XRechnung erstellen

Vor dem Hintergrund, dass die schnellstmögliche Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im Koalitionsvertrag verankert ist, liegt es im Verantwortungsbereich eines jeden Unternehmens, einen Prozess zum Umgang mit elektronischen Rechnungen einzuführen. Diese grundlegenden Anforderungen müssen dabei erfüllt werden:

Die Zustimmung des Rechnungsempfängers

Der Rechnungsempfänger muss dem Empfang der XRechnung zustimmen. Diese Zustimmung erteilt er über die anstandslose Zahlung oder indem er es versäumt, Widerspruch einzulegen. Eine schriftliche Bitte um Zustimmung ist zwar nicht zwingend vorgeschrieben, wird jedoch empfohlen.

Die Registrierung bei den Rechnungseingangsplattformen

Wer XRechnungen an Auftraggeber des Bundes oder der öffentlichen Verwaltung senden möchte, muss sich zwingend bei den Rechnungseingangsplattformen des Bundes registrieren und ein Nutzerkonto erstellen. Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung empfangen XRechnungen über die ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes). Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung können XRechnungen über die OZG-RE empfangen. Allerdings ist die Nutzer der Plattform für die mittelbare Bundesverwaltung nicht verpflichtend, sodass es auch eigenständige Lösungen geben kann. Es lohnt sich daher, vor dem Rechnungsversand einen Blick auf die Regelungen der einzelnen Bundesländer zu werfen. ((Link)

Der Rechnungseingang

Um den Überblick zu behalten, empfiehlt es sich, eine eigene E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang einzurichten und diese an alle Kunden zu kommunizieren. So kann sichergestellt werden, dass eingehende Rechnungen zeitnah gesichtet, überprüft und als „eingegangen“ gekennzeichnet werden.

Die Rechnungsprüfung

XRechnungen müssen vom Rechnungsempfänger auf formelle Anforderungen sowie auf die Zahlungspflicht hin überprüft werden. Hier gilt es, auf die Herkunft der Rechnung (Kontakt- und Kontodaten) und die sachliche Richtigkeit (Abgleich mit Lieferscheinen und Auftragserteilungen) und die Einhaltung der Anforderungen des §14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz zu achten. Im Fall von fehlerhaften XRechnungen muss diese an den Rechnungssteller zurückgespielt werden. Die Zahlung darf erst nach einer positiven formellen Prüfung erfolgen.

Die Rechnungsbuchung

Erfüllt eine XRechnung nach eingehender Prüfung alle formalen und rechtlichen Anforderungen, sollte sie zeitnah gebucht und mit einem Kontierungsvermerk gekennzeichnet werden.

Die Zahlung

Analog zum Zahlungsprozess bei Papierrechnungen sollten Zahlungsfristen eingehalten und Doppelzahlungen vermieden werden. Hierbei ist es wichtig, über die Pflichtangaben auf der Rechnung, wie Rechnungsdatum oder Kundenidentifikation einen Bezug zum Auftrag herstellen zu können.

Die Archivierung

Bei der Archivierung der XRechnung gilt, dass dies in ihrem Originalzustand zehn Jahre aufbewahrt und lesbar sein müssen. Darüber hinaus muss die Unveränderbarkeit des Dokuments sichergestellt werden. Unternehmen sollten außerdem ein Verzeichnis anlegen, in dem die XRechnungen rechtssicher gemäß den Bestimmungen der DSGVO und in einem einheitlichen und langfristig gültigen Schema abgelegt werden können. Hierbei gilt es auch, auf ein regelmäßiges Backup zu achten.

Unternehmen, die XRechnungen an die öffentliche Hand oder Kunden im B2B-Bereich senden möchten, haben drei Möglichkeiten:

XRechnung erstellen mit Hilfe eines Rechnungsprogramms

Von Ecxel-Lösungen, über individuelle Rechnungsvorlagen bis hin zu Cloud-Lösungen gibt es viele Möglichkeiten XRechnungen zu erstellen. Solche Rechnungsprogramme sind insbesondere für die Unternehmen interessant, die viele XRechnungen ausstellen und empfangen. Darüber hinaus bieten diese Lösungen außerdem erweiterte Funktionalitäten, etwa im Bereich des Mahnwesens, und unterstützen in vielen Fällen auch andere E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD.

XRechnung erstellen mit Hilfe eines Buchhaltungsprogramms

Die Nutzung eines Buchhaltungsprogramms lohnt sich selbst für kleine Unternehmen, denn sie stoßen bisweilen mit Excel oder Elster für die Abrechnung ihrer Ein- und Ausgaben an Grenzen.

XRechnung erstellen mit Hilfe eines XRechnungs-Generators

XRechnungs-Generatoren verzichten auf individuelle Vorlagen, Buchhaltungs- oder Archivfunktionen und konzentrieren sich auf die reine Erstellung einer XRechnung im maschinenlesbaren Format. Der Prozess ist denkbar einfach: Die erforderlichen Rechnungsdaten werden manuell in die einzelnen Felder eingegeben. Das vom Generator verarbeitete Dokument kann dann heruntergeladen und versendet werden. Allerdings lässt sich das Ergebnis nicht visuell prüfen oder als lesbare Kopie vorab zur Kontrolle an den Rechnungsempfänger schicken. Für Archivierung und Verwaltung der XRechnung sind die XRechnungs-Generatoren ebenfalls nicht zuständig.

Die Pflichtfelder der XRechnung

Gemäß der E-Rechnungsverordnung des Bundes muss eine XRechnung mindestens die folgenden Angaben enthalten:

• Leitweg-ID (zur Identifikation des Rechnungsempfängers)
• Bankverbindung
• Zahlungsbedingungen
• De-Mail oder E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• Lieferantennummer (sofern vergeben)
• Bestellnummer (sofern vergeben)

Das Format XRechnung basiert auf offenen Standards, ist technologieneutral, vollständig dokumentiert und kostenfrei nutzbar. Dennoch sind klare Regeln vorgegeben, an die sich die Rechnungssteller und -empfänger zu halten haben. Eine XRechnung ist nur dann konform zum Standard XRechnung, wenn sie in Form eines XML-Dokuments übermittelt, empfangen und weiterverarbeitet wird. Sie darf nur Elemente des semantischen Datenmodells entsprechend ihrer Spezifikation verwenden.

Weder eine Excel-Datei noch ein PDF oder eine Word-Datei, welche lediglich einen XML-Code enthalten, gelten als XRechnung-konform.

Öffnet man eine XRechnung, sind zahlreiche Zeilen eines maschinenlesbaren Codes zu sehen. Die vom Rechnungssteller eingepflegten Daten werden von einem Rechnungseingangssystem verarbeitet, bevor der Rechnungsempfänger diese erhält. Mittels E-Invoicing-Software kann eine XRechnung jedoch wie eine klassische Rechnung geöffnet und betrachtet werden.

Da die Erstellung der XRechnung vollautomatisiert erfolgt, sollten Unternehmen eine regelmäßige Fehlerüberprüfung vornehmen. Denn Fehler können sich sowohl bei der Konvertierung als auch bei der Übermittlung einschleichen. Ist dies der Fall, muss der automatisierte Prozess gestoppt werden. Wurde für die Konvertierung und Übertragung von XRechnungen ein Dienstleister beauftragt, übernimmt dieser die Validierung der Dokumente.

Um den Umgang mit elektronischen Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung weiter zu vereinfachen, ist es wichtig, nicht nur zu wissen, wie eine XRechnung erstellt wird, sondern auch deren Vorteile und Implementierungsprozesse zu verstehen.

 Unsere Seite "Was ist eine XRechnung?" bietet einen umfassenden Einblick in die Bedeutung der XRechnung, einschließlich der technischen Anforderungen und der Vorteile für Unternehmen. Dieses Wissen erleichtert die nahtlose Integration in bestehende Systeme und hilft, die Effizienz der Rechnungsstellung zu steigern.

Das Thema XRechnung betrifft längst nicht mehr nur öffentliche Verwaltungen, Behörden oder große Unternehmen. Mittlerweile müssen alle Betriebe, die Geschäfte mit Behörden in Deutschland oder im europäischen Ausland stellen, in der Lage sein, korrekte XRechnungen zu erstellen und weiterzuleiten. Technisch betrachtet haben Unternehmen zwar die Möglichkeit, mit der Hilfe von ERP-Systemen oder OCR-Scannern PDF-Rechnungen in elektronische Formate zu übertragen. Allerdings ist hier die Fehlerquote recht hoch. Eine weitere Hürde ist in diesen Fällen die Einbindung zusätzlicher Dokumente. Wer E-Invoicing in der Organisation einführen möchte, sollte zunächst die Voraussetzungen in der vorhandenen Unternehmenssoftware prüfen. Lassen sich Daten nicht exportieren und in eine XRechnung übersetzen, wird eine adäquate Export-Schnittstelle benötigt. Wer nur hin und wieder Rechnungen verschickt, nutzt die klassische E-Mail als Kanal. Für den Massenversand eignet sich das Peppol-Netzwerk.