Mercredi 2 septembre 2026, 21h50. Fin du dîner avec l’un des clients majeurs de votre entreprise avec qui votre commercial vient de signer un contrat. L’addition arrive, le commercial règle, récupère le ticket… et, comme souvent, se dit : “Je compléterai la note de frais demain.” Mais s'il manque de rigueur, cela pourra avoir des conséquences. Nous nous expliquons.
A la différence du lundi 31 août 2026, la gestion de cette note de frais de restauration ne se passera pas de la même manière.
En effet, 2 situations (c’est ce que nous allons vous expliquer en détail dans cet article) peuvent arriver car la réforme de la facturation électronique vient d’entrer en vigueur la veille, le 1er septembre 2026 :
- L’addition est inférieure à 150€ HT
- L’addition est supérieure à 150€ HT
Avec la généralisation de la facturation électronique en France, les entreprises vont, comme vous le savez, devoir renforcer la vigilance quant à la qualité du justificatif, notamment si elles peuvent et souhaitent récupérer la TVA. Les flux B2B devront être structurés (pas “juste un PDF”) et échangés via des Plateformes Agréées comme l’est celle de Serensia by Quadient.
Dans ce nouveau cadre, les erreurs sur le traitement des notes de frais peuvent coûter cher : TVA qui devient non récupérable, justificatif refusé, dépense impossible à rapprocher ou à imputer… voire double paiement si l’entreprise rembourse le commercial et paie la facture du restaurateur.
2026-2027 : les nouveaux réflexes à adopter pour vos notes de frais
Le calendrier officiel de la DGFiP confirme une bascule progressive :
- 1er septembre 2026 : toutes les entreprises doivent être en mesure de recevoir et traiter des factures électroniques ; les grandes entreprises et ETI doivent en plus les émettre.
- 1er septembre 2027 : les TPE/PME sont elles aussi obligées de les transmettre en électronique via la PA de leur choix
Une facture électronique, au sens de la réforme, n’est pas une simple facture scannée ou un PDF : elle contient des données structurées (comme des lignes de code informatiques) et circule via une plateforme agréée.
Traduction pour votre quotidien : plus votre entreprise aura de dépenses ou de notes de frais qui doivent être facturées au nom de l’entreprise, plus vous devrez être capables de les identifier proprement, les rapprocher rapidement et sans ressaisie inutile ou doute sur la manière de procéder.
Revenons sur le point qui déclenche le plus de questions : le seuil de 150 € HT (restaurant)
L’Administration Fiscale fait une distinction en fonction du montant de la note de restaurant :
- ≤ 150 € HT : le traitement « classique » (ticket / facture + saisie note de frais) est encore accepté (justificatif à la comptabilité, saisie de la note de frais). L'administration tolère en effet que la TVA soit récupérée sur la base du ticket de caisse ou de la facture papier, sans que le restaurateur ne doive transmettre la facture via sa plateforme agréée. Dans ce cas, le restaurateur déclare l'opération en e-reporting B2C. Ce cas de déclaration de e-reporting se répète si le collaborateur ne se présente pas comme un professionnel auprès du restaurateur.
- > 150 € HT : la facture devra impérativement être établie au nom de l'entreprise et intégrer le circuit du e-invoicing (BtoB). Dans ce cas, le salarié est assimilé à un tiers payeur et agit pour le compte de son entreprise. Il doit demander au restaurateur une facture B2B conforme, en fournissant le numéro SIREN de l'entreprise et son adresse de facturation électronique (qui peut être spécifique à ce type de frais).
C’est là que le risque opérationnel peut apparaître :
- la facture arrive dans le circuit “fournisseurs” (plateforme / comptabilité)
- le salarié dépose sa note de frais en parallèle
- si votre comptable manque de vigilance ou si les circuits (comptabilité/RH par exemple) sont distincts, le rapprochement n’est pas verrouillé et vous pouvez payer deux fois (restaurateur + collaborateur)
Astuce : traiter la note de frais comme un flux à rapprocher d’une facture/justificatif, avec des contrôles simples mais systématiques (montant, date, fournisseur, TVA, nature, centre de coût).
Et pour les autres petites dépenses (parking, péage, etc.) ?
Ces frais sont souvent gérés au ticket et au justificatif remis au service comptabilité. Dans ce cas, nous sommes dans du e-reporting : le parking a réalisé son « service de location de place de stationnement » à un particulier et est donc dans le cadre du BtoC.
A noter ! : il y a souvent des exceptions dans la loi en France et l’abonnement au télépéage en est une. Cet abonnement est considéré comme un flux BtoB qui est donc régi par le e-invoicing.
En clair : vos procédures internes doivent être prêtes à absorber plusieurs types de justificatifs et de flux (BtoB + BtoC) sans casser le parcours salarié tout en étant capable de « documenter la TVA ».
Savoir faire preuve de pédagogie et adopter/diffuser 3 réflexes très simples
La gestion des notes de frais est une question couramment posée par nos clients. Chez Quadient, on voit souvent ces mêmes questions remonter : “Qu’est-ce que je dois demander au commerçant ?”, “Est-ce que mon ticket suffit ?”, “Quelles informations donner au prestataire pour l’établissement de sa facture ?”, “Pourquoi ma TVA est refusée ?”. Voici 3 réflexes (ou bonnes pratiques) à adopter :
1) Avant de payer : identifier le bonne situation
- Dépense professionnelle “classique” remboursée au salarié : pas de changement, justificatif conforme pour la récupération de TVA.
- Dépense professionnelle qui doit être facturée au nom de l’entreprise (notamment au-delà de 150 € HT en restauration) : demande d’une facture complète qui devra être transmise via le flux du e-invoicing.
2) Au moment de l’émission du justificatif : viser la “simplicité pour les équipes”
Une facture exploitable doit permettre de comprendre sans ambiguïté aux collaborateurs qui la traiteront (et rapidement) les éléments suivants : qui, quoi, quand, combien, TVA.
3) Après « l’événement » : déposer (et rapprocher) rapidement
Nous vous conseillons de fixer un délai de dépôt et une procédure de traitement rigoureuse pour :
- limiter les justificatifs perdus,
- éviter les rattrapages en fin d’exercice,
- sécuriser la TVA récupérable,
- réduire le risque de double paiement.
Checklist des points à retenir pour votre politique de notes de frais
- Définir clairement les cas où la facturation électronique est obligatoire (inclure la restauration > 150 € HT) et celle que vous pouvez demander pour répondre à vos exigences de process (il devra être identique et clairement communiqué à tous.
- Mettre à disposition des salariés les informations à donner sur leur « facture note de frais » : raison sociale, SIREN/SIRET, adresse de facturation… Si besoin et souhaité, créer une adresse de facturation par collaborateur concerné dont la taxonomie pour se terminer par le numéro de matricule de ce dernier.
- Mettre en place plusieurs points de vigilance aux étapes clé et un contrôle anti double paiement (règles précises de rapprochement factures et notes de frais).
- Définir un délai maximum de dépôt et si possible un circuit de validation simple.
- Vérifier la capacité de l’entreprise à recevoir/traiter des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026 (obligation universelle de réception).
FAQ
À partir de quand la facturation électronique s’applique-t-elle ?
À partir du 1er septembre 2026 (réception obligatoire pour toutes les entreprises), avec une généralisation de l’émission selon la taille des entreprises jusqu’au 1er septembre 2027 (TPE et PME).
Une facture électronique, c’est juste un PDF ?
Non. Une e-facture au sens de la réforme de la facturation électronique doit contenir des données structurées traitées en temps réel par le SI de l’Administration (ex : SIREN fournisseur/client, montants, TVA…). Elle transite via une plateforme agréée.
Pourquoi parle-t-on du seuil de 150 € HT au restaurant ?
Parce que le traitement peut continuer de se faire par justificatif comme aujourd’hui si ce seuil n'est pas dépassé. La facturation électronique au nom de l’entreprise avec toutes ses mentions est obligatoire pour les notes > à 150€ HT.
Le salarié peut-il payer une facture au nom de l’entreprise ?
Oui, dans ce cas, il est considéré comme un tiers payeur ; son nom peut être indiqué dans un champ d’information complémentaire.