ZUGFeRD Rechnung erstellen

Das einheitliche Rechnungsdatenformat, welches das Forum elektronische Rechnung Deutschland gemeinsam mit Verbänden, Unternehmen und Behörden für den elektronischen Rechnungsaustausch entwickelt hat, hat gegenüber der XRechnung einige technische Vorteile. Diese resultieren aus der Kombination aus PDF/A-3-Datei (Dateiformat zur Langzeitarchivierung) und XML-Datei (maschinenlesbares Dateiformat), wodurch ZUGFeRD-Rechnungen auch eine für den Menschen lesbare Komponente enthalten. Das PDF/A-3 ermöglicht außerdem die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung der Belege, ohne diese scannen zu müssen. Dies erfordert, dass die Rechnungsinformationen während der Aufbewahrungsdauer erhalten bleiben müssen und nicht durch Dateiumwandlungen verändert werden. Darüber hinaus hat man sich hier stärker an den Bedürfnissen der Wirtschaft orientiert. Dennoch werden seit der Version 2.1.1 alle Vorgaben der XRechnung umgesetzt.

Um das ZUGFeRD-Format zu nutzen, müssen spezielle Anforderungen erfüllt werden, sodass nicht nur die E-Rechnung sondern auch die aktuelle ZUGFeRD-Version im Unternehmen integriert werden kann.

Steuerrechtliche Faktoren

• Die ZUGFeRD-Rechnung muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleisten.
• Die eingesetzten Lösungen müssen es ermöglichen, die ZUGFeRD-Rechnung über einen Zeitraum von zehn Jahren revisionssicher zu archivieren.
• Die ZUGFeRD-Rechnung muss GoBD-konform sein und die Regelungen des Handelsrechts beachten.

Betriebswirtschaftliche Faktoren

• Unterstützt das Dokumentenmanagement-System ZUGFeRD?
• Sind die Geschäftspartner in der Lage, elektronische Rechnungen, wie ZUGFeRD, zu akzeptieren oder fordern sie die Rechnungsstellung in Papierform?
• Welche Verfahrensabläufe sind zu optimieren?
• Inwiefern bedarf es Mitarbeiterschulungen?

Prinzipiell besteht eine ZUGFeRD-Rechnung aus einem PDF- und einem XML-Teil: Die visuelle Darstellung der Rechnungsdaten erfolgt über ein PDF/A-3 konformes Dokument, in welches eine Rechnungsdatei im XML-Format eingebettet wird.

XML-Datei einer ZUGFeRD-Rechnung erstellen

Theoretisch ist es möglich, beim Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) die Spezifikationen für eine ZUGFeRD-Rechnung herunterzuladen und die nötigen Rechnungsinformationen mittels eines einfachen Texteditors einzuspeisen. Allerdings ist dieser Prozess zeitintensiv und fehleranfällig. Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung der Spezifikationen zur Erstellung eines Formulars, welches mit den Rechnungsdaten befüllt wird, ohne dass die Struktur der XML-Daten verändert wird. Einfacher gestaltet sich der Prozess, wenn ein bestehendes Programm genutzt werden kann, in welches die Spezifikationen bereits implementiert sind, sodass das Grundgerüst der XML-Daten steht.

Die Wahl der geeigneten Software

Für die Erstellung einer ZUGFeRD-konformen Rechnung ist in der Regel eine Software erforderlich. Denn diese wandelt entweder eine bestehende Rechnung um oder entwirft diese direkt bei der Erstellung als PDF, welches die erforderlichen Daten auch XML-basiert enthält. Unternehmen, die bereits ein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm nutzen oder mit dem Gedanken spielen, sich eines anzuschaffen, sollten prüfen, ob die Software nicht nur den XRechnung-Standard sondern auch die aktuelle ZUGFeRD-Version 2.2 und bestenfalls noch die im europäischen Ausland gängige Factur-X beherrscht. Für kleine Unternehmen oder Freiberufler, die nicht über ein Buchhaltungstool verfügen, empfiehlt sich ein XRechnungs-Generator, mit dessen Hilfe kostengünstig die digitalen Rechnungsformen erstellen werden können.

Die unterschiedlichen ZUGFeRD-Profile kennen

Es existieren fünf unterschiedliche ZUGFeRD-Profile, welche unterschiedliche tiefe Automatisierungsmöglichkeiten bieten und daher auch unterschiedlich tiefe Integrationen in die für die Erstellung der elektronischen Rechnung genutzten Programme erfordern. Von ihnen werden drei nach dem Umsatzsteuergesetz (UstG) in Deutschland als vollständige Rechnung anerkannt:

• ZUGFeRD BASIC
  Dieses Profil kann für einfache UstG-konforme Rechnungen genutzt werden. Zur Verfügung gestellt werden die erforderlichen Daten für die Buchung und den Zahlungsverkehr einfacher Rechnungen in strukturierter Form. Alle erforderlichen Informationen, die über die Kopf- und Fußdaten sowie die reduzierten Positionsdaten hinausgehen, werden in Freitextform abgebildet. Das BASIC-Profil ist für die automatische elektronische Archivierung sowie für die meisten Anwendungsfälle der automatisierten Belegverteilung ausreichend.
• ZUGFeRD EN 16931
  Diese Profil bildet die europäische Norm EN 16931-1 vollständig ab und konzentriert sich auf die Kernelemente der elektronischen Rechnung. Dies bedeutet, dass die Menge der übermittelten strukturierten Daten höher ist als beim BASIC-Profil. Damit soll eine automatisierte, systemgestützte Rechnungsprüfung auf Empfängerseite ermöglicht werden.
• ZUGFeRD Extended
  Hierbei handelt es sich um eine Erweiterung der EN 16931-1 zur Unterstützung komplexerer Geschäftsprozesse – beispielsweise für Rechnungen, bei denen mehrere Lieferungen abgerechnet oder weitere Angaben auf Positionsebene zur Unterstützung der Lagerhaltung vonnöten sind.

Entscheidend bei der Verwendung unterschiedlicher Profile ist, dass sichergestellt werden kann, dass jeder Empfänger dieselben Informationen erhält. Für Informationen, die sich nicht im Zielsystem abbilden lassen, dienen die Freitextfelder.

• Referenz des Käufers zur Identifikation des Rechnungsempfängers (bei Rechnungen an den Bund als Leitweg-ID bezeichnet)
• Leistungsdatum
• Bankverbindung
• Zahlungsbedingungen
• De-Mail oder E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• Lieferantennummer (sofern vergeben)
• Bestellnummer (sofern vergeben)

Das das ZUGFeRD-Format lediglich den Inhalt und den Aufbau einer Rechnung beschreibt, sind die Übertragungswege frei wählbar. Vorherige Absprachen zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger sind nicht vorgeschrieben. Die Validierung einer ZUGFeRD-Rechnung kann über das Validierungstool GEFEG vorgenommen werden. Hierfür genügt eine einmalige Registrierung.

Wie bereits erwähnt besteht die ZUGFeRD-Rechnung stets aus einer PDF-Datei und einer eingebetteten XML-Datei. Damit ist sichergestellt, dass Unternehmen, die beispielsweise nicht an der Verarbeitung der strukturierten Daten interessiert sind, die Rechnung ohne den Einsatz zusätzlicher Tools lesen können. Dank der Einbettung der XML-Daten in die PDF-Datei erfolgt eine eindeutige Zuordnung zwischen den Bilddaten und den strukturierten Daten. Obwohl der Rechnungsempfänger frei entscheiden kann, welche Datei er verarbeitet, ist der Rechnungssteller jedoch verpflichtet, beide Dateien zu senden. Soll lediglich die reine XML-Datei genutzt werden, ist eine bilaterale Absprache zwischen den Rechnungsparteien zwingend erforderlich.

XML-Daten einer ZUGFeRD-Rechnung sind für das menschliche Auge nicht in dem Sinne lesbar, als dass verwertbare Informationen daraus abgeleitet werden könnten. Ohne Kenntnis der genauen Codierung ist es außerdem kaum möglich, den Überblick zu behalten, da sich die Rechnungsangaben zwischen jenen Informationen verbergen, die für die Rechnungsprogramme entscheidend sind.

ZUGFeRD als Rechnungsformat hat das Ziel, eine hohe Akzeptanz sowohl bei kleinen als auch bei großen Unternehmen zu schaffen. Die Tatsache, dass das Format systemunabhängig einsetzbar ist – zum einen als klassisches PDF, zum anderen sind Buchhaltungsprogramme in der Lage, das Format maschinell auszulesen – macht es insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen interessant. Für einen besseren Durchblick im Formate-Dschungel sowie bei der Erstellung von ZUGFeRD- und XRechnungen unterstützen Dienstleister mit langjähriger Expertise und zuverlässigen Lösungen wie Quadient.