Avis de confidentialité des candidats à l'emploi

Dernière mise à jour : 25 novembre 2024

VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT CET AVIS POUR COMPRENDRE COMMENT NOUS TRAITONS VOS INFORMATIONS PERSONNELLES ET QUELS SONT LES CHOIX ET LES DROITS DONT VOUS DISPOSEZ À CET ÉGARD.

INTRODUCTION

Quadient SA (également désignée dans le présent document par les termes "nous", "notre" et "nos") s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos informations personnelles. Nous croyons également à la transparence et le présent avis explique comment nous traitons vos données personnelles lorsque vous postulez à un emploi chez nous ou dans l'une de nos filiales. Veuillez lire attentivement le présent avis pour en savoir plus sur la manière dont nous traitons les informations personnelles et sur les droits que vous pouvez avoir en vertu de la législation applicable.

Cette politique s'applique aux candidats qui postulent par l'intermédiaire du site web de Quadient. Pour savoir comment Quadient collecte, utilise et divulgue les informations recueillies auprès des visiteurs et des utilisateurs de ses sites Web, de ses produits et de ses services, des personnes qui font partie de ses clients anciens, actuels et potentiels, de ses partenaires, de ses vendeurs, de ses consultants, de ses entrepreneurs, de ses fournisseurs de services et de tout membre du public qui communique avec elle, veuillez vous reporter à la déclaration de confidentialité du site Web de Quadient.    

Quand le présent avis s'applique-t-il ? Le présent avis décrit nos pratiques concernant les informations personnelles que nous recevons, collectons, utilisons, partageons et traitons d'une autre manière dans le cadre de votre demande d'emploi et de notre processus d'embauche. Le présent avis ne fait pas partie d'un contrat de travail. Vous trouverez nos coordonnées à la fin du présent avis. Nous agissons en tant que "contrôleur de données" en ce qui concerne les informations décrites dans le présent avis.
 

COMMENT NOUS TRAITONS LES INFORMATIONS PERSONNELLES

Quelles sont les informations personnelles que nous recueillons ? Nous collectons et traitons les informations personnelles suivantes vous concernant aux fins décrites dans le tableau ci-dessous et dans la section "Autres activités de traitement des RH" ci-dessous. Pour les résidents de Californie, conformément à la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs, telle que modifiée ("CCPA"), nous avons identifié les catégories d'informations personnelles collectées en plus des objectifs énoncés dans l'avis de confidentialité pour les candidats à l'emploi pour les candidats californiens.

* Note : La liste ci-dessus contient des exemples d'informations personnelles et sensibles que nous pouvons détenir à votre sujet et ne garantit pas que nous détenons actuellement ou que nous avons déjà détenu ces informations à votre sujet. Nous ne collecterons ces informations personnelles et sensibles qu'avec votre consentement spécifique.

Autres activités de traitement des RH 

Outre les activités de traitement spécifiques décrites ci-dessus, nous pouvons également traiter vos informations personnelles à des fins de ressources humaines :

• Personnel et gestion des ressources humaines. Cela inclut, par exemple, les pratiques commerciales ordinaires liées à l'établissement, au maintien et à la cessation des relations, à la gestion et à l'administration du personnel (y compris avant, pendant et après votre emploi chez nous), à la gestion et à la planification des activités, à la gestion des avantages sociaux, à l'évaluation des performances et aux procédures disciplinaires, au traitement des demandes liées au travail des employés (par exemple, les demandes d'assurance et d'indemnisation des travailleurs) et au traitement des questions liées aux relations de travail.
   
• Gestion des opérations. Il s'agit, par exemple, de la mise en place, de l'exécution et de la gestion des activités commerciales de l'entreprise (telles que la maintenance des réseaux internes et des systèmes informatiques) ; de l'exploitation, de l'évaluation et de l'amélioration de notre système de recrutement ; de la comptabilité et de l'audit ; de l'obtention ou du maintien d'une couverture d'assurance ; de la gestion des risques ; ou de l'obtention d'avis professionnels.
   
• Gestion de la sécurité. Il s'agit, par exemple, d'assurer la sécurité de nos locaux et des informations détenues par l'entreprise ainsi que la sécurité de notre personnel, de prévenir la fraude et d'assurer la sécurité du réseau et de l'information.
   
• Conformité juridique et réglementaire. Il s'agit, par exemple, d'obtenir et de divulguer des informations à caractère personnel comme l'exige la loi (par exemple, les lois fiscales, la santé et la sécurité, la lutte contre la discrimination) ou une autorisation judiciaire ; de tenir des registres pouvant contenir des informations à caractère personnel, comme les identifiants gouvernementaux, les informations relatives à la maladie, au congé de maternité ou parental, à la pension et à la retraite ; et d'établir, d'exercer ou de défendre des réclamations légales, que ce soit dans le cadre d'un tribunal, d'une procédure administrative ou autre.
   
• Données anonymes. Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos données personnelles afin qu'elles ne puissent plus être associées à vous. Nous nous réservons le droit d'utiliser ces données anonymes et dépersonnalisées à des fins commerciales légitimes sans vous en avertir et sans votre consentement.
   
• Des objectifs cohérents. Nous pouvons également traiter les informations décrites ci-dessus à des fins qui sont cohérentes, liées et/ou accessoires par rapport aux objectifs et utilisations décrits dans le présent avis pour lesquels vos informations personnelles nous ont été fournies.

Comment allons-nous partager/divulguer vos informations ? 

Nous pouvons partager chacune des catégories d'informations personnelles décrites ci-dessus dans les contextes suivants : 

• En interne. Vos informations peuvent être partagées en interne à des fins de ressources humaines. Il s'agit notamment des membres de nos équipes de ressources humaines, des responsables des domaines d'activité concernés et du personnel informatique (si l'accès aux données est nécessaire à l'exercice de leurs fonctions).
   
• Affiliés. Si vous postulez à un poste auprès de l'une de nos sociétés mères, filiales ou sociétés affiliées, nous partagerons vos informations avec cette entreprise. Nos équipes de ressources humaines gèrent le processus d'embauche et d'intégration.
   
• Avocats et conseillers. Nous pouvons divulguer vos informations à notre conseiller juridique et à d'autres conseillers afin d'obtenir des orientations, des avis et des conseils liés à votre emploi. Nous pouvons également divulguer vos informations à notre conseiller juridique en cas de plainte ou de litige.
   
• Agents et entrepreneurs. Vos données seront partagées avec des agents et des sous-traitants tiers qui nous fournissent des services nécessitant le traitement de ces informations personnelles, tels que les services de recrutement et de paie. Vous pouvez également interagir avec des personnes qui sont des entrepreneurs indépendants de l'entreprise et qui recevront les informations que vous partagez avec eux. Nous ne transférerons vos informations personnelles que si, lorsque la loi l'exige, l'agent ou le contractant nous a donné l'assurance écrite qu'il protégera toutes les informations personnelles qui lui sont communiquées conformément aux dispositions du présent avis.
   
• Obligations et droits légaux. Nous pouvons divulguer vos informations personnelles en réponse à des citations à comparaître, à des mandats, à des ordonnances judiciaires ou à d'autres procédures légales, ou pour nous conformer aux lois en vigueur. Nous pouvons également partager vos informations personnelles afin d'établir ou d'exercer nos droits légaux, de nous défendre contre une réclamation légale et d'enquêter, de prévenir ou de prendre des mesures concernant d'éventuelles activités illégales, une fraude présumée, la sécurité des personnes ou des biens (par exemple en fournissant vos informations de santé à un médecin en cas d'urgence médicale), ou une violation des politiques ou des accords en matière d'emploi.
   

Acquisitions et transactions similaires. Nous pouvons divulguer des informations dans le cas d'une fusion, d'une cession, d'une restructuration, d'une réorganisation, d'une dissolution ou de toute autre vente ou transfert d'une partie ou de la totalité des actifs de notre société, que ce soit dans le cadre d'une poursuite d'activité ou d'une faillite, d'une liquidation ou d'une procédure similaire.
 

Base légale du traitement

Nous traitons vos données personnelles aux fins suivantes, liées à votre emploi :

• Pour réaliser nos intérêts légitimes. Le traitement est nécessaire à la poursuite de nos intérêts légitimes dans la gestion de votre emploi ou de votre emploi potentiel, dans l'évaluation et la vérification continues de votre aptitude à travailler avec nous, et dans la tenue des dossiers relatifs à votre emploi. Nous avons également un intérêt légitime à traiter les données pour traiter les plaintes, les réclamations et les actions en justice intentées contre nous.
   
• Pour remplir nos obligations légales et exécuter un contrat. Le traitement est nécessaire au respect de nos obligations légales dans le domaine du droit du travail, telles que la prise de mesures en vue de l'établissement d'une relation de travail avec nous, l'exécution de toute relation de travail avec nous et l'exécution de tout contrat de travail.
   
• Avec votre consentement, comme indiqué dans le présent avis. Si nous vous demandons d'examiner et de signer le présent avis afin d'obtenir votre consentement explicite au traitement de vos informations personnelles pour certains types d'objectifs identifiés dans le présent avis, et que vous le faites, nous traiterons vos informations personnelles conformément à l'avis et à votre consentement explicite, que vous conservez le droit de retirer à tout moment.

Comment recueillons-nous ces données ?
Nous recueillons des informations sur vous de différentes manières, notamment directement auprès de vous (par écrit, verbalement ou électroniquement), lors de conversations, d'examens et d'évaluations, et par l'utilisation d'ordinateurs et d'équipements de téléphonie. Nous pouvons également collecter des informations auprès de tiers, y compris vos anciens employeurs, des agences de référence de crédit, des fournisseurs de services de vérification des antécédents ou des ressources accessibles au public (telles que les réseaux de médias sociaux).

Que se passe-t-il si vous ne fournissez pas de données personnelles ?
Vous pouvez vous opposer à la collecte des données demandées dans le cadre de votre emploi chez nous. Toutefois, si vous ne fournissez pas ces informations, il se peut que nous ne soyons pas en mesure d'effectuer certaines activités nécessaires au traitement de votre demande d'emploi, au maintien de votre emploi ou au respect des obligations légales.

AUTRES INFORMATIONS IMPORTANTES

Transfert international de données. 
Nous exerçons des activités aux États-Unis et vos informations personnelles seront transférées dans nos bureaux aux États-Unis. Le transfert est nécessaire au traitement de votre demande et à l'exécution de votre relation avec nous. En nous envoyant des informations personnelles, vous comprenez que celles-ci sont soumises à la collecte, au stockage, au traitement et au transfert vers les États-Unis et les tiers avec lesquels nous les partageons, comme décrit dans le présent avis. Lorsque nous transférons des informations aux États-Unis ou dans d'autres pays, nous le faisons aux fins énoncées dans le présent avis et conformément à la législation applicable. Nous nous appuyons sur des bases juridiques reconnues pour effectuer légalement des transferts transfrontaliers/internationaux d'informations personnelles.

Pendant combien de temps conservons-nous et utilisons-nous vos informations ? 
Nous conserverons vos informations personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été collectées, et cela dépendra de votre statut d'employé chez nous. Nous conserverons et utiliserons vos informations personnelles aussi longtemps que nécessaire pour nous conformer à nos exigences commerciales et à nos obligations légales, pour résoudre les litiges, pour protéger nos actifs, pour fournir nos services et pour faire respecter nos accords. Lorsque nous n'avons plus de raison de conserver vos informations personnelles, nous les détruisons en toute sécurité conformément à la législation applicable et à nos politiques. Nous prenons des mesures raisonnables pour supprimer les informations personnelles que nous recueillons si vous nous demandez de les supprimer, sauf si nous déterminons que cela violerait nos obligations légales, réglementaires, contractuelles, contractuelles ou similaires existantes et légitimes. Pour plus d'informations, veuillez contacter le service des ressources humaines aux coordonnées indiquées ci-dessous.

Comment protégeons-nous vos informations ? 
Nous avons mis en place des mesures de sécurité pour protéger les informations personnelles contre la perte, l'utilisation, la modification accidentelle, la divulgation ou l'accès non autorisé. De temps à autre, nous révisons nos procédures de sécurité afin de prendre en compte les nouvelles technologies et méthodes appropriées. Cependant, aucun système de sécurité n'est parfait et aucune transmission de données n'est sûre à 100 %. Par conséquent, bien que nous nous efforcions de protéger les données personnelles, nous ne pouvons pas garantir la sécurité des informations. Nous ne pouvons pas garantir que vos données resteront sécurisées en toutes circonstances. Si une violation de données compromet vos informations personnelles, nous vous en informerons, ainsi que tout organisme de réglementation compétent, lorsque la loi applicable nous y oblige.

Vos droits et vos choix. 
Selon votre lieu de résidence, vous pouvez disposer de certains droits concernant vos informations personnelles. Pour exercer vos droits décrits ci-dessous, veuillez nous soumettre une demande vérifiable en utilisant le centre de préférences. Veuillez contacter le service des ressources humaines si vous souhaitez exercer vos droits en vertu de la législation applicable ou en savoir plus à ce sujet.
 

Pour les personnes résidant dans l'UE/EEE :

• Droit d'accès. Dans la mesure où la loi l'exige, vous avez le droit d'obtenir la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, le cas échéant, l'accès aux données à caractère personnel et aux informations suivantes : les finalités du traitement, les catégories de données à caractère personnel concernées et les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront divulguées. Nous fournirons une copie de vos informations personnelles conformément à la loi applicable.
   
• Droit de rectification. Notre objectif est de veiller à ce que vos informations personnelles soient exactes, à jour et complètes. Veuillez contacter les ressources humaines si vous pensez que vos informations ne sont pas exactes ou si elles changent.
   
• Droit à l'effacement. Dans certains cas, vous avez le droit de nous demander de supprimer vos informations personnelles lorsque (1) elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ; (2) le consentement a été retiré dans certains cas ; (3) vous vous êtes opposé au traitement dans certains cas ; (4) les informations personnelles ont été traitées illégalement ; (5) les données personnelles doivent être effacées pour respecter une obligation légale ; ou (6) les données personnelles ont été collectées dans le cadre de l'offre de services de la société de l'information. Toutefois, ce droit n'est pas absolu. Lorsque nous supprimons des informations personnelles, elles sont retirées de nos serveurs actifs et de nos bases de données, mais elles peuvent rester dans nos archives lorsqu'il n'est pas pratique ou possible de les supprimer. Nous pouvons également conserver vos informations personnelles si cela est nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales, résoudre des litiges ou appliquer des accords.
   
• Droit de restreindre le traitement. Vous avez le droit de limiter le traitement de vos données lorsque (1) l'exactitude des données à caractère personnel est contestée, pendant une période permettant au responsable du traitement de vérifier l'exactitude des données à caractère personnel ; (2) le traitement est illégal et vous vous opposez à l'effacement et demandez une limitation à la place ; (3) nous n'avons plus besoin des données à caractère personnel, mais vous avez besoin de les conserver pour l'établissement, l'exercice ou la défense de droits en justice ; ou (4) vous vous êtes opposé à ce que nous traitions les informations à caractère personnel, dans l'attente de la résolution de l'objection.
   
• Droit d'opposition. Dans certaines circonstances, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos informations personnelles lorsque le traitement est nécessaire à l'exécution d'une tâche effectuée dans l'intérêt public, pour nos intérêts légitimes ou pour les intérêts légitimes d'autres personnes. Vous disposez également d'un droit d'opposition lorsque les données à caractère personnel sont traitées à des fins de marketing direct ou à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques.
   
• Droit de retirer son consentement. Si vous avez donné votre consentement à la collecte, au traitement et au transfert de vos informations personnelles, vous pouvez avoir le droit de retirer totalement ou partiellement votre consentement. Une fois que nous avons été informés que vous avez retiré votre consentement, en tout ou en partie, nous ne traiterons plus vos informations aux fins auxquelles vous avez initialement consenti et que vous avez retirées depuis, à moins qu'il n'existe des motifs légitimes impérieux de poursuivre le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés ou pour l'établissement, l'exercice ou la défense de réclamations légales. Pour retirer votre consentement, veuillez contacter le service des ressources humaines en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous.
   
• Droit de plainte. Si vous pensez que nous n'avons pas traité vos informations personnelles conformément à la législation applicable, nous vous invitons à nous contacter à l'adresse PrivacyTeam@Quadient.com. Vous pouvez également avoir le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de surveillance compétente ou d'introduire un recours devant les tribunaux. Une liste des autorités de surveillance pour les résidents de l'UE ou de l'EEE est disponible. Si vous avez besoin d'une assistance supplémentaire concernant vos droits, veuillez contacter le service des ressources humaines aux coordonnées indiquées ci-dessous, et nous examinerons votre demande conformément à la législation applicable.

Pour les personnes résidant en Californie :

• Le droit de savoir. Vous avez le droit de demander (1) les informations personnelles spécifiques que nous avons collectées à votre sujet ; (2) les catégories d'informations personnelles que nous avons collectées à votre sujet ; (3) les catégories de sources à partir desquelles les informations personnelles sont collectées ; (4) les catégories d'informations personnelles vous concernant que nous avons vendues ou partagées et les catégories de tiers auxquels les informations personnelles ont été vendues ou partagées ; (5) les catégories d'informations personnelles vous concernant que nous avons divulguées à des fins professionnelles et les catégories de tiers auxquels les informations personnelles ont été vendues ou partagées ; (5) les catégories d'informations personnelles vous concernant que nous avons divulguées à des fins professionnelles et les catégories de tiers auxquels les informations personnelles ont été divulguées à des fins professionnelles ; (6) l'objectif professionnel ou commercial de la collecte, de la divulgation, de la vente ou du partage des informations personnelles ; et (7) les catégories de tiers auxquels nous divulguons les informations personnelles. Notre réponse couvrira la période de 12 mois précédant la réception d'une demande vérifiable, à moins que vous ne demandiez une période plus longue.
   
• A droite pour supprimer. Vous avez le droit de demander l'effacement ou la suppression de certaines informations personnelles collectées ou conservées par nous. Comme décrit dans le présent document, nous supprimerons vos informations personnelles de nos dossiers et demanderons à tout fournisseur de services (tel que défini par la loi applicable) de supprimer vos informations personnelles de leurs dossiers. Toutefois, nous ne sommes pas tenus d'accéder à une demande de suppression si une exemption s'applique en vertu de la loi.
   
• Droit à la correction. Vous avez le droit de corriger les inexactitudes dans vos informations personnelles, en tenant compte de la nature des informations personnelles et des objectifs pour lesquels nous traitons les informations personnelles. Nous ferons des efforts commercialement raisonnables pour corriger les informations personnelles inexactes selon vos instructions.
   
• Droit de limiter l'utilisation et la divulgation. Vous avez le droit de limiter l'utilisation et la divulgation de vos informations personnelles sensibles à l'usage nécessaire à l'exécution de nos services et à la fourniture de nos biens, comme vous l'avez demandé, ou à tout autre usage autorisé par la loi. Nous n'utilisons ou ne divulguons des informations personnelles sensibles qu'à des fins autorisées par la CCPA et auxquelles le droit de limitation ne s'applique pas.
   
• Droit de retrait. Vous avez le droit de nous demander de cesser de vendre ou de partager vos informations personnelles avec des tiers et de nous abstenir de le faire à l'avenir.

Non-discrimination. 
Vous avez le droit de ne pas faire l'objet d'un traitement discriminatoire de notre part en raison de l'exercice des droits susmentionnés. Nous n'offrons pas d'incitations financières ni de différences de prix ou de services, et nous ne discriminons pas les consommateurs, les employés, les candidats ou les entrepreneurs indépendants qui exercent leurs droits en vertu de la législation applicable.

Processus de résolution des litiges. 
Si vous avez des réclamations concernant le respect de la présente déclaration de confidentialité, veuillez d'abord nous contacter à l'adresse privacyteam@quadient.com. Nous examinerons et tenterons de résoudre les plaintes et les litiges concernant l'utilisation et la divulgation des informations personnelles conformément à la présente politique de protection de la vie privée et au droit applicable. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité compétente en matière de protection des données si vous êtes résident d'un État membre de l'Union européenne, du Royaume-Uni ou de Californie. Pour tout litige découlant du programme du cadre UE-États-Unis de protection des données (DPF), de l'extension britannique du DPF et du programme du cadre Suisse-États-Unis de protection des données qui n'est pas résolu par les étapes décrites dans cette section, les personnes peuvent, sous certaines conditions, recourir à l'arbitrage obligatoire pour certaines réclamations résiduelles non résolues par d'autres mécanismes de recours. 
Voir le cadre de protection des données.

Mises à jour et changements. 
Nous pouvons compléter, changer, mettre à jour ou modifier le présent avis pour refléter tout changement dans la manière dont nous traitons vos informations ou en réponse à des modifications de la loi. Si nous mettons à jour le présent avis, nous vous fournirons un nouvel avis de confidentialité.

Contactez les RH. 
Pour de plus amples informations, si vous avez des questions ou des préoccupations, ou si vous souhaitez exercer vos droits ou déposer une plainte auprès de nous, vous pouvez nous contacter en utilisant les informations ci-dessous :
- par téléphone : +1 800-636-7678
- Par courrier électronique : PrivacyTeam@Quadient.com