Dématérialisation des envois : l’expérience concluante de Pool Immobilier

Aux Sables d’Olonne, Pool Immobilier est le syndic de copropriété de 250 immeubles. Pour gérer 5000 lots, l’agence s’appuie sur une vingtaine de collaborateurs et parmi eux, une personne était auparavant entièrement dédiée à la logistique des courriers sortants : convocations aux assemblées générales des copropriétaires, procès-verbaux des AG, appels de fonds, etc. Un flux documentaire intense qui demande du temps et qui prend de l’espace dans les murs de l’agence (imprimante photocopieuse, machine de mise sous pli, machine à affranchir). Alors quand s’est posée la question du renouvellement de ce parc matériel, Pool Immobilier s’est laissé séduire par la solution proposée par Quadient : la dématérialisation des envois.

Conversion express au recommandé électronique

« Nous avons choisi Quadient car c’est un partenaire de la FNAIM […] et que nous avions des retours positifs d’autres professionnels du secteur » explique Karen Posmyk, assistante syndic chez Pool Immobilier. L’agence a rapidement converti 40 % de ses copropriétaires au recommandé électronique, qui permet à la fois de réduire les coûts et de mieux tracer les envois. Des utilisateurs aussi satisfaits que les collaborateurs, plus autonomes et convaincus par l’interface offrant une meilleure visibilité sur l’ensemble des documents adressés en recommandé (au format papier ou numérique).

Un avantage concurrentiel pour le syndic

Outre les économies générées sur le papier et l’affranchissement, la dématérialisation des envois avec Quadient a apporté un gain de productivité et davantage de flexibilité aux collaborateurs. Un timing parfait pour accompagner la mise en place du télétravail lors de la crise sanitaire ! Ce process dématérialisé est aussi un avantage concurrentiel pour Pool Immobilier qui peut répercuter le gain financier auprès des copropriétaires. La quasi-totalité des nouveaux arrivants adhère d’ailleurs au principe de la dématérialisation des envois du syndic, signe que cette nouvelle modalité démocratisée par la loi ALUR répond à une demande.