Selon une étude récente, 73 % des directeurs financiers estiment que l'incertitude économique est un défi majeur pour leur organisation. Les entreprises cherchent constamment à réduire les coûts tout en augmentant leur rentabilité. Bien que certaines dépenses soient évidentes, comme les coûts de personnel ou de voyage, d'autres — comme le coût du traitement manuel d'une facture — sont plus difficiles à évaluer et souvent négligées.
Dans cet article, nous allons examiner le coût réel du traitement manuel d'une facture et voir comment les solutions logicielles d’automatisation des comptes fournisseurs peuvent réduire considérablement ces coûts tout en améliorant l'efficacité et les économies de votre équipe comptable.
Calculer le coût du traitement manuel de vos factures
Le coût de traitement d'une facture dépend de nombreux critères, mais il est généralement estimé entre 14€ et 20€ pour une facture entrante, et entre 5€ et 10€ pour une facture sortante.
Pour estimer combien vous coûte le traitement des factures, voici notre méthode :
L'estimation générale
Certaines entreprises estiment que le coût de traitement d'une facture équivaut à 30 minutes de travail d'un employé, soit entre 30 et 75 € par facture, en fonction du lieu, du profil et des coûts de main-d'œuvre.
Le calcul détaillé
Pour calculer avec précision vos coûts de traitement manuel, vous devez inclure :
- Les coûts opérationnels : le temps et l'argent dépensés pour des tâches annexes comme la création de bons de commande, la saisie des données, la validation, le stockage des factures ou les fournitures nécessaires.
- Les coûts indirects : infrastructures, pénalités de retards de paiement en cas de mauvaise relation avec les fournisseurs et frais de transaction.
- Les coûts cachés : erreurs humaines, retards de communication et risques de fraude.
Coûts opérationnels
Il s’agit de calculer combien de temps et d’argent votre équipe consacre aux tâches suivantes :
Bons de commande
- Création des bons de commande
- Envoi pour approbation
- Transmission aux fournisseurs
- Saisie des données
- Rapprochement avec les factures
Factures fournisseurs
- Réception des factures
- Envoi pour approbation et suivi
- Saisie des données
- Classement et archivage
Le total de ces montants vous donne le coût opérationnel total. Ensuite, il faut ajouter les coûts indirects.
Coûts indirects
Les coûts indirects incluent des éléments comme les infrastructures, les pénalités de retard de paiement ou remises manquées en cas de relation altérée avec les fournisseurs et les frais de transaction. Vous pourriez être surpris de leur contribution au total global.
- Infrastructure : prenez le coût annuel de chaque outil utilisé pour le traitement manuel des factures, comme votre ERP, ou prenez vos factures d'énergie, de location d'espace et divisez-les en coûts mensuels.
- Pénalités de retard et remises des fournisseurs : Le fournisseur est en droit de vous facturer des pénalités de retard ce qui alourdit vos dépenses inutilement. De plus, l'Institut de la Gestion Financière (IOFM) estime que 65 % des fournisseurs offrent des remises pour paiement anticipé, souvent avoisinant 2 %. Si vous manquez ces remises à cause du traitement manuel, ajoutez ce coût à votre estimation.
- Frais de transaction : inclure les frais bancaires pour les transactions comme les prélèvements et les paiements par carte de crédit.
Une fois toutes ces informations recueillies, ajoutez-les aux coûts opérationnels calculés. Vous êtes surpris par le montant ? Attendez, il vous reste enfin à additionner les coûts cachés.
Coûts cachés
Bien que plus difficiles à calculer, il faut aussi considérer les coûts cachés pour déterminer le coût total du traitement manuel des factures.
- Erreurs humaines : les erreurs humaines entraînent des surcoûts au traitement des factures en causant des retards, la perte de remises pour paiement anticipé et des coûts supplémentaires de main-d'œuvre pour la réconciliation.
- Retards de communication : les factures peuvent rester en attente d'approbation sur les bureaux des managers ou dans les boîtes de réception pendant des jours, voire des semaines. Ce temps pourrait être utilisé pour faire avancer des tâches à forte valeur ajoutée. Ces retards augmentent par ailleurs le stress pendant les audits, pouvant entraîner un épuisement des employés et un turnover élevé.
- Fraude : plus les processus manuels restent en vigueur dans votre département comptable, plus le risque de fraude de paiement est élevé.
Automatisation : la solution
Une solution d’automatisation des comptes fournisseurs, comme Quadient Comptes Fournisseurs, de l'éditeur français Quadient, capture automatiquement les données des factures, les transfère aux bons interlocuteurs et facilite le paiement en temps et en heure. Le risque d'erreurs humaines, de fraude et de paiements tardifs est réduit, et le coût de traitement d’une facture est significativement diminué.
Les entreprises qui dématérialisent leurs factures fournisseurs économisent en moyenne 60 à 80 % par rapport au traitement manuel, avec un coût moyen par facture de 5 € ou moins, soit une économie de 9€ à 15€ par facture. Pour une entreprise traitant 500 factures par mois, cela peut représenter une économie annuelle de 90 000 €.
Conclusion
En additionnant les coûts opérationnels, indirects et cachés, vous obtiendrez une vision claire de ce que vous coûte le traitement manuel de vos factures. Maintenant que vous avez cette information, vous pouvez prendre les premières mesures pour réduire ces coûts grâce à une solution de dématérialisation de vos factures fournisseurs ou d'automatisation de votre cycle Purchase-to-Pay.
Je demande une démonstration gratuite de Quadient Comptes Fournisseurs
