Peppol

Die Abkürzung PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement OnLine und bezeichnet ein Netzwerk, über welches Unternehmen und Behörden elektronische Transaktionsdokumente wie Rechnungen und Belege sicher versenden und empfangen können. Das Akronym PEPPOL wurde 2019 von der Marke Peppol abgelöst. Im Zuge dessen wollte man das globale E-Procurement in den Fokus stellen. 

Das Projekt Peppol wurde bereits 2008 ins Leben gerufen. Ziel war und ist es, die elektronische Kommunikation zwischen Behörden und Unternehmen mittels kompatibler Technologiestandards einheitlich zu gestalten, um den grenzüberschreitenden Dokumentenaustausch sowie die elektronische Beschaffungs- und Einkaufsprozesse zu erleichtern.  

Über das Peppol-Netzwerk sind Lieferanten von Bund und Behörden in der Lage, elektronische Dokumente, wie Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen oder Kataloge direkt an jede öffentliche Verwaltung sicher, effizient und transparent zu versenden. Die Peppol ID (Peppol Participant Identifier) stellt sicher, dass sich Sender und Empfänger gegenseitig identifizieren können. Somit können alle Organisationen, die an das Peppol-Netzwerk angeschlossen sind, europaweit Dokumente sicher, schnell und einfach elektronisch austauschen. Die Infrastruktur von Peppol gewährleistet rechtliche und technische Interoperabilität mit Systemen wie SAP. 

Peppol Access Point

Damit sich Sender und Empfänger zum Austausch elektronischer Dokumente miteinander verbinden können, benötigen beide Parteien einen Peppol Access Point, der dafür sorgt, dass sie Zugriff auf das Peppol-Netzwerk erhalten.  

Peppol ID

Das Peppol-Netzwerk nutzt diverse Identifikatoren, sodass Sender und Empfänger feststellen können, was in welcher Form an wen übermittelt wird. Die Peppol ID ist einer dieser Identifikatoren und eine eindeutige Referenz zur Feststellung der Identität. 

Peppol BIS

Um den standardisierten Austausch im Peppol-Netzwerk sicherzustellen, wird die Kommunikation mittels der Business Interoperability Specification (BIS) umgesetzt. Soll etwa eine XRechnung über Peppol versendet werden, kann das Standard Business Document (SBD) quasi als technischer Briefumschlag betrachtet werden.

SML- und SMP-Server

Jeder Dokumentenempfänger muss im SMP-Server (Service Metadata Publisher) registriert werden. Im Zuge dessen kontaktiert der Server den SML-Server (Service Metadata Locator), der als Adressenregister fungiert und wo ein DNS-Eintrag für den jeweiligen Teilnehmer angelegt wird. 

Die Peppol-Infrastruktur basiert auf dem 4-Corner-Modell: Sowohl Sender als auch Empfänger erreicht das Netzwerk über einen Zugangspunkt (Peppol Access Point). Die elektronischen Dokumente des Senders werden mittels der Peppol-ID zum Access Point des Empfängers weitergeleitet und von dort aus dem Empfänger zugestellt. Bei der Kommunikation der Zugangspunkte erfolgt mittels des SMP-Servers eine Kompatibilitätsprüfung. Die Rechnungseingangsplattformen des Bundes ZRE und OZG-RE sind an den Access Point des Empfängers angeschlossen. Die Leitweg-ID, die Bestandteil jeder E-Rechnung ist, wird innerhalb der Rechnungseingangsplattformen als Adressierung der öffentlichen Hand herangezogen. Auf diese Weise entsteht ein interoperables, sicheres Netz, das alle Zugangspunkte verbindet, die auf demselben elektronische Nachrichtenprotokoll basieren, dieselben Formate verwenden und digitale Unterschrifts- sowie Verschlüsselungstechnologien einsetzen. Bereits vor der Registrierung authentifizieren sich die Teilnehmer über einen zertifizierten Access Point Provider.

Wie bereits beschrieben, nutzt das Peppol-Netzwerk mehrere Identifikatoren.

Die drei wichtigsten IDs in Peppol

1. Peppol Participant Identifier (Peppol ID): Sie dient als Referenz zur Feststellung der Identität aller Teilnehmer. 
2. Document Identifiers: Über diese Identifikatoren lässt sich feststellen, welche Dokumententypen ausgetauscht weden sollen. 
3. Process Identifiers: Diese Identifikatoren geben an, welcher Prozess bei der Übermittlung der Dokumente angewendet werden soll, beispielweise invoice-only oder catalogue-only.

Wie bekomme ich eine Peppol-ID?

Um eine Peppol-ID zu erhalten, müssen sich die Netzwerk-Teilnehmer an die Anbieter der Peppol Access Points wenden und sich dort einmalig registrieren.

Warum brauche ich eine Peppol-ID?

Jeder Teilnehmer des Peppol-Netzwerks – ob Käufer oder Lieferant – muss über eine gültige Peppol-ID verfügen. Ansonsten ist weder der Versand noch der Empfang von elektronischen Dokumenten möglich.

Peppol ist eine der vier möglichen Optionen, eine E-Rechnung zu übermitteln. Allerdings ist es im Vergleich zum Versand per E-Mail oder Upload der einzige Übertragungskanal, der eine vollständige Automatisierung und den Massenversand zulässt.

XRechnung mit Peppol

Peppol unterstützt eine Vielzahl an Rechnungsformaten. Welches Rechnungsformat akzeptiert wird, entscheidet die Rechtsgrundlage des jeweiligen Landes. In Deutschland ist das Format XRechnung gesetzlich vorgeschrieben. Peppol unterstützt jedoch unter anderem auch ZUGFeRD. Im Prinzip eignen sich Peppol XRechnungen für größere Unternehmen, denen Flexibilität und Automatisierung besonders wichtig ist. Ein weiterer Vorteil: E-Rechnungen mit Peppol lassen sich auch von anderen Formaten verarbeiten. Somit spielen Kompatibilitätsprobleme keine Rolle mehr.  

In jedem Fall werden der Absender einer Peppol XRechnung oder einer ZUGFeRD-Rechnung sowie die Vollständigkeit der erforderlichen Rechnungsdaten von einen Access Point-Anbieter überprüft.

ZUGFeRD mit Peppol

Das ZUGFeRD-Format wird insbesondere von jenen bevorzugt, die sich im B2B-Bereich bewegen. Organisationen sollten es vom Kunden abhängig machen, ob die ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail oder Peppol versendet oder ein anderes Format wie XRechnung genutzt wird.

Für ein Austausch elektronischer Dokumente über Peppol ist ein Peppol Access Point obligatorisch. Organisationen haben die Möglichkeit, selbst ein Peppol Access Point zu werden oder einen bereits existierenden Access Point über einen Dienstleister als Service zu nutzen. Um eine adäquate Entscheidung treffen zu können, sollten wirtschaftliche, technische und nutzerzentrierte Faktoren berücksichtigt werden:

1. Die Implementierung

Um selbst als Access Point zu fungieren, müssen Organisationen inhouse über das technische Know-how verfügen, eine Peppol-Infrastruktur – hierzu gehören ein Peppol Access Point und in der Regel auch ein SMP-Server – einzurichten.

2. Support und Wartung

Wird kein Access Point Provider hinzugezogen, liegen Support und Wartung im Verantwortungsbereich der Unternehmen. Hierzu gehört neben dem Einspielen von Sicherheitsupdates auch die Aktualisierung von Open-Source-Bibliotheken.  

3. Der Betrieb

Access Point-Mitglieder müssen in der Lage sein, dedizierte Service-Level-Agreements zu erfüllen und einen 24/7-Betrieb sicherzustellen.

4. Skalierbarkeit

Soll Peppol der einzige Kanal für den Dokumentenversand sein?

5. ERP-Integration

Wie tief der Access Point in die Infrastruktur integriert ist, entscheidet über die Sichtbarkeit der gesendeten und empfangenen Dokumente.

6. Geschwindigkeit

Die Genehmigung eines Peppol Access Points kann sich mitunter in die Länge ziehen. Hat die Teilnahme am Netzwerk Eile, ist der Eigenbetrieb nicht ratsam.

7. Die Gesamtkosten

Bei der Entscheidung für oder gegen einen eigenen Access Point müssen sowohl die Investitions- als auch die Betriebskosten (wie etwa Wartung und Nachrichten-Monitoring) berücksichtigt werden.

Offene Standards und die Einbeziehung bereits etablierter Formate, wie XRechnung oder ZUGFeRD und vielen anderen – sprechen neben vieler weiterer Vorteile, wie Sicherheit, Vereinfachung der Beschaffung sowie Kosten- und Zeiteinsparungen für die Nutzung des Peppol-Netzwerks. Doch auch im Rahmen der Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs und als essenzieller Bestandteil eines Clearance-Modells kann Peppol künftig eine wichtige Rolle spielen. Denn das Netzwerk erlaubt bereits heute den zuverlässigen, sicheren und etablierten Austausch diverser elektronischer Dokumente. So könnte es auch bald schon für den Austausch von Meldedaten mit der Finanzverwaltung standardisiert werden.