Depuis quelques années, la facturation électronique connaît un grand succès. Nombre d’entreprises en font usage puisqu’il s’agit d’une solution efficace, facile à utiliser et qui permet des réductions de coûts. Depuis le 1er janvier 2013, les factures peuvent, selon la loi belge, être aussi bien envoyées sous format papier que sous format électronique. Les deux versions sont donc équivalentes. Néanmoins, il faut tenir compte de quelques points essentiels pour l’envoi électronique de factures.
L’intégrité et la fiabilité : des points essentiels
L’intégrité et la fiabilité sont des points essentiels dans la facturation électronique. Lorsque la facture est envoyée à la mauvaise personne ou à une adresse inexistante, vous perdez un temps précieux à rechercher la véritable adresse et à renvoyer une nouvelle facture. En s’assurant que la facture électronique est expédiée au bon destinataire dès son premier envoi, vous limitez les retards de paiement et augmentez la productivité de votre service comptable.
Pour éviter les envois de facture incorrects, il est important de relier directement votre système de facturation automatique à votre base de données client. En couplant votre facture à une fiche de client, une offre ou une commande, la marge d’erreur due au travail manuel est limitée.
La garantie de sécurité
Les factures électroniques doivent rester inviolables et non modifiables pendant l’envoi. L’usage d’un fichier PDF sécurisé est donc une bonne pratique. En adoptant une solution de gestion documentaire intégrée, vous pouvez garantir la conformité de vos factures et assurer leur traçabilité tout au long du processus.
Factures électroniques et authenticité
Comme pour la facturation papier, l’origine de la facture doit être évidente pour le client. Le destinataire doit être certain que le destinateur de l’e-facture (fournisseur) est bien celui qu’il prétend être. Une communication claire et fiable est particulièrement importante.
Accords clairs entre client et fournisseur
En cas de problème, il est important de pouvoir compter sur des accords clairs à reprendre dans les conditions générales.
Il est conseillé de faire signer un document à votre client stipulant un accord sur la facturation en ligne. Selon la loi, un accord préalable expressément convenu par écrit n’est plus une obligation. Néanmoins, il faut jouer la carte de la sécurité dans l’intérêt des deux parties contractantes. Il est donc recommandé de recueillir le consentement préalable par écrit avant que les premières factures ne soient envoyées.
Envoyer les factures par e-mail : sûr, efficace et moins coûteux
L’envoi de factures par e-mail ne cesse de se développer. Voici pourquoi tant d’entreprises franchissent le pas de la dématérialisation du processus fournisseur :
- Vous réduisez vos coûts de papier, d’impression et de frais de port.
- Le processus de facturation peut être automatisé, ce qui rend le travail plus rapide et demande moins de temps.
- L’efficacité de vos facturations augmente.
- Les factures arrivent à la bonne personne, sont payées plus rapidement, ce qui a un effet positif sur votre cashflow.
- Les factures peuvent être personnalisées.
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