E-Rechnung erstellen

Im Gegensatz zur E-Rechnung erlaubt die klassische Papierrechnung auch durch die Digitalisierung der Rechnungsinformationen keine automatische und elektronische Weiterverarbeitung der Daten. Denn mit einem Scan oder der Erstellung eines PDF-Dokuments liegen keine strukturierten Daten vor. In diesen Fällen müssten die Rechnungsinformationen zunächst manuell oder über adäquate Systeme strukturiert in die Buchhaltungssoftware überführt werden.

Es existiert eine Vielzahl an Formaten, um strukturierte Rechnungsdaten darzustellen. Hier hat sich das XML-Format durchgesetzt. Es dient primär der maschinellen Verarbeitung und ist nicht für eine Sichtprüfung durch den Menschen eignet. Jedoch kann die Lesbarkeit des XML-Datensatzes durch den Einsatz von Visualisierungslösungen ermöglicht werden. Dateien, die unstrukturierte Daten enthalten, enden in der Regel mit „edi“, „xml“, „csv“ oder „json“.

Bei Rechnungen, die die Endungen .tif, .jpg oder .pdf tragen, handelt es sich um unstrukturierte (oder teilstrukturierte) Datenformate, die gemäß EU-Richtlinie nicht als elektronische Rechnungen gelten.

Von hybriden Rechnungen spricht man, wenn diese aus einem PDF bestehen, in welches XML-Dateien mit strukturierten Daten eingebettet sind. Ein Beispiel hierfür ist das ZUGFeRD-Format. Als hybrides Format für die E-Rechnung besitzt es einen für das menschliche Auge erfassbaren Bildteil (PDF) und ein strukturiertes Format, das die automatisierte elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht.

Aus steuerrechtlicher Sicht unterscheidet sich eine elektronische Rechnung nicht von einer Papierrechnung, was bedeutet, dass sie alle Angaben beinhalten muss, die in §14 des Umsatzsteuergesetzes verankert sind.

Die grundsätzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung

Damit die elektronische Rechnung vor den Steuerbehörden der klassischen Papierrechnung in nichts nachsteht, müssen folgende Anforderungen erfüllt werden:

• Die Zustimmung des Rechnungsempfängers
• Einhaltung des elektronischen Formats bei Versand, Empfang und Weiterverarbeitung
• Garantie der Echtheit der Herkunft der E-Rechnung (etwa mittels eines internen Kontrollverfahrens, das auch sicherstellt, dass die Rechnung nicht nachträglich geändert werden kann)
• Garantie der Unversehrtheit der E-Rechnung

Pflichtangaben in einer E-Rechnung

Geschäftskunden benötigen ebenso wie Lieferanten die Rechnung – ob papierbasiert oder elektronisch – als Dokument für die Umsatzsteuererklärung. Um den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes zu entsprechen, muss die Rechnung bestimmte Angaben zwingend enthalten. Fehlen diese Pflichtangaben, hat das für den Rechnungsempfänger zuständige Finanzamt das Recht, die Rechnung zu Umsatzsteuerzwecken nicht anzuerkennen. Dies bedeutet, dass der Rechnungsempfänger verpflichtet ist, das elektronische Dokument auf die Anforderungen des Umsatzsteuerrechts hin zu prüfen.

Eine elektronische Rechnung muss, wie in der E-Rechnungsverordnung (E-RechV) verankert, mindestens die folgenden Angaben enthalten:

• die Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) des Rechnungsempfängers: Sie dient seiner eindeutigen Identifizierung. Die Angabe der Leitweg-ID ist dann zwingend, wenn eine E-Rechnung in Form einer XRechnung an eine deutsche Behörde oder Stelle der öffentlichen Verwaltung adressiert wird. Sie wird dem Rechnungssteller bei Auftragsvergabe mitgeteilt, kann jedoch auch direkt beim Auftraggeber erfragt werden. Beim Rechnungsaustausch zwischen Privatunternehmen ist diese Angabe nicht erforderlich.
• die geltenden Zahlungsbedingungen
• die Bankverbindung des Rechnungsstellers
• eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• eine Bestellnummer und eine Lieferantennummer (insofern diese dem Rechnungssteller bei Beauftragung durch den Auftraggeber mitgeteilt wurden) 

Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Rechnungsstellung zustimmen. Allerdings genügt ein unterlassener Widerspruch, um die Zustimmung rückwirkend zu erteilen.

Prinzipiell kann jeder Standard, der die Anforderungen der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931), der E-RechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht, für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen verwendet werden. In Deutschland ist dies für E-Rechnungen an die Bundesverwaltung grundsätzlich der Standard XRechnung.

Übermittlung an den richtigen Empfänger: die Plattformen und Übertragungskanäle

Gemäß der E-Rechnungsverordnung stehen für die Übermittlung und den Empfang von elektronischen Rechnungen die Verwaltungsportale des Bundes zur Verfügung. Mit der Nutzung der Zentralen Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE wird die Rechnungsstellung an die Bundesbehörden und die Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung für Rechnungssteller stark vereinfacht. Eine einmalige Registrierung genügt, um E-Rechnungen an die Auftraggeber der öffentlichen Hand zu übermitteln. Bilaterale Vereinbarungen sind daher nicht mehr nötig.

Im Rahmen der Nutzung der Plattformen stehen unterschiedliche Übertragungskanäle zur Verfügung:

• Unternehmen mit einem geringen Rechnungsvolumen und ohne adäquate Software für den Rechnungsausgang, wählen die Weberfassung. Dazu müssen die Angaben manuell in die Eingabemaske übertragen werden. Der Rechnungssteller erhält daraufhin für sein Archiv eine E-Rechnung im XML-Format zum Download.
• Unternehmen, die nicht über die angebotenen Übertragungskanäle versenden möchten oder können, haben die Möglichkeit des manuellen Uploads der E-Rechnung. Dafür muss diese Option in der Rechnungseingangsplattform freigeschaltet werden.
• Unternehmen, die in der Lage sind, mit der ihr zur Verfügung stehenden Software eine valide E-Rechnung zu erzeugen, können diese auch per De-Mail oder E-Mail übertragen. Nach der Freischaltung diese Übertragungskanals in der Rechnungseingangsplattform erhalten sie die Kontaktadresse.
• Als weitere Möglichkeit der Übertragung steht das Peppol-Netzwerk zur Verfügung. Hierbei kann der Rechnungsversand aus der Software per Webservice und Übertragung über das Peppol-Netzwerk erfolgen. Dafür greifen Unternehmen entweder auf einen Peppol-Service-Provider zurück (kostenpflichtig) oder nutzen den kostenfreien Webservice via Peppol des Bundes. Eine weitere Option ist die kostenpflichtige Mitgliedschaft bei OpenPeppol oder der Aufbau eines eigenen Peppol Access Points.
• Weitere Informationen zum Thema Peppol finden Sie hier ((Link)).

Die elektronische Archivierung von E-Rechnungen ermöglicht den Steuerbehörden den uneingeschränkten Zugriff auf wichtige Transaktionen und Daten, was die Buchhaltung entlastet. Prinzipiell greifen bei elektronischen Rechnungen dieselben Aufbewahrungsregelungen wie bei konventionellen Papierrechnungen. Das bedeutet, dass E-Rechnungen zehn Jahre lang in ihrer ursprünglichen Form archiviert werden müssen. Ein Papier-Ausdruck einer elektronischen Rechnung genügt nicht.

E-Rechnungen sind ein wichtiger Faktor, wenn es darum geht, digitale Prozesse zu optimieren und die knappen Ressourcen der Buchhaltung möglichst gewinnbringend einzusetzen. Die automatisierte Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen, die auch die unkomplizierte Überführung der Rechnungsinformationen in digitale Abrechnungssysteme beinhaltet, mindert die Fehlerquote und reduziert den Zeitaufwand.