Optimiser sa communication en automatisant le traitement des documents : le cas des gestionnaires immobiliers

Yasmina Hachemi | lundi 18 avr. 2022
grands immeubles résidentiels commerciaux à Kerry Park

Propriétaires et locataires, tous sont d'accord sur un point : ces deux dernières années ont forcé les entreprises à revoir leur mode de fonctionnement, compliquant un peu plus le cadre entourant la copropriété. De la gestion à distance des locataires à l'entretien général, agences de gestion locative, propriétaires et locataires n'ont eu d'autre choix que de s'adapter. De son côté, l'environnement professionnel actuel a mis en lumière l'écart numérique qui subsiste entre les principaux acteurs du marché et les agences de gestion locative de plus petite taille. Une nouvelle réalité qui confirme l'importance de la numérisation.

Le marché de la gestion locative, témoin d'une polarisation du numérique

Bon nombre de réformes et nouvelles tendances ont conduit le secteur de la gestion immobilière à se moderniser, encourageant toujours un peu plus son passage au numérique. Auparavant, les entreprises de plus petite taille renonçaient à effectuer leurs tâches à l'aide d'outils numériques en raison des coûts inhérents, jugés considérables. Une pensée qui a façonné le marché actuel de l'immobilier, dans lequel les plus petites entreprises sont rachetées par les leaders. Cette raison pousse aujourd'hui à la numérisation en deux temps du secteur : d'un côté, les grandes agences de gestion locative déjà équipées pour renforcer leurs processus, et de l'autre, les petites entreprises, qui ont du mal à s'adapter à la technologie.

La gestion des documents sortants, une tâche chronophage qui pousse à délaisser les services à valeur ajoutée

Les gestionnaires immobiliers doivent pouvoir effectuer un grand nombre de tâches différentes. Recherche de locataires, vérification des profils (généraux, civils et financiers), gestion des réparations, de l'entretien, des rénovations et des budgets… les gestionnaires doivent quotidiennement jongler entre plusieurs responsabilités. Et ce n'est pas tout. Pour venir ajouter une touche de difficulté à cette routine déjà complexe, les professionnels de la gestion immobilière ont également l'obligation de communiquer régulièrement avec leurs locataires et parties prenantes, tout en se conformant aux réglementations et obligations juridiques. Pour certains, ces obligations impliquent la rédaction et l'envoi de documents (baux, quittances de loyer, états des lieux, mandats de gestion, contrats et factures pour les professionnels en cas de rénovation) à plusieurs parties prenantes.

Améliorer les dialogues grâce à la numérisation
Aujourd'hui, plutôt que de savoir gérer les situations d'urgence, il s'agit de pouvoir trouver des solutions durables visant à améliorer la qualité de ses services et, par extension, la satisfaction de sa clientèle. Pour ce faire, les entreprises doivent mettre en place un dialogue et une meilleure communication au moyen d'une technologie numérique.

D'après un rapport dédié à la situation du secteur de la gestion immobilière en 2021, 61 % des propriétaires de biens en location souhaitent pouvoir communiquer avec leur gestionnaire locatif par e-mail ou SMS.

Il existe un certain nombre de solutions de diffusion de documents numériques clés en main accessibles à toutes les agences de gestion locative qui permettent de gérer les communications sortantes. Parmi ces solutions, on retrouve les plateformes extranet depuis lesquelles envoyer des documents, mais aussi les e-mails automatiques, les portails d'envoi de SMS, les signatures en ligne, les outils d'inscription et les systèmes d'authentification à distance. Bien évidemment, tous ces services peuvent être gérés de manière sécurisée.

Outre le fait de favoriser des relations plus étroites avec les clients et les consommateurs, la numérisation aide les agences de gestion locative à gagner du temps, à éviter les erreurs embarrassantes et à consacrer davantage d'énergie aux tâches à plus forte valeur. Cette approche permet également de réduire les coûts, qui peuvent être répercutés afin d'optimiser l'expérience et la satisfaction des clients.
Les agences de gestion immobilière, en particulier celles de plus petite taille, doivent réévaluer leurs processus et se mettre à la page afin de rattraper leur retard. Toutefois, rien ne sert de courir : tout projet de numérisation doit être mûrement réfléchi. Ces derniers peuvent se faire en plusieurs étapes, en fonction de la maturité numérique des agences ainsi que des préférences des propriétaires et des locataires. Ainsi, mieux vaut dresser un bilan de la situation et choisir l'outil le plus adapté parmi une myriade de solutions numériques aussi rentables qu'accessibles, grâce auxquelles vous pourrez rapidement générer un ROI.

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Sources : État de l’industrie de la gestion immobilière en 2021