cette route en direction de cette transformation digitale.
« Si la transition progresse, des freins subsistent : la mise en conformité des clients et des fournisseurs ainsi que la formation des équipes restent les défis les plus cités » OpinionWay pour Quadient, sondage mars 2025
Le passage à la facturation électronique est une opportunité de croissance et d’optimisation des processus financiers. Ceci dit, les entreprises qui ne prennent pas de longueur d’avance en se contentant de répondre aux exigences de la réforme de la facture électronique le moment venu, perdront une partie de leur avantage concurrentiel. En revanche, si elles s’attaquent à ces défis de dématérialisation de leurs factures dès maintenant, la transition se fera davantage en douceur, sera ainsi plus fluide et mieux vécue.
Obstacle #1 : « les clients ne répondent pas tous aux normes requises »
Dans notre enquête OpinionWay de mars 2025, les entreprises ont indiqué être confrontées majoritairement à des problèmes de conformité de leurs clients aux normes requises par l'Administration Fiscale.
« 36 % des personnes interrogées ont indiqué que les clients ne répondent pas toujours aux normes requises. Cela constitue leur plus grand défi en matière de facturation électronique »
Comment résoudre ce problème ? Première étape : communiquer avec ses clients, leur expliquer les différents aspects de cette nouvelle loi (mentions obligatoires à faire figurer sur les factures, données à transmettre à la Direction Générale des Finances Publiques, formats qui seront acceptés, choix d’une plateforme de dématérialisation partenaire - PDP - ou désormais Plateforme Agréée). Si vous le souhaitez, vous pouvez tester ou faire tester la conformité de vos factures avant de procéder à un audit de conformité un peu plus poussé.
La solution de dématérialisation des factures de Quadient aide les entreprises à opérer cette transition digitale en vue de l’obligation de recevoir des factures électroniques et l'obligation d'en émettre numériquement également via une plateforme de dématérialisation mais pas seulement. En tant qu'opérateur de dématérialisation, elle automatise l’ensemble du processus, garantit la sécurité, l’intégrité du cycle de facturation tout en assurant la future conformité, notamment au niveau de la transmission des données de facturation à l'Administration Fiscale. Les Plateformes Agréées doivent respecter un strict cahier des charges comme toutes les autres plateformes pour envoyer les factures électroniques à d'autres plateformes et s'occuper de la transmission des données requises par l’Administration Fiscale selon la nature de la facture numérique (BtoB, BtoB international, BtoG, BtoC).
Bon à savoir !
Si vos clients internationaux souhaitent recevoir leurs factures dans un autre format tel qu'une facture PDF ou une facture au format papier, en plus de la transmission des données requise par les exigences légales dans le cadre du e-reporting (transmission des données de transaction et des données de paiement) ou que vous devez gérer des factures à destination du Gouvernement avec Chorus Pro, la plateforme Quadient est en mesure de le faire puisqu’elle offre une diffusion multiformat et multicanale afin de s’adapter aux choix de vos clients et aux usages de votre secteur d’activité. Ainsi vous alliez conformité à 100 % avec la loi de la facturation électronique tout en répondant aux demandes précises de vos clients.
Obstacle #2 : « les équipes doivent être formées »
Deuxième challenge et non des moindres : la nécessité de former les équipes. Il est d’autant plus important que ce passage à la facturation électronique peut être un bouleversement pour les collaborateurs « les moins digitalisés ». Il est crucial de mener un projet de conduite de changement car l’obligation de la facture électronique pour tous ne laissera pas de seconde chance comme d’autres projets de digitalisation. En effet, l’échéance a été fixée par l'Administration Fiscale et elle ne pourra pas être reculée.
« 35 % des entreprises interrogées ont déclaré que la nécessité de former leurs équipes aux nouveaux processus de facturation électronique constituait un challenge »
La date butoir approche et le temps peut manquer… Cela peut vous intimider mais ne le soyez pas, l'équipe de Quadient simplifie ce processus de transmission des factures en électronique en accompagnant et en formant les équipes une fois le projet finalisé. Vous avez même toujours la possibilité de contacter nos équipes une fois le projet déployé.
Notre solution d’automatisation de traitement et d’envoi de vos factures clients diminue drastiquement le risque d’erreur en supprimant une bonne partie des tâches manuelles répétitives. L’interface intuitive et conviviale simplifie la vie de vos collaborateurs tout en optimisant les processus de génération, envoi des factures électroniques, suivi de leur traitement jusqu’à leur paiement. Vos équipes peuvent alors se concentrer sur la compréhension de ces nouveaux enjeux, cette nouvelle façon de travailler ainsi que sur des tâches à plus forte valeur.
Obstacle #3 : « les fournisseurs ne respectent pas les normes requises »
Les entreprises interrogées dans le cadre du sondage OpinionWay évoquent l’obstacle d’une transition qui ne serait pas simultanée avec l’ensemble de leurs partenaires. Et elles ont raison !
« 29 % des entreprises interrogées ont indiqué l'incapacité actuelle de leurs fournisseurs à répondre aux normes de la facture électronique. »
En vertu de la future obligation d'échange des factures électroniques, les factures des fournisseurs seront reçues par notre PDP dans un format structuré, c’est-à-dire l’un des 3 formats de factures accepté par la loi (format UBL - Universal Business Language -, format CII - Cross Industry Invoice - ou format Factur-X). En complément du module PDP répondant aux obligations réglementaires, des services d’automatisation de traitement de la facture fournisseur peuvent être proposés comme Quadient AP. En effet, la gestion du flux de facturation fournisseur exige de nombreuses étapes de traitement longues et chronophages telles que la saisie des factures dans plusieurs interfaces, l’approbation de celles-ci, leur mise en paiement, l’enregistrement comptable et l’intégration dans l’ERP. L’automatisation sonne le glas des tâches répétitives, des recherches de factures dans différentes interfaces, des contrôles de cohérence des données ou de rapprochement avec les bons de commande.
A noter !
La facturation fournisseur concerne toutes les entreprises à partir du 1er septembre 2026. A cette date, vous devrez être en mesure de traiter une facture électronique que vous aurez reçue. Vous êtes certainement déjà informé mais votre écosystème l’est-il aussi ? Nous parlons ici d’écosystème au sens large c’est-à-dire vos sous-traitants, vos co-traitants, vos partenaires et bien sûr vos fournisseurs. Notre offre modulaire permet de traiter tous les cas de figure tout en assurant cette fameuse conformité à 100% !
La facturation électronique simplifiée
La future loi sur la facture électronique et toutes ses exigences peuvent vous sembler écrasantes, mais trouver le bon partenaire pour la transmission de vos données figurant sur vos factures facilite la tâche. Quadient va au-delà du périmètre de la réforme, son offre couvre tous les aspects du cycle de facturation de la réception des factures fournisseurs, de l'automatisation des processus inhérents, de leur intégration directe dans l’ERP jusqu’à l’optimisation du processus de recouvrement en passant par la préparation, l’édition et l’envoi des factures clients en multicanal.
Découvrez comment Quadient simplifie et optimise la facturation électronique en réservant une démo dès aujourd'hui !